李 莹

鲁迅美术学院，辽宁 沈阳 110004

高校档案的管理与收集，是高校行政、教学管理运行的重要保证与信息凭证，也是高校师生活动轨迹的真实记录和工作学习的有效证明。但传统的纸质档案收集与管理模式正面临着信息社会的不断冲击，处于信息媒介发展的转折期。

一、高校档案收集与管理工作的发展现状

目前，高校档案的收集与管理正在发生多样化、信息化与资产化的转变。

《高等学校档案管理办法》规范了高校所收集档案的几种基本类别，人事、基建、仪器设备等档案也受到了重视。伴随高校管理体制的逐步完善，档案收集工作也变得更加复杂多样。对学校资产、学生成绩及出勤表现、教室使用情况等信息的收集也被纳入了高校档案收集的工作范围之内。

信息技术的推动使档案收集的多样化得到了有效保证。传统档案打印、分发、手写、回收、整理、归档的流程不仅耗时耗力，而且往往会占用大量储存空间，甚至产生火灾隐患，但电子档案在一定程度上解决了这一问题。

此外，伴随法制化、商品化社会的逐步发展，对学校资产的界定方式也发生了改变。人力资源、土地资源、教具教室等都被视为学校的资产内容，那么对其进行记录的档案就是学校资产的清单。对档案的保护也是对学校资产与管理工作的保障，因此必须保证原始材料的真实性、完整性。

二、高校档案收集与管理工作存在的问题

高校档案收集工作的多样化、信息化、资产化趋势使很多学校在进行档案收集、管理时也产生了很多新的问题：

（一）缺乏档案意识，信息收集不完整

缺乏档案意识表现在对档案收集的懈怠和对档案概念理解的不彻底。首先，对档案收集的懈怠会导致很多资料、信息的遗失，而这些档案资料却是学校管理工作和工作成果的重要证明。而且很多档案资料并非以文字、卷宗形式存在，而是以照片、视频、素材、证书等形式存在。其次，很多档案还存在收集不完整的问题，如党建材料涉及入党申请记录、党课学习记录、党课通过记录、党员学习记录等，任何一环的缺失都可能造成整个信息链的不完整，产生不必要的麻烦。

（二）收集标准混乱，档案整理无序

档案收集人员如果缺乏对档案的分类标准，会导致档案的杂乱无序，从而增加档案整理、抽调、转移的难度，很容易导致档案的混乱、散佚、损毁。很多高校对档案形式缺乏统一、有序的规划，对格式、内容、分类也没有统一的设计，致使档案在生产、收集过程中产生大量的整理工作，这一点在学生学籍档案的收集整理工作中也很常见，很多高校在学生学籍整理工作中不注重档案的封袋、编号、目录制作，导致学生档案的无序存放，严重降低了档案整理、抽调时的工作效率。

（三）轻视电子档案，技术更新滞后

很多学校没有及时地引入电子信息技术，仍然依赖纸质、手写的传统档案形式，这为档案收集、整理工作带来了很多不便，也为学校师生带来很多手写、收集的麻烦。而很多社会档案、学生信息系统都建立在数字平台之上，如果学校不进行技术对接，技术更新上的滞后，会造成档案收集、管理上的极大不便，也影响了学校的信息化、现代化发展建设的进程。

三、高校档案收集与管理工作的创新发展

本文针对目前高校档案工作存在的问题，提出一下三点创新意见：

（一）完善档案分类，实现完整收集

在处理校企合作的相关文件、人员调动的具体去向、电子支付凭据等新兴的档案形式时，部分管理人员对这部分材料的忽视会使学校失去大量重要资料，从而造成额外的搜集成本和信息丢失，对此需要培养工作人员的档案意识，用信息化、体系化的工作思路处理、收集信息，完善档案分类制度，从而对各种重要信息进行完整、必要的收集工作。

（二）统一档案标准，保障合理分类

针对不同档案形式、内容、格式，学校需要进行规范的统一。如在学校官网上传统一、规范的相关表格、申请书、文件，保证全校范围内文档格式上的一致，从而建立统一的文档标准，保障文档的合理分类与高效处理。在对文档进行收集、储存的过程中，还要确定文件分类，优化文件储存、装订方案，做好文件排序，并为复杂文档制作内容目录，实现文档的有序分类。

（三）利用电子档案，提高管理效率

各高校需要重视电子档案的价值，承认电子档案将扮演越来越重要的角色，从而做好理念更新、技术更新、收集和管理模式更新的准备。利用电子档案，可以大幅节省工作人员整理、收集档案的工作量，也能快速适应社会信息化的总体进程。对此，学校需要引进电子信息技术，聘请电子信息人才，建立电子信息档案室及管理系统，并实现各项信息采集工作的电子化、信息化，从而大幅提高行政人员收集、管理文档时的工作效率。

四、结语

在当今条件下，各高校必须重视档案的多样化、信息化、资产化趋势，重视档案管理方式的灵活性、统一性、发展性，并实现档案的完整收集和合理分类，才能保证其行政与教学工作的高效展开。