■ 高小丽

高校档案信息化建设是新时期档案信息化建设的重要组成部分，是全面提升高校档案服务工作的有力抓手，同时也是档案服务高校全面工作的信息支撑的重要途径。近年来，档案管理部门作为查阅档案、信息公开的窗口，其重要性不断提升，信息化建设也在稳步推进，现将档案信息化建设中存在的一些问题进行探讨和思考。

一、当前档案信息化建设的重点

加强新时期档案信息化工作是国家档案局对机关、人民团体、高等院校及企事业单位等在档案管理工作中提出的必然要求。根据2002年国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》之后，档案信息化建设在全国各类档案馆（室）中蓬勃开展起来。国家档案局、教育部2008年联合发布《高等学校档案管理办法》高校档案信息化工作也随之逐步开展起来。档案信息化是指档案管理模式从以前档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息形式向社会提供服务为重心的转变过程。

档案信息化建设是一项庞大的系统性工作，其中包括档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设。高校档案部门的主要工作是：基础设施建设和档案信息资源建设。基础设施建设主要是建立档案管理软硬件系统，档案信息资源建设主要是输入目录，建立目录数据库。做好这两项最基本的工作，为将来进一步开发档案信息资源打好基础。

二、高校档案信息化建设的现状

新时期高校档案信息化建设发展是高校领导必须关注的一项重要工作，同时对高校教学和科研工作将起到有力的推动作用。随着社会发展，高校扩招，基础建设、设备投入都迫在眉睫，需要大量资金投入，与此同时档案工作信息化开展的前期建设到后期维护，都需要大量资金投入是高校档案信息化建设工作面临的巨大困难，此外，一些高校对档案的重要性认识不到位，缺乏足够的重视。

三、高校档案信息化建设中的问题和建议

（一）加强档案信息化管理工作力度，规范档案信息化管理

目前在档案信息化建设过程中，各个单位根据实际情况，选择符合自己所需的档案管理系统软件。高校在选择使用档案信息化软件管理系统时要根据实际情况采购使用自己的管理软件。有的高校对档案管理投入经费有限，选择价位低的软件，因此系统功能存在很大区别和限制，有的只能输入目录，全文录入等功能欠缺。有的功能不完善，输入目录时字数有限制，如果哪条目录特别长，那么超过定长的部分不能存，输入时超过定长也没有提示，存储时只能存一部分，致使目录数据不完备。按卷归档的档案中，案卷文件目录上的总题名和案卷目录的题名是相同的内容，有的软件却不能把这两者的联系体现出来，输入完案卷目录后，输入案卷文件目录时，还得重输一遍本来相同的内容。软件存储的格式也相差很大，将来在接收时，可能有的软件的格式独特，不能转化。即使能够通过文本文件中转来实现转化，但数据的格式会丢失，新的软件接收后，或者会发生混乱，或者数据不全。如果档案管理软件有一个统一的标准，接收电子目录时，就不会发生难以转化或无法接收的问题，而且功能也会比较完备，实用性强。否则，花了很多年输入的目录，将来无法使用，只能是浪费大量的人力、物力和财力。

（二）提高对电子文件管理与归档工作重要性的认识，确保档案信息化建设工作的有序推进

随着办公自动化的推广，在高校各部门、科室的工作人员在起草文件的过程中形成了电子文件，但很多高校的电子文件没有按部门、科室及时收集整理，等到次年归档时，有些单位的部门、科室电脑中的电子文件不齐全，还有不少因为各种原因，如重装电脑系统而丢失。有的高校的档案工作人员也只顾实物档案的归档，不及时收集各部门、科室的电子文件，时间一长，很多电子文件都找不到了。当前随着高校OA 办公自动化系统的全面普及，近年来特别是在OA 办公自动化系统中产生的文件资料和所有教学、科研工作中形成的电子文件，没有按照电子文件归档要求归档，导致纸质档案和电子档案双套管理没有达到标准化、规范化。为了适应新时期高校档案管理标准化、规范化、制度化、科学化的有序推进，确保做到查阅利用快捷和信息数据安全，服务全校工作有序推进，切实要加强电子文件收集整理，规范高校档案信息化管理工作：一是及时对OA 办公自动化系统进行升级改造，增加档案信息化模块，对有效储存电子文件将起到基础性信息支撑。二是在高校信息化建设中加强内部局域网建设工作，对信息资源共享和查询利用服务将起到方便快捷准确的服务。三是加强高校档案和信息安全管理力度，确保对实体档案和电子档案进行有效管理，使用计算机端口、U 盘光盘硬盘等加强保密和异质备份管理工作，完善信息化管理的检查登记制度，确保档案信息安全。四是加强高校档案信息资源体系建设。对OA 办公自动化系统、局域网在使用过程中的电子档案，要严格执行国家对电子档案管理的有关规定。管理好档案信息、使用好档案信息、开发好档案信息、利用好档案信息，从而达到了电子档案在高校档案管理工作中发挥重要作用。因此提倡建立文书、档案一体化办公系统，制作的文件及时自动归档。在条件达不到的情况下，加强对行政工作者的培训，提高其档案意识，自觉保存电子文件，及时归档。

（三）提高档案信息化建设的认知度，确保档案信息化工作健康全面发展

新时期高校档案信息化建设工作，领导重视是关键，落实任务是前提，加大投入是基础，完善制度是保障，还要加强继续教育培训工作，不断提高档案管理人员的业务能力和水平。近年来，有的高校基层档案管理人员认为要走档案信息化之路，将来纸质档案就没有多大用了，不需要精心整理，也不重视档案抢救和收集实物档案、特色档案。作为高校综合档案馆（室）建设工作，从传统的文书、会计、人事、学籍和科技档案以及照片、声像、实物档案管理中，根据新时期档案管理的新要求结合新修订的《中华人民共和国档案法》，研究制定结合高校现代化档案管理模式，要运用新方法、新途径把档案信息化建设工作列入高校综合管理的重要议事日程，加大经费投入，结合国家对档案信息化建设标准，积极开展高校档案馆（室）创建国家级数字档案馆室工作，进一步规范高校档案信息化建设工作。依据国家电子档案规范标准，加大对档案馆室（馆）藏档案数字档案加工工作，结合新搭建的档案信息化管理平台，充分完善电子文件档案归档工作。

高校档案信息化建设工作是新时期档案管理的必然要求，也是我国在推进信息产业，云计算、大数据发展的必由之路，所以说提升认知度是高校档案信息化建设的“敲门砖”。完善健全规范化管理和高校达到国际化标准示范院校，提供了有力的信息服务，为全面打造一流高校，将起到有力的推动作用，同时，为开创新时期高校科学化、标准化、规范化管理工作奠定良好基础。