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探讨如何做好企业内控体系中的合同管理

2020-12-14苏茜

科学与财富 2020年28期
关键词:内控体系方法措施合同管理

摘 要:在现代化的潮流之下,企业数量愈来愈多,为达到长久的经济、社会健康可持续发展,企业必须取得更佳的成效,在企业内控体系工作中也需做出更多的投入。对于企业内控体系来说,陈旧的方法措施已然不能满足时代的发展需要,而加强合同管理,并对其进行合理运用,可推动企业内控体系的健全与发展,使得企业在处理解决问题的过程中获得良好的配合效果。对此,本文将就企业内控体系内的合同管理进行分析调查,旨在为其管理方式提供有用的理论依据。

关键词:企业;内控体系;合同管理;方法措施

目前,企业内控体系的管理难度逐渐增大,在实际的企业项目运转中,必须树立长远的目光,从持久的角度来看待其发展问题[1]。而合同属于经济交易过程中必不可少的一项依据,具有至关重要的作用。对合同管理进行有效的管理,加强对合同风险的防范,可达到降低企业运营风险的效果,对提高企业经济效益有着十分关键的作用。然而,合同管理在具体应用中,虽具有一定的适应性,能够实现与企业内控的共同发展,但仍然存在着许多的不足之处。因此,一定要做好企业内控体系中的合同管理,展现出其价值所在,为企业今后的长期、稳定发展做出有效保障。

1内控体系中的合同管理

企业为达到运营目的,实现正常管理,预防风险,制定了相应的调节、管理、约束、监督制度与措施,并将其作为内部控制体系[2]。内控体系中的合同管理则是以企业的风险管控为目的,制定出的与企业运营相关的管理条例,对接企业设计到的各项业务,并做出规范与整理,达到控制企业内部正常运行的作用。

2合同管理中存在的不足

2.1签订问题

企业在签订合同时,往往会忽视签订前的审核过程。合同审核能够对合同的签署过程进行简化,对合同的管理事项也会做出更加有效的规定[2]。一旦企业忽视审核环节,便极易造成合同两方职责的不明确,对后期的管理工作也较为不利。其次,许多企业在工作的过程中还会忽视对经济的预测评估,为后期的管理工作也增加了相应的困难,导致经济纠纷频发。

2.2执行问题

合同执行系属管理中最为关键的一个步骤[3]。对于企业来说,必须将合同管理单独列出,建立单独的合同管理部,以此为后期合同的追踪管理提供有效的保证。然而,在实际的应用过程中,不部分企业往往都未将其单独列出,也未厂里专门的合同管理机构,在管理工作方面也缺乏规范的台账信息,使得合同的追踪管理质量居低不上。另外,企业在合同管理方面的监督力度也不够,使得合同漏洞百出,执行的具体事宜也未作明确填写,对于决策者来说,根本无法从中获取有效的意见信息。

2.3保管问题

对于大部分企业来说,在合同保管方面主要涵盖前期论证、审核、准备相关证件、办理相关手续等内容[4]。然而,这些内容环节不够完善,合同在存放时极易出现丢失现象。此外,合同在前期论证时,只需提交材料,却未进行材料的论证与申请流程。另外,部分企业对合同未作统一规范的保管要求,造成合同审计核查时,因未及时提供合同原件引起审核延误,再次加剧了合同的管理困难,使合同更无法获得规范化的管理,对后期的跟踪极为不利。

2.4纠纷问题

企业在签订合同时,如果未将甲乙两方的职责作具体说明,那么,合同所引发的纠纷问题便不可避免。因此,就要求企业做好合同纠纷的管理事宜,减少纠纷事件的产生。然而,大部分企业都缺乏对合同纠纷事件的应对策略,合同职责方面没有较为完善的制度,一旦出现合同纠纷,普遍采取的仍然是双方和平协商解决的方式,并未将合同纠纷事项列进合同管理之中[5]。但长期的合同纠纷问题会对企业造成不可估量的后果,企业必须将其重视起来。

3内控体系中的合同管理措施

3.1加强合同签订管理

3.1.1准备管理

在合同签订之前,必须将签署的主体进行全面调查,确保签约主体的有效性,避免合同无效或撤销的风险。

3.1.2审核谈判管理

合同的签署必须依照公平、公正、自愿的原则进行,双方需对合同的事项条款作统一协商,知晓合同中甲乙双方的权职和义务[6]。合同谈判时,明确谈判对象的具体情况,对谈判的预备方案进行设计,并全面考查谈判方提出的条件,双方均设置最高限制与最低底线,知晓谈判过程中的哪些条件可考虑,哪些条件不可退步。其次,还需对合同中的核心事项、细节要求作重点研究,例如,合同承包的内容与范畴,项目所需要的技术水平、技术要求、技术计划,价格款项,结款方式,项目时长以及其余事项等等。在具体谈判时,需将谈判者与参谈者的重要商讨意见作详细记录,并于核对后,双方签字盖章,以免合同舞弊现象产生。在合同签署之时,需要明确合同的各个要素,知晓合同执行的具体时间和事宜。针对合同所需的相关手续和资料必须提供完善,并确定好审批的对象和审批职责,签署意见时,还需以审核事项、职责作为依据。

3.2加强合同执行管理

合同在执行过程中,需经过相关科室再流转,保证每一环节层层递进。一旦有一环节出现了失误与漏洞,那么,整个合同的执行都会存在相应的风险。因此,在执行合同时,一步需要做的便是由相关部门建设台账信息,并展开有效的台账管理;第二步,还需记录合同内的具体书面事项,以便对合同更好的解读,减少合同管理时的漏洞;第三步,合同执行结束后,还需将合同的原件与附件进行统一的留档管理;最后由合同主管部门进行台账的流转调查,按照合同的执行流程与进展进行实时追踪管理,追踪管理时,再运用相应的追踪措施,将合同执行管理的质量得以提升。

3.3完善合同保管工作

企业在合同管理过程中,合同的保管工作是重中之重,特别是对于那些中小企业而言,一定要安设独立的合同管理部,对企业合同管理而言具有至关重要的作用。同时,合同的档案管理工作也不容小觑,必须规范档案的管理事宜,从合同的签署、执行再到最后的结束部分,所有流程资料都需作存档处理。此外,企业在档案管理方面,还需以规范化的档案管理制度为前提,运用先进的信息化管理方法,借鑒科学的管理制度,达到规范有效的档案管理效果。

3.4做好合同纠纷管理

企业面对合同纠纷事件时,不损害经济效益的前提下,应制定出相关的合同纠纷处理规定,而非采取协商解决的办法[7]。企业必须依照相关的法律法规,在合同中列举出纠纷事宜的处理方式,以有效的法律方式去对纠纷事件进行管理,选用专业的团队进行问题的处理,使处理方案更具规范性。除此之外,倘若合同纠纷涉及到经济层面,便应根据具体情况进行具体处理,同时,将处理的过程、结果记入合同台账信息中,便于后期合同资料的查询。另外,合同纠纷事件也需按照合同保管事项,进行纠纷事件的存档处理,将其存放于合同档案内,对后期档案的识别较为有利。

4结束语

企业加强对年内部控制体系的管理,既可以使企业的合同管理更具规范化,也可推动企业内部控制体系的完善。而合同管理作为内控体系中的重心,对企业的生产经营都会造成相应的影响。因此,企业必须在内部控制体系中强化对合同的管理,找出其管理存在的不足之处,并针对其问题进行合同签署、执行方面的改进,做好合同保管与合同纠纷的处理工作,对企业的长期、稳定、健康发展具有显著意义和价值。

参考文献:

[1]谢美花.基于中小民营企业合同管理的企业内控体系的构建[J].中小企业管理与科技,2018,(35):1-2.

[2]陈振桓.浅谈如何做好企业内控体系中的合同管理[J].中国化工贸易,2018,10(25):36.

[3]岳璐璐.法治背景下企业合同管理与风险防范问题研究[J].中国市场,2020,(11):103-104.

作者简介:

作者姓名:苏茜,性别:女,民族:汉族,籍贯:山东东营,出生年月:1990.6.21,学历:大学本科,现职称:审计师,研究方向:合同、法律、招投标。

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