赵晓娟

（河北省保定市涞源县自然资源和规划局，河北 保定 074300）

一、人事档案管理工作的意义

对于职工个人而言，人事档案可以为流动工作人员提供身份认证，为员工办理职称申报，还能根据档案来推算退休年龄，根据档案中从事有害、有毒的工作性种的工作年限推算提前进入退休。为员工缴纳养老保险、失业保险和医疗保险等，工资也根据人事档案来进行调整，帮助员工提供人事档案相关的证明资料等。人事档案管理工作具备政策性、机密性和专业性的工作特性，所以加强对于人事档案的管理工作非常重要，要及时的解决人事档案管理过程中遇到的问题，人力、物力、财力等方面大力支持，落实好工作目标，把人事档案管理工作做微企业的重要议事日程，才能积极的推动人事档案管理工作的开展，提高人事档案管理工作的管理水平，为管理工作提供更完善的保障。

二、人事档案管理工作的现存问题

（一）思想认识不到位

人事档案管理工作属于企业的内部服务性工作，所以并没有得到相关领导的重视和社会的理解，随着目前《档案管理实施办法》等相关法律法规出台，企业中的各级各部门领导都逐渐树立了档案意识，但是面对新的社会形势，这些简单的认知只是流于表面，缺乏深度理解，没有真正的认识到人事档案管理工作的深刻意义。

（二）管理观念过于陈旧

目前很多企业的人事档案管理工作还在使用传统的管理办法，例如手动式操作，导致人事档案材料储存比较凌乱，另有一部分企业虽然使用了计算机信息化管理，但也仅仅是作为目录管理，并不能通过快捷的方式来提升工作效率和工作质量。传统的人事档案反映出的是职工的家庭情况和社会关系，而对于个人特长。能力技能。工作成绩等情况却体现不够明朗，导致大多数人的信息各条都相似，内容雷同，并不能够从中挖掘出有用的人才信息，为人力资源部门的人才选拔造成了困难。

（三）档案管理工作队伍不稳定

领导是否重视能决定人事管理队伍的稳定程度，企业一般对于人事档案管理工作的态度是用起来的时候重视，不用的时候忽视，得不到真正的支持和肯定，所以导致很多管理工作人员的积极性逐渐丧失，对于档案管理工作仅仅是看管和保护，并没有用创新的眼光来提升工作质量和工作效率，档案管理变成了材料保管。

三、新形势下人事档案管理工作的优化策略

（一）加强企业人事档案材料的严谨性

目前我国社会已经进入了计算机信息化时代，每天工作中都会产生大量的信息数据，对于人才档案的管理也提出了新的要求，企业的人事档案包含有企业员工和干部的履历、升迁、考核、学历、教学培训、专业技能等情况，档案管理人员必须要认真的收集和整理跟人事档案相关的人事资料，保证档案的可信度。在整理过程中，对于不合格的档案资料需要更正和退回，手续不全的人事档案需要装进把材料补齐，保证档案材料的严谨性。

（二）提高档案管理人员管理水平

人事档案材料能够真实的反映出企业的认识情况和人员组织构架，是企业发展的建证，所以对于档案管理工作人员也必须要提高工作要求。首先要培养档案人员的工作认知，充分地认识到人事档案管理的重要性，然后加强档案管理建设，为人事管理配备专业的档案管理专柜，确保防火防盗、防尘防潮。在思想上重视人事档案管理工作，加强管理人员的自身专业素质培养，企业可以定期进行管理工作培训，或者是与其它单位企业之间进行档案管理沟通和交流活动，学习先进的人事档案管理技术，提升企业自身的人事档案管理工作水平。

（三）加强信息化建设

21世纪是信息化时代，网络信息技术和计算机多媒体技术已经越来越深入到人事档案管理工作中，不仅能够提升人事档案资料的输入效率，还有整理和调阅的便利，满足了人事档案管理工作的便利程度，节省了存储空间，避免了因为纸质档案而出现的丢失和损坏等情况，保证了档案保存的安全性，也同时方便了档案的调取和阅读的快捷。通过建立信息化的人事档案们能够帮助完善人事档案管理体系，首先是实现了人事档案管理的信息化数据化，提高了人事档案的利用效率，既能够长时间的有效保护档案资源，减少了丢失和破损，二是数据化的人事档案更加方便保存了传阅，实现了网络化、信息化、资源化，实现了人事档案信息的穿越和共享的便捷。

总之，随着我国社会经济的不断转型和发展，企业的不断发展壮大，进一步的加大了企业内部人事档案管理工作的压力，针对这一现象更要充分地认识到人事档案管理工作的重要性，有效的开展人事档案的归纳、整理和保存工作，实现人事档案能够有序的保存和共享，实现档案在企业管理中应尽的责任，提高了人事档案管理的规范性和科学合理性。21世纪新社会是人才需求社会，只有提高认识当那管理水平，采取新的管理模式和管理思维，才能加强企业的人才资源储备，最终实现提升企业经济效益的目标。