何润泽

[摘 要] 文章结合企业智能协同办公系统运行管理工作的实践，从公文信息共享、公文信息安全、文档智能化协同工作方面，对电子文件流转和归档工作的真实性、完整性、可用性等进行系统阐述，提出持续优化完善电子文件管理的思路和建议。

[关键词] 电子公文；运行管理

中图分类号：F426.2 文献标识码：A

随着办公自动化水平的快速提升，大型企业普遍应用智能协同平台电子公文处理系统。电子公文是企业科研生产、经营管理活动中处理公务的重要载体和工具，科学、规范、安全、高效的电子公文运转和管理，更是企业办公室的重要职能和衡量办公室工作的重中之重。

一、电子公文的特点

数字与信息技术崛起是智能协同办公系统实施的技术背景，电子公文突破了空间、时间和地域限制，充分发挥智能协同办公平台实现对文件生命周期全过程管理，解决了文件与档案管理分段管理现状，实现了公文流转与归档工作一体化，提升了企业公文处理流转效率[1]。

二、电子公文的优势

企业公文管理实际工作中，电子公文与传统纸质公文管理的传递渠道、传阅方式、传递时效、流程管理、知悉范围、运转效果等方面都有很大的优势。

（一）缩短公文流转周期

在智能协同办公系统状态下实现了公文流转的“零时差”和“一文多发”功能，彻底改变了传统轮辐式公文传递方式，电子公文流转流程的自动化解决了公文传递多层次、多部门之间的协同问题，提高了公文流转效率和质量。

（二）提高公文办理效率

企业文书人员按照文件办理时限的要求，根据领导批办要求对文件实施监控管理。承办部门或人员办理完毕须在公文处理表单“承办结果”注明办理过程、结果和建议，公文管理部门按承办意见完成整个文件的流转周期，形成公文流转的“闭环管理”过程。

（三）加快公文拟制过程

电子公文的拟制比传统纸质文件制发效率提高了很多，大大降低了公文制作费用和文书人员劳动强度，规范了公文拟制、制发程序和办理流程，确保了公文规范、高效、顺畅传输。

（四）实现文件“零归档”

电子文件归档打破了次年归档纸质文件的界限，实现了在线“零归档”，系统中电子公文从正式生成到阅办流转结束后，根据系统提示适时完成电子文件的归档操作，实现真正意义“文档一体化”协同工作机制。

三、电子公文管理面临的问题分析

公文具有权威性、保密性、完整性、真实性、不可抵赖性等特点，电子公文从拟制、传输、阅办、归档都不同于传统的纸质公文，普遍具有“动态性、活跃性、流动性和可变性”特点。现阶段，电子公文受企业信息化能力、公文管理水平、网络环境等因素影响，必须解决好保真、保密、保存、保读取等难题[2]。

（一）文档协同工作功能难集成

企业协同办公系统与数字档案管理系统是各自独立运行的系统，电子公文系统和数字档案系统相脱节，电子公文一般存储在电子文件系统中，平台数据结构及数据标准各异，数据共享公共接口建设滞后、集成度较差，信息资源共享难度大，很大程度影响文档协同工作的效率。

（二）公文管理唯一合法性难鉴定

公文信息资源是企业运行发展的重要战略资源。企业在确保公文信息安全、方便利用的前提下，授权不同级别用户，保障公文信息安全可控，而电子公文在流转的各环节容易受到人为的伪造、复制和篡改，很难确保公文的唯一性、合法性、真实性和可追溯性。

（三）公文管理催办提醒难即时

智能协同办公系统打破了传统纸质办公的时空、地域局限性，但许多待办电子公文依然无法随时办理，特别在一些时限较为紧迫的文件急需在外领导签约批示时，难免就会带来流程的运转停滞，在一定程度上影响了办公效率，极大影响了公文办理的工作效率。

（四）公文管理缺乏个性化设计

电子公文传输日益频繁，企业高度重视电子公文管理、信息交换功能，但协同办公系统在运转中对部门（单位）内部公文流转、传阅、处理的功能设计久缺，部门间公文流转个性设计受到制约，实际使用过程中出现电子公文流转不畅问题，一定程度上影响了部门电子公文处理效率。

四、加强电子公文运行管理的措施

当前，企业智能协同办公系统中电子公文作为一种电子化、数字化的信息资源，企业经营管理者普遍具有对电子公文依赖性。公文处理工作是机关工作人员的办文办事的主要工作任务，不仅工作量巨大、涉及人员众多和琐碎繁杂，电子公文的办理效率和质量直接影响到企业公务活动的管理质量和决策水平。

（一）实现文档协同工作机制

根据企业档案信息化建设进度，科学分类流转公文状态，加快推进企业电子公文归档与档案归档系统接口程序衔接建设，达到流转结束公文在线和逻辑自动分类整理归档，实现电子公文工作流程的集成和信息的共享，避免隔年归档中存在的泄密、丢失、滞后等问题，减少工作人员在工作过程中的错误发生率。

（二）建立电子文件安全管理

加强电子公文流转过程管控，利用安全稳定的系统环境，规范与监督對人的行为，全程记录电子文件活动过程中所有重要和有价值的信息，并采用加密技术、数字签名、文档安全、数字水印等安全技术，防范对电子文件存储、传输过程中的非法访问和随意删改，实现电子公文生命周期的全程管理和监控措施，确保电子文件的内容、结构、背景三位一体的完整性和安全性。

（三）确保电子公文的合法性

智能协同办公系统运用中，电子公文常规采用“红头+公章”公文处理模式，用户与电子印章绑定方式，授权用户才有权使用该电子签章，电子公文拟制定稿加盖电子印章进行文本锁定，这种延续传统签字盖章的方法，有效防止电子公文在阅办环节很容易受到人为复制和篡改，确保了电子公文的唯一性、合法性、可追溯性。

（四）明确电子公文权限设置

公文信息资源是企业运行发展的战略资源。企业在确保公文信息安全、方便利用前提下，授权不同级别用户，保障公文信息安全可控。通过控制访问权限、身份认证及权限管理等功能使用，审核与筛选公文访问者，授予其与身份相适应的权限。及时报备公文流转关键岗位人员变动，如电子公文系统的管理员、文书岗位调整需及时更改权限。

（五）保密管理工作贯穿始终

电子公文信息共享与保密管理是电子公文流转的重要课题。电子公文在满足多用户共享需求同时，精准界定公文的共享权限设置，健全安全管理措施和制度，加强信息设备、设施和环境的管理，采取科学的安全防护技术，切实做到专网专用、专机专用，严禁涉密网络连接互联网，严禁移动存储介质交叉使用；同时要加强监督检查和安全检测，及时发现和消除安全隐患，切实防止失泄密问题的发生；在公文流转过程控制上，对公文办理人员操作过程进行全程的跟踪记录，做到公文保密安全常抓不懈，警钟长鸣防范于未然。

五、企业加强电子公文管理展望

根据公司公文流转的实际管理需要和智能协同办公系统应用的深入，加强公文流转过程中公文管理功能，达到清晰友好、功能完善、运行稳定的智能协同办公系统。

（一）适时监控管理公文流转

加强智能协同办公系统全程信息跟踪管理功能，改变电子公文处理工作由“人找事”转变为“事找人”的服务模式，改进公文流转环节系统自动监管功能纠错，提升企业行政办公执行力和工作效率，提高公文管理的时效性和准确性。

（二）文档一體化协同建设

积极推动电子公文的文档协同工作，规范电子公文的整理工作，梳理出电子公文归档的步骤和方法，实现在线或逻辑自动分类整理归档，实现电子公文与档案管理一体化工作。

（三）公文流转效率统计分析

电子公文按阅办部门流转过程中任务环节办理时间，分段统计分析和总体办理时间统计分析，并分析各环节平均办理时间，实现公文按部门、种类、流程节点、流转件次统计和穿透式查询。

（四）提高公文流转的可靠性

智能协同办公系统中电子文件载体本身具有不稳定性，给工作人员工作效率、工作量造成了困扰，每天需对企业全部流转公文逐份进行表单记录、历史记录、电子印章、公文完整性等流转信息核对，利用技术手段进一步提高系统可靠性。随着企业智能协同办公应用的推进，结合企业自身业务发展特点和规律，公文处理工作也迈入了信息化深度应用阶段，不断完善电子文件处理系统，全程记录和监控公文处理流程、状态和结果，促进企业电子公文处理管理更安全高效，更好地为企业管理、生产科研服务，降低办公与企业运营成本，提供对企业的有效管理，规范行为管理模式，提高整体办公效率。

参考文献：

[1]葛爱英，陈宗文.高校公文保密工作的现状与长效机制的建立[J].高教论坛，2011（1）：116-117.

[2]王珂.企业电子公文管理中的问题与对策[J].科技经济导刊，2019（012）：221-222.