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试论信息化背景下文书档案管理完善

2020-12-07 10:55:36 时代人物 2020年27期

安娜

摘要:为进一步提升文书档案管理成效,不断增强档案归集、调用与存储能力,满足文书档案材料的使用需求。文章立足于信息化,探讨信息化对于文书档案管理的重要作用,梳理文书档案管理创新举措,旨在打造快捷、高效的文书档案管理机制。

关键词:信息化 ;文书档案 ;档案管理 ;管理举措

文书档案的信息化是现阶段档案管理的主要趋势,依托各类技术手段,管理人员能够根据需求,快速提供档案信息,提升服务能力,同时规避文书档案毁损风险,增强档案管理的安全性。基于这种实际,有必要从文书档案管理的角度出发,以需求为导向,以技术为基础,积极做好信息化背景下的文书档案管理创新工作,逐步推动文书档案管理的智能化、信息化。

1.文书档案管理信息化的重要意义

信息化对于文书档案管理有着极大的提升作用,转变了以往的文书档案使用方式,实现了文书档案管理效率、共享能力的稳步增强,全面发揮出文书档案管理的价值与作用。

提升文书档案使用效率。信息技术在文书档案管理中的应用,加速了已有档案管理方式的转变。例如在传统的文书档案调取过程中,工作人员往往需要按照相关目录编号,进行档案存储位置的查询,查询周期相对较差,甚至出现文书档案查询错查或者漏查的情况,对于文书档案的使用造成了一定的妨碍[1]。信息技术的应用,使得文书档案形成了完善的电子目录,工作人员通过输入相关关键词,可以在较短的时间内,查询文书档案编号、存储位置等相关信息,缩短了整个文书档案档案查询、调取的时间周期,无形之中,提升了文书档案的使用效率,降低了文书档案管理的时间成本。

促进文书档案资源共享。从过往经验来看,文书档案的体量较大,需要根据工作实际,进行周期性的更新。文书档案管理的这种特点,无疑增加了工作人员的工作难度,导致文书档案管理差错率的增加,间接影响了后续文书档案的使用。信息技术尤其是云计算技术、电子信息录入技术、数据库技术在文书档案管理中的应用,在很大程度上解决了这一问题。工作人员根据档案更新的要求,进行电子档案的录入,保证文书档案的全面性,降低了文书档案日常管理的难度,同时逐步形成了一种文书档案共享机制,避免了文书档案信息汇总不及时、不全面的问题,保证了文书档案管理的有效性。

2.信息化背景下文书档案管理完善路径

信息化背景下文书档案管理工作的创新,要求工作人员在科学性原则、实用性原则的框架下,采取系列举措,形成新的文书档案管理理念,积极推动文书档案管理的信息化水平,形成综合性、应用性文书档案管理模式。

积极转变工作理念。文书档案作为过程资料,在人事管理、决策制定等方面发挥着关键性作用。近些年来,随着文书档案管理要求的日益严格、档案管理手段的多元化,使得工作人员在开展文书档案管理工作的过程中,需要积极调整思路,科学转变工作理念,充分认识到信息技术的应用,对于文书档案管理产生的影响,理解文书档案管理信息化在档案管理、信息共享方面的价值,为文书档案共享平台、管理流程的再造提供方向性引导[2]。

优化文书档案共享平台。信息化背景下,文书档案共享平台的构建,要求从硬件、软件等多个角度出发,有序做好管理体系的升级工作。在这思路下,应当做好相关方面的预算,有计划地的优化文书档案管理的相关硬件、软件设备,依托必要的技术升级,形成互联网+文书档案的全新工作模式,为文书档案的日常调取、应用提供了便利。例如做好数据库的建设工作,将数据库作为文书档案管理的重要平台,对文书档案的各类信息进行信息化处理与数字化存储[3]。同时为保证文书档案的共享能力,工作人员还应当建立起归档系统、审核系统,通过归档系统,能够对一定时间内,产生的各类文书档案资料进行整理、收集以及归档,确保共享的时效性。借助审核系统,对文书档案的法律效率进行审核,审核通过后的文书档案才能够进入数据库进行存储,从而大大增强了文书档案数据的真实性与可靠性。

调整文书档案管理流程。考虑到信息化背景下文书档案管理的工作场景发生了深刻变化,为确保文书档案管理工作的顺利进行,需要对工作流程作出梳理、优化以及调整,通过这种方式,确保文书档案管理的效果[4]。具体来看,工作人员需要结合实际,制定文书档案的管理流程,明确各个环节的管理标准与管理要求,确保各类信息技术能够有效服务于文书档案管理工作。考虑到文书档案管理的动态性,需要增加档案加工环节,在信息技术的支持下,工作人员可以采取更为灵活的方式,通过文书档案输入、删除、修改以及打印等流程的再造,实现对文书档案的有效管理。通过文书档案管理流程的理顺,不仅可以提升文书档案日常管理的效率,还能够降低工作人员的工作量,实现对文书档案管理流程的整合。同时做好文书档案管理的规范化建设,避免出现信息丢失等情况的发生[5]。

为加速文书档案管理的信息化进程,稳步提升文书档案的归集、分析与应用能力,需要对现有的管理体系作出调整、优化,实现信息技术在文书档案管理中的科学应用,对日常决策、管理等活动的开展提供了参考。

参考文献

[1]孟红.论信息化背景下文书档案管理工作的创新措施[J]环球市场,2018(17):66-66.

[2]居华峰.信息化背景下文书档案管理创新对策[J]办公室业务,2019(10):97-98.

[3]张鑫.信息化背景下文书档案管理工作创新实践[J]信息周刊,2020(4):61-63.

[4]陈琳.信息化背景下谈文化档案管理工作的创新[J]科学与信息化,2019(12):93-94.

[5]何蔚玲.信息化背景下办公室文书档案管理工作改革和创新[J]卷宗,2020(10):46-47.