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档案信息化建设现状、问题与对策

2020-12-14徐丙凯

科学与财富 2020年28期
关键词:档案建设信息化建设信息化

徐丙凯

摘 要:档案信息化是时代发展下档案管理的一大趋势,新时期信息技术、互联网技术等创新发展,这也推动了传统档案管理模式的转变。文章通过对档案信息化建设现状问题进行分析,探讨具体的档案信息化建设策略。

关键词:档案建设;信息化;档案问题;信息化建设

档案管理信息化建设是指用计算机等智能化工具代替人工操作,提高档案实体管理效果和档案利用服务质量的一系列活动,开发事业单位中的档案信息资源,能够有效提升档案管理工作的质量和效率,还能有效的避免保密信息资源的外漏。因此,为了提高信息化建设效果,工作者需要深入分析建设中存在的问题,并采取有效措施,推进科学、合理的档案管理信息化建设方案,提升档案管理的信息化水平,只有这样才能增强档案信息的效用,保证事业单位的档案管理信息化建设工作顺利进行。

1档案管理信息化的特点

1.1在查询和使用方面的优势

利用传统的记录方式对档案进行管理所具有的风险是比较大的,在对档案信息就行查询时也不是特别的方便,这就对档案管理工作的顺利进行起到了一定的阻碍作用。随着社会的不断进步,为了可以跟紧时代的脚步,就需要对档案管理体系进行相应的改变,建立有效和科学的档案信息化管理,这样就可以对网络具有的优势进行充分利用,使档案管理工作变得更加安全与可靠。不仅如此,档案信息化管理可以使查询和使用信息的效率得到较大程度的提高,从而使事业单位的各个部门所得到的档案信息是比较准确以及完整的。

1.2档案利用的优势

事业单位管理者必须要充分认识到档案管理工作对于促进本单位健康发展的重要意义,如何科学开展档案管理工作,实现档案资源的高效管理,是档案管理人员应当重视的问题。传统的档案管理模式在查询与利用中表现出一定缺陷,如档案资料老化、查询流程繁琐、等待时间长等,应用信息化技术后,能够优化档案检索查询流程、促进档案利用效率的提升,真正发挥出档案的价值。

1.3提升档案管理效率优势

传统的档案管理,采用的是人工管理的方式进行,档案信息多以纸质信息的形成储存,这需要档案管理人员耗费大量的时间和精力,才能够对相关档案进行整理和归档。在信息化技术手段下,档案信息能够以电子和网络平台的方式储存,在网络硬盘及网络数据库中,就能够实现对档案资源的整合和管理,极大程度地简化了档案的收集、整理、归档工作,显著地提升了档案管理效率。此外,电子平台下存储的档案资料,还便于随时检索和调阅,大大提高了档案资料的利用率。

2档案管理信息化建设存在的问题

2.1配套设备不完善

配套设备是信息化建设的主要硬件支持,其完善程度直接影响着档案管理信息化建设的落实效果。但现阶段,政府部门对信息化建设的投入有限,导致各项硬件设施尚未配置到位,阻碍了档案管理信息技术的正常应用。同时,在设备使用过程中,管理部门往往会忽略设备的检修工作,造成设备长期处于不良的工作状态,而且会缩短设备的使用寿命,使一部分硬件设备出现了闲置、损坏等问题,无法正常使用,这些问题如果不能得到及时的解决,就会产生应用设备配置不完善的问题,为事业单位的档案管理信息化建设增添难度。此外,配套设备的不完善还会直接影响信息化系统软件的稳定性,降低工作者的信息技术使用效果,制约了档案管理的发展。

2.2档案信息化管理专业人才缺乏

但从目前档案工作开展情况来看,多数档案管理人员非相关专业毕业,缺乏一定的专业管理能力。其次,档案管理人员存在老龄化的现象,信息化意识薄弱,仍然习惯于纸质档案的管理模式,难以适应信息化技术下的档案管理工作。再次,有的档案工作人员工作认识不到位,工作态度不端正,一定程度影响了档案管理的质量。综上,由于档案管理队伍人才建设存在差距,无法高质量地开展档案工作的信息化建设,严重阻碍了档案管理水平的提升[1]。

2.3仍缺少档案信息化建设的标准

大多数单位在进行档案的信息化建设时,往往只是对信息化技术进行简单运用,依照已经建成档案信息化的有关单位进行模仿,没有真正从自身角度出发思考自己的实际需要,脱离实际,所创建出来的档案信息化管理模式也缺少单位特色。造成此现象的原因在于缺少有关标准,没有构成科学、合理的档案信息化管理标准体制,单位也没有制定出切实有效的规定,从而使档案的信息化建设缺少参考条件和限制规定。

3档案管理信息化建设存在问题的解决措施

3.1完善配套制度

配套制度作为各级职工干部共同落实档案管理信息化建设的重要支持,单位应当构建出一套完善的配套制度,使各级职工干部在履行自身责任和义务过程中能够实现有章可循、有据可依,加速推动档案管理的信息化进程。在配套制度建设上,领导者需要先结合当前的实际情况,制定出合理的信息化建设目标,并围绕该目标规划出科学、详细的建设方案,然后针对各项工作的具体落实,制定详尽的操作规范和细则,再在此基础上构建一系列的配套操作管理,提高各级职工干部对建设任务的自觉性。此外,针对建设过程中的重要环节,领导者还要建立合理的奖惩机制,并将其细化到具体的操作上,增强各级职工干部对建设工作的积极性。同时,完善检查监督管理制度,落实定期检查、不定期抽查等工作,使单位能够全面掌握建设任务的完成情况,之后再将检查评估结果计入到个人绩效中,减少干部职工的失误操作和违规操作,保障信息化建设工作的准确落实[2]。

3.2提高档案管理人员的专业技能

目前,我国档案管理工作中,仍然是以档案管理人员为主体,档案管理人员的专业水平制约着档案管理水平和管理效率。从现有的档案管理队伍来看,多数管理人员缺乏专业知识储备,专业技术水平低下,无法适应信息化建设下的档案管理工作。提升事业单位管理人员的专业化水平,能够有效推动档案管理工作的信息化建设。事业单位要重视对档案管理人员专业技能的培养,通过开展专题培训班,组织赴外参加档案管理交流活动等,多措并举提升档案管理人员的专业技能,建设一支高水平的档案管理队伍,实现档案管理质量和效率的提升。

3.3促進档案管理标准以及规范的完善

档案管理标准以及相关规范应该在现有的基础上进一步完善,保障后续的管理工作水平得以提升,广大事业单位结合自身实际制定完善的规范标准。首先,应该有明确的档案管理标准,针对档案相关的信息展开规范完整的管理,及时更新档案资料,保障相关信息检索的精准性。其次,明确目标的基础上完善管理制度,借鉴其他单位在档案管理方面的经验,完善自身的档案管理数据库[3]。

3.4电子档案的开发利用

促进纸质档案资源的转化不是档案信息化管理的核心目标,对电子档案材料进行科学深入地开发利用,充分发挥出电子档案的价值,这才是档案信息化管理的根本目的所在。推进信息化管理,深入开发数字档案资源,就应当深入研究电子档案数据库的建设工作,唯有在网络环境下才可以实现电子档案资源的共享与高效利用,所以应尽快做好此项工作。

4.结语

随着社会的不断发展,通过对事业单位档案管理信息化建设存在的问题与相应的解决措施进行分析后,可以更好的对现有档案管理工作模式进行创新和改革,通过档案配套制度建设、人员培训、标准规范完善等提高档案信息化建设水平。

参考文献:

[1]侯苏珊.新时期事业单位档案管理信息化建设创新探讨[J].兰台世界,2020(S1):72.

[2]徐晓慧.提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究[J].智库时代,2019(34):294—295.

[3]吕雅晖.阐述新时期事业单位档案管理的信息化建设[J].才智,2019(16):230.

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