■ 黄文燕

自从信息革命以来，人们越来越重视大数据处理技术，电子信息技术也在越来越多的领域得到广泛应用，给企事业单位的管理和发展带来了极大的便利。现在越来越多的企事业单位开始重视电子档案管理这项技术，普遍应用电子档案管理系统，不仅提高了工作效率，而且也减少了许多不必要的劳动力的消耗，工作人员查找信息资料更加高效，同时有效促进了企事业单位在现代化社会激烈的竞争中依旧处于领先地位。

一、电子档案优势

（一）提高工作效率，减少环境污染

传统档案主要是以纸张为载体、以文字记载为主，档案书写对纸质材料的要求非常高，必须是能够抗腐蚀、质量好，不易老化破损，在当今大数据时代，信息的急剧增长，想要做好档案的应归尽归和精细化管理，如果沿用纸质材料为档案的载体，必须需要大量的纸质材料，这些纸质材料要砍伐大量的树木来制作，造成对环境的破坏和污染，形成一种恶性循环。而且传统档案的管理方式需要大量的人力物力财力才能保证档案管理的顺利进行，工作人员的劳动强度非常大，而且归档质量因工作人员素质影响，会参差不齐，归档和整理工作枯燥乏味。对于企事业单位来说，科技档案是单位档案的重要组成部分，反映了单位科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行维护等，多年积累下来的纸质档案数额巨大，管理起来难度也非常大。目前信息技术的发展为档案管理工作效率的提升提供了有力的技术条件，从全国档案工作发展趋势来看，电子档案“单套制”管理在我国已经开始推广，档案归档不再是传统方法，而是运用现代网络体系，利用信息处理手段即电子档案管理，减少管理人员许多不必要的工作负担，是提高工作效率的重要手段。

电子档案管理系统在信息查找时，即使是在百万、千万级的数据库里，也能够快速完成检索，企事业单位如果在档案管理中应用电子档案及其管理系统，可以极大地提高信息检索能力，方便企事业单位档案查询、利用，为创新企事业单位的管理体制、促进企事业单位的发展提供档案依据。电子档案及其管理系统的优势不仅体现在检索效率上，更重要的是弥补了传统档案管理的不足。如文件收集不齐全，在归档整理工作完结后发现，在这种情况下，依照传统档案手工管理的方式，只能人工对档案实体重新编制档号，但是对电子档案，可以利用电子档案管理系统，通过档号编制、整理等功能自动进行档号的重编制。与纸质材料的档案比较，电子档案更符合绿色发展的要求，可以反复复制利用，且不需要纸张去记录信息和传递信息，如医院的电子病历、电子化验单等，患者可以通过互联网访问医院有关信息平台去获取，大大节省了纸张和患者的交通出行，节省了保存纸质档案的物理空间，大大减少了碳排放，形成了高质量、便于分析和溯源、利用的医疗大数据。在节约了大量的人力、物力、财力的同时，真正切实有效地提高了企事业单位档案管理的工作效率。

（二）存储空间大，档案提供利用精准便利

在大数据时代，数据存储技术不断发展，提供的存储空间、存储介质和存储方式也在不断发展，目前现代企事业单位的电子档案常用的存储媒介有硬盘、磁带、光盘、移动存储设备、网盘和云盘等。存储介质的存储容量的基本单位是字节（Byte），但由于目前存储介质的容量都很大，因此常用KB、MB、GB 以及TB 作为存储容量的单位。如1024GB 相当于一家大型医院中所有的X光图片，1TB 可以容纳一个中型图书馆的所有藏书，200TB 可以容纳一个市级档案馆的各类馆藏档案数据。数据存储技术为电子档案提供的存储空间大，且易于分类管理，1 个机房空间便可满足多个传统载体档案的数据存储和管理。

在传统档案管理模式中，利用者想要利用档案，通常是在一卷档案中搜索自己想要的信息，有时会不可避免的看到超出利用者利用范围或是涉密档案信息，档案信息安全有隐患。在这一方面，传统的档案管理很难适应当前社会对档案管理的精细化、科学化要求。电子档案的应用，使档案不再受卷、件实体的局限以及地域的限制，如涉密档案与开放档案可以通过电子档案管理系统进行分类管理和利用，档案提供利用更为精准，档案管理人员授权利用者可利用的档案信息可以指定到件、页甚至是到每一行。在这种模式下，利用者在异地就能够利用档案，且利用者能看见的只能是自己想要利用的信息，在一定程度上提高了档案的保密性，档案服务更加高效、精准。

（三）降低人工失误，提高归档质量

电子档案主要包括传统载体档案数字化副本以及办公、业务系统产生的原生电子档案等。随着信息技术的发展和普遍应用，电子档案“单套制”管理的推行，原生电子档案已成为企事业单位档案的主要组成部分，电子文档、电子邮件、电子账单、CAD 文件等等。传统档案管理的模式中，一个单位的档案室可能有多个管理人员，不同的管理人员对档案管理标准的理解不同，所以呈现出来的档案归档质量参差不齐；也可能有相关部门人员档案意识不强，没有对本部门的档案做到应归尽归，档案有缺漏情况。但在大数据处理时代背景下，电子档案从其产生的源头开始，各单位可以依据本单位的归档范围和归档要求，对办公、业务系统产生的电子文件及其元数据，依照国家或行业标准设置相关系统自动采集、接收、校验和检测等功能，系统依据设定好的归档规则自动进行电子档案的分类、划定保管期限、组件、排序、编号等。由计算机程序运用统一的数据处理方法，降低了人为判断的失误率，从源头抓起的归档工作确保了档案的应归尽归，档案归档工作就变得省时省力且快速高效，归档质量大大提高。

二、电子档案在企事业单位应用中可能会遇到的问题及措施

（一）安全问题

不论传统载体的档案或是电子档案，档案安全是我们在应用档案管理时必须要着重考虑的首要问题。电子档案在其为企事业单位的运行带来便利的同时，因为其特有的灵活性和简易操作性，也增加了档案数据的可改动性。而且电子档案管理依托网络为媒介，容易受到网络攻击，也因为电子档案特有的多次复制特点，容易造成档案数据的流失和泄漏。

针对安全问题，可采取以下措施：

1.不断完善档案信息管理技术。电子档案管理系统要对不同的业务系统产生的数据进行整合，使档案数据处理统一集中进行以确保档案信息的正确处理，定时升级与更新管理系统，在运行过程中逐渐弥补系统的不足。

2.开展档案信息系统安全保障体系建设。电子档案管理系统要按照国家有关涉密信息系统分级保护或信息系统安全等级保护规范要求，规范开展安全保障体系建设，实时监测服务器的运行状态，提高对电子档案和管理系统的防护措施，定期升级杀毒软件以避免感染病毒......等等。

3.开展电子档案的异质异地备份。将存入电子档案管理系统的电子档案转换为符合长期保存要求的存储格式，根据数据重要程度选择在线、离线等不同的备份方式，采用光盘、磁带、磁盘等不同的备份介质，定期检测电子档案的安全。

这些措施都能够维护好电子档案的安全，提高档案管理人员的安全意识，是真正确保电子档案的管理质量的有效措施。

（二）规章管理制度问题

由于大数据处理兴起时间尚短，即使有一部分企事业单位的领导人员了解到电子档案管理的优越性，在企事业单位内部开始运行，但是毕竟之前还未应用过这项技术，在企事业单位内部并没有形成一套完整的、标准的电子档案管理规章制度体系，使得内部工作人员在工作过程中因没有规章制度可依据而遇到各种各样的问题。例如，因为未制定电子档案的归档范围和归档标准，难以断定电子文件数据收集是否完整及正确，常常要花费更多的精力从更多的方面来收集信息，然而不可避免地出现收集的许多电子文件不属于归档范围，或是电子文件不符合归档管理要求。因缺乏电子档案利用管理的制度，企事业单位一些工作人员无法确定自己拥有的或者能查看到的电子档案能否传输、下载，企事业单位内部档案管理和利用处于无序状态、共享性差。因此，企事业单位要开展电子档案的管理和应用，必须把建立健全一套完整的规章制度作为必要措施：

1.制定电子文件归档管理制度。明确各类电子文件的归档范围、归档流程、质量要求等，确保电子档案的应归尽归，数据质量符合电子档案长期保存要求。

2.制定电子档案利用管理制度。对档案利用权限、利用审批流程、提供利用的电子档案管理责任和义务等进行明确。

3.制定电子档案安全与保密制度。对电子档案的保密管理、信息发布审核、数据移交与接收、数据备份、系统运行维护等工作依规管理。

此外，从单位领导层面抓电子档案管理规章制度的建立和落实，能够进一步提高电子档案管理的地位，使相关工作人员真正的重视，学会用电子档案来管理信息和数据。

（三）人才问题

国家重视对人才的培养，电子档案的管理和应用同样需要培养高素质的专业人员。国家档案局把人才保障列入数字档案馆（室）建设内容，要求单位结合业务实际，积极开展档案部门人员的业务技能、信息化技能的培养。现阶段，企事业单位的档案管理人员业务技能普遍单一，很多工作人员仅仅只会传统载体的档案管理，计算机方面只会基本的计算机操作，职业素质、信息处理能力都有待提高，信息化技能普遍达不到电子档案管理的要求。正是因为工作人员能力的良莠不齐，使得企事业单位推动电子档案应用工作遇到许多阻碍。因此为了推进和加强电子档案应用和管理，必须培养一批具有良好的理论知识能力、实践操作能力、有责任心的管理人员，只有培养真正的既懂档案管理业务又懂计算机的高技术人才，才能从根本上解决企事业单位应用电子档案中遇到的问题与挑战。

企事业单位要解决在电子档案应用过程中高技术人才缺失的问题有以下两个方面的建议：

1.吸收引进优秀的技术人员。开展档案和信息化方面的人才引进，这些人才可以是来自各大高校的学生，也可以是国外的人才。

2.定期开展培训课程。企事业单位充分利用自身资源，有针对性地对单位内部相关工作人员进行档案、信息化技能培训，提高工作人员的整体职业能力，创新信息管理化技术，打造一支具有高水准的技术队伍，为电子档案在企事业单位的推广应用提供技术支持。

三、结束语

在国家越来越重视科技发展的大背景下，大数据处理手段只会在更多领域得到应用，企事业单位应该要有敏锐的嗅觉，应用电子档案管理系统，实现档案信息电子化，信息检索快速化。同时在企事业单位内部应用电子档案管理，尤其是在至关重要的信息领域，在应用之初，为避免运行后期出现不可控的问题就应该成立一套具有参考价值的电子档案管理制度，使档案管理工作人员的工作变得有理有据，简洁高效。