（中平信息技术有限责任公司，河南 平顶山 467000）

一、存在问题

（一）建设背景

随着公司不断的发展，公司与外界签订的各种类型的合同数目也在不断地飞速增长，但是多数企业在合同管理方面仍旧采用的还是手工纸质审批、归档的传统模式，从而导致在合同审批流转过程中，相关领导和人员无法及时掌握审批过程中暴露的问题，也导致合同签订后无法做到全面的合同归档台账的跟踪和统计。

因此，为了帮助公司加快信息化建设的步伐，实现对合同管理业务的全流程管理，提高管理效率和资源利用率，保证实现相关业务数据的汇总统计的准确性，建设一套全生命周期的合同管理系统成为当务之急。

（一）现状分析

现阶段，企业合同管理主要采用传统的人工手动管理方式，实时性不强，导致各部门协作[2]，业务流程组建，监控制度执行方面效率低，具体表现在如下方面：

1.文档管理困难

传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。

2.进度控制困难

由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel 管理已很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。

3.信息汇总困难

采用手工或EXCEL 管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确，对于领导的决策时间有一定的影响。

4.缺少预警机制

缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。

二、系统设计

（一）设计目标

合同管理系统是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，为企业提供决策、计划、控制与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台。通过对合同起草、合同审批、合同档案管理、结算管理等业务数据进行集中控制，实现信通公司业务管理部门间信息的高度共享。[3]系统设计的最终目标如下：

1.规范基础数据管理

合同管理系统采用集中的数据管理，可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状。同时，系统提供自定义字段功能，可以为企业实现完整、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑。

2.实现标准化管理和个性化管理的有机结合

合同管理系统通过全局设置和权限分配，可以由公司制订统一采用的管理标准，比如，由公司设置业务单据必填字段，信息录入必须填写这些信息；数据字典可以为某些信息项提供标准的选择项，防止录入人员的录入随意性；设置统一的报表格式，信息输出时可以保证一致性。

3.严格的流程控制

按照管理层次和内控体系要求，合同管理系统在设计时就充分考虑各模块间流程的控制，并根据预设流程自行运转和监控，以事件和流程推动企业合同管理工作的规范运行。

4.为领导决策提供准确及时广泛的信息

利用互联网，领导可以在任何时间、任何地方进入系统，随时查阅与合同管理相关基本信息，准确掌握合同执行现状，并方便地生成各种数据报表或图表[4]。

5.友好的系统界面设计

软件充分考虑到大型企业用户使用面广、人员计算机应用水平参次不齐的现实，在软件的开发上充分体现易用性，用户界面友好，生动，方便易用。

（二）研究内容

系统的主要研究内容包括如下几点：

1.基础管理：基础管理是合同管理系统的后台管理，包括组织机构、权限、角色、用户、日志、审批流程管理等功能。

2.合同起草：系统提供合同示范文本库，用户选择对应的合同范本，填写合同要素并根据实际情况完成合同文本。

3.合同审批：根据公司的业务流程自定义系统中合同审批流程，保存所有的审批意见，帮助评审人员参考，最后打印合同审批单。

4.合同档案管理：管理所有与合同相关的文件，包括合同电子原稿、变更文件、附图等内容，可实现电子文档导入功能[5]。

5.结算管理：提供公司各类合同结算依据，可及时安排资金调度及收回款项。

（三）系统结构图