陆文佳

【摘 要】公文是具有特定效力和规范体式的文书，是企业实施领导、履行职能、处理公务和经营管理的一项重要工具。加强公文管理、提升公文质量对企业执行力和工作效率的提升有着极其重要的作用。文章在对某企业公文管理现状进行分析的基础上，积极探索运用精益管理思维提升公文质量的路径和方法，着力提升企业拟文人员公文写作能力，降低公文出错率，以严谨、规范、精准、务实的文风支撑企业高质量发展。

【关键词】公文;质量;精益管理;办公

【中图分类号】F272 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2020）10-0210-03

公文是順利实现企业生产经营管理各项决策目标的重要工具，提升企业公文质量是企业开展管理工作最基本的环节。公文的撰写与一般的写作有所不同，对文章的规范性和质量要求更高，也更严格。公文有固定的格式要求，且具有官方性，代表一个企业的形象。进入新时代，推动高质量发展是当前及今后一个时期发展的根本要求，要实现企业高质量发展，需要高质量工作的推动。提高公文质量，对于确保公文顺利运转，切实提高办文质量和效率，保证公文的合法性、权威性、严肃性、准确性和规范性都具有十分重要的意义。

1 企业公文管理现状

随着企业高质量发展进程的推进，企业对各项工作质量的要求越来越高，对于以文辅政为重要职责的办公室，加强公文管理，抓好公文质量尤为重要。要提高企业公文质量，必须对企业现有的公文现状进行深入分析，通过现状分析查找存在问题。

经梳理排查发现，该企业公文现状主要存在以下两个方面问题：一是各部门对公文质量的重要性认识不足。例如，对上报文稿把关不严，上报材料数据有误，发文后修改随意性较大等。二是拟文人员受知识结构、专业水平所限，拟文质量不高。例如，篇幅过长、滥用文种、错用文种、混用文种、公文格式不规范、文字语言表达不准确、错漏字等问题时有发生。这些问题的存在，不同程度地影响了生产经营决策管理的顺利进行和企业形象。因此，拟通过运用精益管理思维，有针对性地对存在的问题进行改善，降低公文出错率，以高质量的公文支撑企业高质量发展。

2 运用精益思维提升公文质量的路径和方法

2.1 问题聚焦

为深入了解该企业公文质量情况，对该企业各部门起草的100份公文进行抽查，抽查结果发现，各类文种公文的出错率合计达到了27%。为了进一步聚焦问题，对抽查发现的公文错误进行了统计和分析，结果如图1所示。

从统计分析结果看，“公文格式”和“内容层次混乱”占公文总出错率的81.48%，为了优先解决较为重要的问题，根据二八定律，把这两个问题确定为该企业公文出错率高的症结，集中解决这两个问题。

2.2 原因分析

根据问题症结，运用头脑风暴法，初步寻找原因，绘制关联图，得到8个末端因素（如图2所示）。

再对8个末端因素进行分析，确认要因（见表1）。

通过分析，确定了该企业公文出错率高的5个要因，即公文拟写和审核缺乏要点、培训不到位、没有公文模板或示例、缺乏针对性的训练、缺少激励。

2.3 对策实施

针对原因分析确定的5个要因，实施有针对性的改进。

（1）梳理公文拟写和审核要点。公文有特定的规范体式，因此撰写公文与一般的写作不同，在行文方式、格式、用词上要求更严格、更规范。根据《机关公文处理工作标准》，结合该企业公文审核常见错误点，梳理出公文拟写和审核九项要点：一是看是否确需行文。二是看公文内容是否符合国家法律法规和党的理论路线、方针、政策;是否符合行业、地方和公司的有关政策和规定;是否同现行有关公文相衔接。三是看公文所提措施、要求或请示事项是否明确、具体，切实可行，容易操作;对问题的看法、判断是否提炼出了鲜明、准确的观点。四是涉及其他部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。五是看人名、地名、时间、数字、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范，如有疑问一定要核实清楚。六是看内容是否完整、全面、具体。需回复性公文是否写明联系人。七是看文题是否相符，文种是否正确，格式是否规范。八是看附件材料是否齐全，附件名称是否前后统一。九是看公文是否完整、准确地体现发文意图，句子是否通顺，语言是否准确、精练，文字表达是否与公文内容相吻合，文字是否有错漏。通过明确公文拟写和审核的要点，帮助企业拟文人员和审稿人员抓住重点对公文进行自查和审核，减少公文出错。

（2）以问题为导向，开展公文写作培训。开展培训是提升技能业务水平的重要途径。以问题为导向进行有针对性的培训，能更加突出解决问题的精准性。通过对该企业常见的公文出错点进行梳理和归类，共梳理出文种使用不规范、公文格式不规范、公文语言表达不准确、行文对象拟写不规范、标点符号使用不准确、信息数据有误、错漏字等9类大项、34个小项的公文常见出错点。对日常公文审核和公文抽查时发现的错误公文和错误类型进行登记和统计，为后续分析和改善提供依据。同时，根据统计结果分析，发现错误频发点，有针对性地编制培训材料，开展公文专题培训，并针对企业使用较多的公文类型，例如工作总结、请示报告等开展公文写作技巧培训。

（3）制作公文模板。很多拟文人员在刚开始接触公文时，没有接受过系统的训练，也缺乏相关的撰写经验，在拟文时，往往无从下手。因此，对于初学者，可以借助公文模板帮助拟文人员明确写作的基本方向和要求。根据该企业常见的公文错误类型，制作公文模板，包括上行文模板、下行文模板和格式要求。拟文人员在行文时，可以套用公文模板，在一定程度上避免了文种使用不规范、公文格式不规范等问题的发生。

（4）运用“互联网+”思维开展公文示例分享。模仿和借鉴能在一定程度上帮助拟文人员提升写作水平。“互联网+”时代，充分运用企业OA、企业微信等移动信息平台，定期开展常用公文示例分享与交流，能有效地利用碎片化时间进行学习，不断提高拟文人员的写作技能。

（5）开展拟文人员定向培养。要提升企业整体的公文水平，公文写作人才梯队培养尤为重要。建立一支高素质、高水平的公文写作团队，是公文写作人才梯队培养的第一步，能在很大程度上带动企业更多的员工提升公文写作能力。公文培训往往受众广，而且受培训时长的限制，很难做到专而精。因此，要建立高素质、高水平的公文写作团队，还要在公文写作培训的基础上，开展点对点的长期定向培养。公文撰写，拟文人员的文字功底是基础，需从各部门挑选1～2名写作功底较好的人员，成立公文写作队伍，开展长期的定向专题培养，与办公室秘书进行点对点公文写作提升交流，充分发挥企业办公室在公文写作方面的优势和“传、帮、带”作用，以点带面，进而带动企业员工整体公文写作技能水平的提升。

（6）开展公文写作竞赛。根据公文常见错误统计分析的结果，有针对性地编制竞赛试题，通过开展公文竞赛的形式，以赛促训，激发拟文人员写作和训练的积极性，进一步提升拟文人员业务水平。

（7）完善公文审核制度。要确保公文管理的严肃性和规范性，需要有制度的保障。通过完善公文管理规定中公文审核要点、公文格式、行文规则、发文办理、公文管理、考核细则等内容，进一步增强企业把好行文关的严肃性，提升企业员工对公文质量重要性的认识，以制度约束提高行文准则。

3 结论与展望

改善实施后，对该企业运用精益管理思维加强公文管理前后的公文出错率进行了统计，分别对改进前后100份公文进行抽查，改进后公文出错率从改进前的27%降低至8%，下降了19个百分点，说明运用精益管理思维提升企业公文质量的对策及方法对该企业公文质量的提升有明显作用，取得了较好的成效，可以尝试拓展到其他企事业单位中运用，具有一定的推广应用价值。

参 考 文 献

[1]欧利萍.电力企业公文精益管理的探究[J].工作指导，2018（1）：9-10.

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[3]周密.论数字在公文写作中的重要作用[J].企业科技与发展，2012（1）：42-45.

[4]赵宇志.公文核稿应把握的几个问题[J].工作指导，2018（11）：8-9.