新疆油田公司风城油田作业区

在油田工程项目建设的所有环节中，工程建设过程的详细记录就是整个项目的管理资料。通过工程建设资料，可了解项目建设的实际情况[1]，同时，依据项目资料记载，有助于项目建设完成后的竣工验收、投入使用与后期老油田改造等工作的顺利开展。

在工程项目建设过程中，项目管理人员通过分析各类项目资料内容，能够了解项目施工中的详细情况，及时有效掌握工程项目建设进展情况；通过各项油田工程建设项目规章制度管理查阅，并严格按照各项规章制度及管理制度实施工程项目，保证工程建设有法可依，合规管理[2]。目前，某油田还未建立完整的工程项目资料管理平台，资料管理仍是靠项目管理人员进行收集，通过腾讯通或内部邮箱方式发送至相关管理人员，信息传递略有滞后，且各项资料的完整性无法得到保证。

1 项目资料管理问题分析

工程项目资料贯穿于项目的所有过程，其包含的单位、部门与人员非常多，从项目设计至施工，直至竣工验收，项目建设周期长，资料包括建设单位（项目部）资料、勘察设计单位资料、监理单位资料、施工单位资料、无损检测及材料设备采购资料等。资料管理难度大，需花费大量人力收集整理过程资料、监管工程进度，且各类项目资料分散在不同人员手中，资料不集中，未进行系统化、集中化、规范化管理以及资料完整性管理[3-4]。在项目资料管理过程中主要存在以下几个方面的问题：

（1）建设项目专业多、环节多，关键节点进度管控难度大。石油基建行业具有点多、线长、面广的特点，且随着油田快速发展，工程建设项目数量、规模大幅增加，涉及专业涵盖采油、集输、供汽工艺等环节，各环节紧密相连，各参与施工单位人员多，工程项目需协调问题多，关键节点难以管控。

（2）项目管理人员资料单机存储，易造成资料损毁、缺失。从建设项目前期、建设过程到竣工验收等建设过程资料，如可行性研究、任务书、设计文件、项目批准文件、工程质量监督文件、生产技术准备、试生产文件、竣工验收报告、项目会议纪要、工作汇报、项目的周报月报等资料保存较分散。

建设过程中的文件变更情况不能够有效记录，在项目建设过程中相关文件发生变更时，不能实现及时共享与查看，也不便于后期问题追溯，没有做到项目资料收集工作与项目建设同步开展。存在预验收或正式验收之前突击收集、整理，造成项目资料不完整、不准确、不系统，给今后的运行、维修、管理带来一定困难[5-6]。

（3）建设工程项目内控管理要求严，外部审计风险点多。项目资料管理是油田企业项目建设的核心任务和管理重心，各油田单位均围绕“提高项目效率，实现项目效益，控制项目风险”这一总目标运行。项目建设过程中产生资料多、涉及部门多，在企业内控管理要求越来越严的趋势下，怎样才能有效避免“资料缺失、签证不合格”等问题，这是项目建设过程中迫切需要解决的问题。

因此，为了确保油田工程建设过程中各个环节的顺利开展，有必要开展油田工程建设项目资料管理系统研究。利用信息化手段替代人工管理能更及时、全面、有效地监管工程项目进度节点和过程资料文件[7-8]，在项目建设过程中实现资料同步收集、管理、存储与共享，解决传统工程项目管理效率低、失误率高和信息不流通等问题，降低资料审计风险。选取建设单位所需收集整理的资料管理作为试点开展系统的建立及实际应用工作。

2 油田工程建设项目资料管理系统建立

2.1 系统整体架构设计

为解决以上问题，提升项目资料管理工作效率，通过分析油田工程建设项目资料管理现状，建立一套工程项目资料管理系统，以进度计划为主线、以关键资料为载体，涵盖进度跟踪、信息传递、沟通协调等业务处理环节，实现工程项目从投资分析、立项论证、现场施工、竣工验收全过程信息化管理，同时为项目合规管理提供平台。确保建设单位的项目资料及时收集与共享，保证资料的完整性与规范性。

图1为项目资料管理系统架构，该管理系统的核心数据主要有项目资料管理、工艺流程图管理、规章制度管理以及票证管理等，通过数据交换、动态工作流引擎、油田公司统一认证管理、即时通信链路、Office 文件在线预览等关键技术实现项目资料的前期、中期、后期管理，项目进度管理，资料变更管理等功能，将建设工程项目管理的各个环节资料以电子化、系统化、规范化的管理模式串联在一起，每一环节紧密相扣。

系统功能结构如图2所示，系统的主要功能包括项目前期管理、项目中期管理、项目后期管理、变更管理、工艺流程图管理、统计分析、规章制度管理等10个功能模块。

2.2 项目资料管理功能划分

为使项目资料管理更加清晰、资料查询更加便捷，系统按照工程项目建设阶段分为前期资料、中期资料、后期资料管理，资料上传顺序需按照系统设定流程严格执行，在项目前期资料未完成上传与共享时，项目中期资料及后期资料的管理将受到限制。当项目资料变更时，由项目负责人发起申请，主管领导进行审核后，方可完成资料的变更与资料上传。系统业务流程如图3所示。

2.2.1 前期资料管理

（1）项目立项管理，完成项目名称、项目类别、项目性质、项目描述等基本信息的录入工作，为后期项目资料的上传做准备。

图1 项目资料管理系统架构Fig.1 Project data management system architecture

图2 项目资料系统功能结构Fig.2 Project data system functional structure

在该阶段完成项目建议书批准文件、可行性研究报告批准文件、方案批准文件、初步设计批准文件、油田公司委托设计以及计划、投资、统计、管理文件等资料的收集整理与系统录入管理。

（2）项目方案管理，进行项目方案的描述，有批复选项及审核结果等意见填写，并对项目方案、初步设计、技术协议、技术审查、审查意见等资料进行管理。

（3）项目图纸管理，包括项目水、电、暖、通、讯、路等方面图纸的管理，填写图纸描述及审核结果、审核意见等，并对相关施工图进行上传、查询，同时进行岩土勘察报告、工程计算书等资料的管理。

2.2.2 中期资料管理

中期资料管理是工程项目建设的关键凭证，主要包括项目进度管理及项目汇报管理。

（1）项目汇报管理以日报、周报、月报的方式将汇报文件上传进行记录。

（2）项目进度管理以百分比的形式显示整个工程项目建设实施进度。对项目批准文件（概算调整批准文件、环境影响报告批准文件、安全评价报告批准文件等）、工程质量监督文件（工程质量监督委托书及协议、监督方案、计划、交底、工程项目划分意见等）、专项申请文件（安、环、职评预评价委托书，安、环、职评预评价报告等）、征地文件、招标、投标、承发包合同协议、QHSE（质量、安全、环境、健康）文件、物资采办文件、工艺设备文件的资料上传与共享。

图3 系统业务流程Fig.3 System business process

通过对上述资料进行整理和分类，能够为工程项目建设过程中各种问题的解决提供有力的数据支撑，从而提高问题解决的效率，保障工程项目的顺利实施。

2.2.3 后期资料管理

后期资料管理主要是对项目的验收文件进行管理，项目的验收文件不仅是工程项目安全性的重要保障，也是判定工程建设质量的重要凭据。项目后期的资料管理对象主要包括单项总结资料（勘察设计总结、项目管理总结、施工总结、工程总承包总结、物资采办总结、无损检测总结、质量监督报告等）、环境保护、职业卫生、消防、安全设施等专项验收文件、竣工验收会议文件、竣工验收鉴定书等。

图4 资料变更查询页面Fig.4 Data change query page

2.2.4 资料变更管理

项目管理人员为适应项目运行过程中与项目相关的各种因素的变化，保证项目目标的实现会对项目计划进行相应的部分变更或全部变更，并按变更后的要求组织项目实施。工程项目管理系统在变更管理中包括立项、方案、图纸、汇报、进度、结算、验收、后评价变更。变更后进行提交审核，审核人员通过后显示最新变更内容。每一次变更成功执行后都会有相应的变更详细记录，如图4所示。

2.3 项目资料管理系统开发

平台采用Spring+MVC 模式架构设计，平台耦合性低，重用性高，可维护性高。采用Java、XML开发语言技术将项目资料管理系统内嵌到企业内部门户网站当中，实现基于WEB 的远程应用，项目管理人员只需通过登陆企业内部门户网站即可参与资料管理与查阅。系统内嵌的图形报表生成模块实现各种资料管理的统计展示，通过API接口，利用即时通讯软件将一些管理动态即时通知到每一个参与的用户账号上。此外，系统采用了PDF js 和JOD converter 技术，将Office 办公文档格式（Word、PPT、Excel、txt）或图片，自动转换成PDF 格式，实现了资料在线预览阅读[9-11]，有效提高了文件的快速浏览效率。

3 现场应用效果

2019年8月，该系统建成投用。截至目前，累计完成16 个项目的可行性研究报告、委托设计、方案、初步设计等300 余项文件（压缩文件、PDF文件）资料上传、共享与汇总查询，且资料下载后可直接上传至档案管理系统进行归档，实现了工程项目全过程监管，促进了计划、基建、档案等业务协同管理，提高了油田工程建设项目管理水平。

以这16 个项目资料收集整理为例，系统使用前，查询资料时需要先对资料进行分类管理，资料的分类整理及查阅费时长，每个项目资料整理时间按照2 h 计算，则至少需要32 h，且在资料的收集整理过程中还容易出现资料遗漏，资料的完整性不能得到保障。系统使用后，在日常工作中即完成资料的上传，系统自动对各工程项目资料进行汇总查询；信息检索快速准确，且不影响资料的分类，保障资料的完整性、规范性，使信息查询获取更加便捷高效，下载及查看相关资料仅需0.5 h。系统使用前后对比见表1。

表1 系统使用前后对比Tab.1 Comparison before and after use of the system

4 结论及认识

通过工程项目资料管理系统中存储、共享的工程项目建设前期、中期及后期过程中的数据及文件资料，即可掌握工程建设项目进度，并安排部署、协调项目建设工作。同时，该系统的应用解决了建设资料收集整理耗时长，资料不完整、不准确的问题，通过流程化、模板化管理，保障了项目建设的合规管理。在项目竣工验收后，通过系统可将完整、规范的项目建设资料实现一键下载，直接导入到档案管理系统中，有效减少了归档资料的整理时间。该项目资料管理在建设单位的成功应用，为后期系统在勘察设计单位、监理单位等推广应用奠定了基础，也为其他采油厂的工程建设项目资料管理提供了借鉴和方法。