卢秀红

【摘要】企业一般在每年一季度开始收集上一年度形成的应归档材料。由于归档间隔时间长、工作任务又比较集中等原因，导致出现“应归未归”“归而不精”的情况。本文创新提出管理类档案“快一步工作法”，将文件材料收集整理固化到每个月，做到随办随归，对做好管理类档案的日常收集、整理、归档工作具有很好的借鉴意义。

【关键词】管理类档案;创新;随办随归

国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中的“企业管理类档案”是指：企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。企业管理类档案是公司全体员工的智慧积累，真实客观地记录公司的发展历程。而档案的收集整理，是体现档案价值的前提和基础。

一、管理类档案现状分析

依据《国家电网公司档案管理办法》，管理类档案按照“谁主管、谁负责”“谁形成、谁整理”的原则，实行部门立卷，管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第二季度归档完毕。这就造成当年形成的管理类档案大量集中在次年上半年进行收集并归档，由于间隔时间较长，如果中间人员变动，归档材料没有及时做好交接，在收集归档时档案遗漏、丢失的风险较大;且由于每年3月份开始对各部门进行收集归档时，工作过于集中，档案管理部门工作压力大，容易造成积压，无法保证档案收集归档的完整性和准确性。

为了解决这些问题，国网德州供电公司依托国网公司协同办公和数字档案馆系统，构建“随办随归”管理模式，在做好部门立卷的基础上，探索出管理类档案“快一步工作法”。

二、建“预归档”机制，推行档案“快一步工作法”

（一）把握文件材料形成规律，明确“预归档”流程。通过认真研究国网山东省电力公司下发的《管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》，根据文件材料形成特点，将管理类档案分解为收发文、大事记、日常业务管理三种类型，分别明确了“预归档”流程和时间节点，使大家一目了然。1.收发文中的应归档文件材料。收发文又分为电子公文和纸质公文，其中电子公文是指由协同办公系统流转并办理完毕的公司发文、收文。电子公文的预归档流程为：办公室文书每天将办理完毕的公文，按照不同归档部门分别转入数字档案馆系统“待整理文件”库。然后各部门兼职档案员就会在档案管理系统中看到本部门的“待整理文件”，兼职档案员每月月底对这些“待整理文件”的保存价值进行鉴别，不需要归档的转入“不归档”库，需要归档的划分保管期限，填写归档信息，转入“预装盒”库，并送至档案管理员审核。办公室档案管理员每月5日前进行审核，审核的重点是归档信息是否准确完整，审核通过后，完成预归档，从而实现电子公文到电子档案的转化。纸质公文的预归档流程为：办公室文书每月10日前根据“预装盒”库内需归档文件，打印纸质公文，并通知各部门兼职档案员来领取。各部门兼职档案员领取纸质公文后，每月25日前完成纸质公文的预整理，包括加盖归档章，填写归档信息。归档章的填写内容包括：全宗号、机构、年度、保管期限、页数，但暂时先不用填写文件序号（这是因为管理类的文件，应该按照文件形成的时间、结合事由来进行排序，所以在预整理阶段先不排序，在第二年年初正式归档时统一排序，最终完成年度归档），然后送档案管理员审核。档案管理员每月月底对送审的纸质公文进行质量检查，这里检查的重点是纸质公文整理是否规范，审核通过后，完成纸质公文的预归档。2.大事记应归档文件材料。与大事记相关的文件材料预归档流程为：办公室秘书每月5日前编写公司上月大事记。档案管理员根据大事记内容在每月10日前筛选出具有保存价值的归档材料，编制归档材料清单，并发送至各责任部门。各责任部门兼职档案员每月25日前根据清单内容收集、整理相应的归档材料。在档案管理系统中完成预装盒，同时将实体档案提交至档案管理员审核。档案管理员每月月底进行审核，这里审核的重点是整理是否规范、系统中挂接的电子原文与实体档案是否一致，审核合格后，完成预归档。3.日常业务管理性应归档文件材料。日常业务管理中产生的文件材料是指除了收发文、大事记以外的其他管理性材料，例如组织部的员工考勤表、各部门年度工作总结、各专业年度统计报表等。此类文件材料的预归档流程为：公司各部门每月10日前都要收集上个月形成的需归档文件材料。兼职档案员每月25日前在档案管理系统中完成预装盒，并连同纸质档案一起提交档案管理员审核。档案管理员每月月底进行审核，这里审核的重点是收集是否齐全、系统中电子原文与纸质档案是否一致，审核通过后，完成预归档。

（二）构建覆盖全员的档案管理网络。公司按照“统一领导、分级管理”的原则，全方位加强档案工作的组织领导。建立以档案部门为核心，各职能或承办部门专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。健全办公室归口负责、各方面共同参与、纵向到底、横向到边的工作网络，层层落实全员档案责任。1.各部门主要负责人履行第一责任人职责，亲自研究、亲自部署，及时协调解决重点难点问题，并对本部门归档材料的完整性和系统性负责。2.各部门负责综合管理或档案管理的牵头处室（专工），全面分析本部门文件材料归档范围，与部门重点工作有机结合，加强文件材料收集工作的前期策划、中期协调、后期审核。3.各级管理人员工作中应考虑文件归档份数，做好文件材料的日常收集工作，并及时向部门兼职档案员归档，对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。4.各部门兼职档案员按照规范要求做好整理工作，按月度进行预归档（修整、装订、编页、分类、加盖归档章等）。5.办公室专职档案员负责监督、检查、指导各部门、各专业档案收集立卷工作;负责对电子公文按照“预归档”原则进行预装盒，每月按机构和保管期限分类打印，进行预整理并集中存放;次年1月份开始，将上年“预归档”的管理类文件材料进行核查调整，对已分类好的纸质文档和档案管理系统内预归档的电子文件按归档文件整理规则统一编目，打印归档文件目录，整理装盒上架，完成全年归档任务。

（三）强化档案管理绩效考核和监督审核机制。1.加强档案归档质量绩效考核。档案“预归档”工作要求各业务部门档案员付出更多的时间和责任心保证电子文件及时归档、文件材料实体完整齐全，同时也需要更严格有效的档案管理绩效考核方式作为执行具体工作的动力和目标。在实行档案“预归档”以后，将各业务部门档案“预归档”的效果纳入业务部门档案工作的绩效考核中，由档案部门每月通过档案系统对照档案保管期限表和档案收集索引检查电子文件收集齐全率、完整率，对没有及时把电子文件录入系统的部门进行催交，限时催交仍不能上传的部门进行绩效考核。2.加强归档文件的“四性”校验。“随办随归”模式在档案管理系统中设定相应的管理权限，主要包括各类档案形成部门的“在线归档、在线上传”等，档案管理部门的“工作提醒、监督指导、四性校验、审核审批”等功能。档案管理部门根据档案管理系统提醒定期处理待办事务中的归档申请，对预归档库中的电子档案进行四性校验，包括档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。可用性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差錯。对于电子文件的安全性鉴定，主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本，必要时可保存某些草稿。对归档的电子文件进行无病毒鉴定，档案部门接收的电子文件来自四面八方，受病毒侵害的机会多，因此对于以介质状态归档的电子文件，应先杀毒，再接收，避免危及整个档案管理系统。

三、管理类档案“快一步工作法”的实施效果

（一）为公司管理的决策提供数据支撑。实施管理类档案“快一步工作法”，不仅能够减少档案原件的遗失遗漏，降低原件丢失风险;还可以减少档案管理部门的工作压力，提高工作效率，真正做到了“应归尽归、归就精品”。同时为档案管理部门节省大量的档案收集整理时间，让他们有更多的时间留在对档案数据的统计分析上，充分利用大数据等新技术，优化档案业务管理模式，积极探索智慧档案管理，推动档案工作持续创新发展，进一步提升档案的潜在价值，为公司管理的决策提供数据支撑。

（二）提升档案工作及档案价值。实施管理类档案“快一步工作法”以来，公司充分利用档案资源开展“讲好档案故事”微视频制作及展播活动。先后拍摄《永久的记忆》《拆迁疑云》《忆·档案》《光阴的故事》等档案宣传视频并在公司大厅循环展播，让公司员工更直观地了解档案和档案工作，感受档案文化的独特魅力。在国际档案日制作“奋斗新时代·与光明同行”档案见证德电发展宣传展板，展现德州从1902年有电以来经历的沧桑巨变，记录公司发展过程中的重要历史时刻，通过图片展览让广大员工感受档案的作用，充分展现了档案工作者“为党管档、为国守史、为民服务”的宗旨，提升了档案价值。

四、结语

下一步，我们将进一步夯实档案管理基础，结合各门类档案的特点，逐步总结完善“快一步工作法”，最终实现在各门类档案中推广应用，全面提升档案的整体管理水平。