崔旭东 王丹

摘 要：信息化社会下，企业加快档案信息化建设是未来的发展趋势，企业要给予其高度的重视，认识并明确档案信息化在企业进一步发展中的作用和地位，在最大程度上实现企业管理工作的高效化、智能化，反过来节约企业时间和人力成本。同时要加大对企业档案信息的研发力度，充分挖掘企业档案信息的潜在价值，为企业档案信息使用者提供更加丰富的信息资源，为企业的长远发展提供更优质的服务。本文就大数据背景下的企业档案信息化建设进行了分析。

关键词：大数据;企业档案;信息化建设

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.121

企业在生产经营中积累了大量的纸质文件与电子文档，档案管理部门负责整理与存储。而这些资源对企业十分重要，信息重复性使用度较高，所以档案管理工作较为繁琐。档案信息化使档案保存与使用更加便捷与安全，极大地方便了档案管理人员的操作。所以，大数据时代下企业需积极重视档案信息化建设，加强专业人才的培养，切实提升企业档案管理水平，推动企业健康高效发展。

1 企业档案信息化建设的意义

经济的发展给予了企业广阔的发展空间，但也加剧了企业间的挑战，因而，在大数据技术出现后，如何利用新技术提高自身工作效率，创造新的发展机遇，进而实现企业的进一步发展成为企业主要思考的问题。在这种背景下，部分企业开始了档案信息化建设之路，并取得了不小的成果，事实上，从企业方面看，档案信息化建设不仅能为企业提供丰富的信息资源，能为人力资源部门的工作提供依据，还能够协助企业做好岗位安排，充分发挥员工的潜能，帮助他们实现自己的人生价值。除此之外，通过档案信息化建设，企业也可以切实提高自身的管理效率和水平，减少在管理工作中人力和时间的投入。

2 企业档案信息化建设存在的问题

2.1 企业档案信息化建设重视不够

当前，大部分企业尚未开始档案信息化建设，究其根本原因还是部分企业没有认识到档案信息化的价值，简单将其归于以智能技术代替人力进行档案的整理、归档和存储工作，认为这项工作并没有给企业带来直接的经济效益，因而觉得进行档案信息化可有可无甚至根本就不必要。这种想法影响了档案信息化建设进程，造成相关企业对档案信息化工作重视不够。另外，部分企业虽然开始了档案信息化建设，但却将其定位为一个部门的职责，造成档案信息化建设缺乏相应的配合，实际工作开展较为困难，缺乏有利的环境和措施配套。

2.2 企业档案管理的制度不完善

企业档案管理的制度不完善，也没有相应的新体制帮助档案信息化管理在实际应用中发挥出效果。多数企业在网络系统与平台的建设下，系统整体协调性有所欠缺，部门间协调度不高，导致档案资源传递不及时，在编录时出现信息不准确及不完整的情况，缺少管理制度的规范，甚至影响档案管理的效率。

3 大数据背景下的企业档案信息化途径

3.1 强化档案信息化管理意识

随着大数据技术以及信息技术等新兴技术的逐渐崛起，越来越多的企业逐渐意识到档案管理与信息化技术融合的重大战略意义。首先，开展科学合理的信息化建设能够在很大程度上帮助档案管理人员简化档案管理程序，减轻相关人员的工作量，降低该项工作对人力资源的依赖性，实现档案的高效管理。尽管我国现阶段档案管理信息化建设仍处于起步阶段，但是各大企业的管理层人员应强化企业内部人员的档案信息化管理意识，培养工作人员正确的思维模式，让其迅速从传统的纸质档案管理切换到信息化档案管理工作中。除此之外，企业要对管理人员的信息化水平进行严格审核，确保人员具备创新档案管理工作的能力。同时，安排人员定期对信息化档案管理的相关设备进行检测，确保其能够以稳定的状态实现数据信息录入与检索，保证档案信息的完整性和真实性，帮助企业早日实现档案信息化建设的目标。

3.2 完善档案信息化管理系统与制度

企业在大数据时代不断改革，档案信息化管理是企业发展的必然趋势，所以档案信息管理系统就是必然存在的。建立完善的檔案信息管理系统，需设置多种储存格式与方式，方便多种办公软件的查看与使用;可扫描并上传纸质文件，网络中实现双重备份，系统中实现资源共享，使档案的查阅与使用更加便利。而档案信息化管理制度也是必须建立的，企业需根据本企业的发展方向，积极学习其他优秀企业的先进管理经验，在积极整理内部资源后，建立严格的档案信息化管理制度，建立由企业高管直接管理的档案管理部门，促使档案管理部门有充足的资源保障及权限，日常管理中还需不断完善管理制度。不断完善企业档案信息化管理系统与制度，档案管理人员可利用计算机处理繁琐的工作，减轻人员负担，提高了企业内部运行效率，帮助企业稳步发展。

3.3 创新档案管理模式

档案信息化建设除了电脑、计算机、扫描仪等电子设备外，还需要相应的档案管理系统和专业人才，为此，企业要想建立一个较为完善的档案管理体系，必须投入一定的人力和财力，如通过聘请专业人才或通过加强与科技公司的合作，根据企业实际需要开发出符合企业发展的档案管理软件，为档案管理工作的运行提供相应的技术支撑。除此之外，企业还要创新档案管理模式，将档案管理工作归于一个部门职责的错误观念加以转变，在各个部门内树立档案管理意识，进而为档案管理工作创造一个有利的环境。

3.4 提高安全意识，强化企业档案安全管理

档案信息化建设虽然可以加强各部门之间的联系，提高工作效率，但由于我国网络环境鱼龙混杂，安全隐患较多，因而，企业在进行档案信息化建设工作时，要强化安全意识，并构建相应的安全监督体系，可以通过聘请专门的计算机人才开展档案信息化系统安全性的定期检查和更新，加强管理系统的安全性。有条件的企业，还可以通过建立内部网络系统将企业档案信息化系统与互联网隔开，提高系统对非法入侵的防范力。

3.5 加强档案信息化管理人才的建设

企业的档案信息化管理，是需要人员操作才能实现的，所以必须要加强信息技术专业人才的培养。现代化档案管理工作需要较高的工作素养，能熟练地操作档案管理软件，能在众多档案中迅速地找到要用的资料与文件等，还能对档案资源进行科学地整合。企业需要适当提高薪资福利，建立相应的激励机制与公平竞争机制，吸引年轻人，招揽专业人才，组建复合型管理人才队伍，针对当前的软件开发、硬件与网络维护、信息资源建设、管理操作系统以及档案处理等多个方面，培养相应的专业技术人才。

4 结束语

由此可见，随着大数据时代的来临，企业展开档案信息化建设已经是大势所趋。档案信息化建设是一个动态的、复杂的内容，只有企业密切结合自身实际，分步实施，科学统筹，以多个部门的配合、技术保证、资金支持等为依托，打造一支高素质的档案管理人才队伍，才能够创新档案管理方法，紧抓机遇，以档案信息化建设促进企业的信息化全面发展。

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