文·张媛媛 付新航 韩艳平 章岸婧

一、引言

当前，我国正处在业务模式重构加快、新旧动能转化加速的数字化转型时期，全球疫情的常态化加快了“新基建”政策的全面布局，为我国城市轨道交通建设指明了发展高速化与建设智能化的方向。据统计，截止到2019年底，我国内地累计有40个城市投运城市轨道交通线路6736.2公里，60多个城市正在开展城轨道交通规划、审批等前期工作[1]。我国轨道交通事业进入发展快车道，进而对轨道交通档案管理工作提出了更高要求。“城市轨道交通建设，正在中国大地几乎所有的省会城市及二级城市全面展开，工程项目投资大、规模大，产生的档案数量大、速度快”[2]，过去效率低下、成本过高的传统档案管理模式已难以满足现行工作需要。面对新形势，一些城市进行了较为成功的探索，如北京地铁设计研究所自行研发了地铁科技档案管理系统，促进了地铁档案管理的自动化[3]；广州地下铁道总公司制定了档案信息化制度体系，建立了档案一体化管理平台[4]。但总体而言，我国大部分城市轨道交通档案的信息化程度仍比较低，许多城市轨道交通集团的档案工作还是以纸质档案管理为主，轨道交通档案信息化建设任重而道远。如何抓住新形势下的历史机遇，推动档案工作跟上轨道交通行业发展步伐是一个亟待思考和应对的问题。基于此，本文从阐述新形势下轨道交通档案管理信息化转型的必要性出发，调查并分析了轨道交通档案信息化建设存在的问题，以探求可行性策略来加快轨道交通档案信息化建设。

二、新形势下轨道交通档案管理信息化转型的必要性

（一）应对传统轨道交通档案管理方式变革所需

在信息技术蓬勃发展的数据驱动型社会，轨道交通集团管理和业务工作的内容、形式与成果的数字化比重快速增加，档案管理手段与方法亟待变革。一方面，传统档案管理方式的弊端已经显露。依靠人工对纸质媒介进行信息录入和存储，难以得到足够的人力、物力倾斜而做到标准化管理，容易造成档案损毁、信息丢失、工作效率低下。而且传统档案管理模式侧重后端管理，大量资料在建设单位、施工单位、监理单位等相关部门之间来往，易脱离档案部门掌控，使档案管理工作一直处于被动状态。另一方面，新形势呼唤新的档案管理方式。当下数字技术设备广泛应用于地铁工程项目规划、勘察、建设到验收的完整过程，产生的海量档案信息需要在项目完成后短时间内实现归档、存储。同时在新基建政策语境下，新一代信息技术如5G、人工智能等将深度融入轨道交通建设，未来轨道交通档案信息的复杂性、多样性将大大提高。

（二）提升轨道交通档案资源开发利用能力所需

对于集团而言，轨道交通档案信息化有利于企业业务工作的顺利开展，提高轨道工程检查、工程审计、工程结算、业务查考等诸多事务的工作效率。如轨道工程档案在线上平台实现集中整合后，能更方便地用于线路开通前的安全检查，帮助集团及时进行风险评估、管控和排除。对于社会而言，运用信息化手段激活轨道交通档案资源并向社会展示，能起到科普地铁知识、提高社会认同的作用，能“使大众增加对地铁建设艰辛过程和运营安全管理及服务的理解，认识地铁对于完善城市功能的重要性，从而给予地铁更多的包容和支持”[5]。对于国家而言，轨道交通档案作为国家档案资源体系的重要组成部分，必须纳入国家档案库中[6]，对轨道交通档案进行信息化、标准化、数据化加工则是移交的必要前提。因此，有必要通过信息化手段在轨道交通档案资源和企业、社会与国家利用之间搭起桥梁，发挥出轨道交通档案所蕴含的巨大价值。

（三）推动信息共享以助力城市数字生态圈构建所需

目前我国智慧城市建设不断推进，其中智慧交通作为搭建智慧城市的重要环节，已进入网络化发展阶段。2019年9月我国发布《交通强国建设纲要》，指出要“建设城市群一体化交通网，推进干线铁路、城际铁路、市域（郊）铁路、城市轨道交通融合发展”[7]。疫情期间，上海地铁利用信息化、智能化手段，联合相关单位成立“疫情防控大客流对策部”，在持续的信息共享中取得了疫情防控和安全运营的双重胜利[8]。打破轨道交通的信息壁垒，实现轨道交通数据流通共享乃大势所趋，档案信息自然也包括其中。在微观层面，轨道交通档案信息化能为业务系统内的信息共享提供基础支持，推动轨道交通运营单位内部的全面互联和集约整合。在中观层面，整合区域内轨道交通档案数据，能促进行业系统内轨道交通档案信息跨部门、跨地区合理利用。在宏观层面，轨道交通档案信息并入数字城市生态圈，能为智慧城市的决策过程提供整体性的参考价值。

三、轨道交通档案信息化建设现状与问题

笔者团队于2020年5月至6月对全国11个城市轨道交通集团档案管理情况进行了网络调查。调查显示，各轨道交通集团档案部门成立的时间平均为6.9年，档案部门间的馆藏量差距较大，最高的为深圳地铁的23万卷、最低为沈阳地铁的2.5万卷。分析各集团档案信息化建设可发现，大部分城市轨道交通档案信息化管理工作尚处于起步阶段，不少集团的档案信息化制度仍是空白，档案信息化实践集中于纸质档案数字化加工、扫描等重复性劳动环节。在调研分析的基础上，笔者团队以济南轨道交通集团的档案资源管理和发展状况作为重点考察对象，总结出轨道交通档案信息化建设过程中的诸多问题，主要表现在以下方面：

（一）档案信息化制度规范欠缺

许多城市在轨道交通建设的一开始并没有考虑档案收集管理问题，直到大量管理类、业务类实体档案资料堆积，才“倒逼”出档案整理意识，这样被动的档案管理思维也反映在档案制度建设中。在制定档案制度规范时，轨道交通集团重视对工程文件实体的分类整理、竣工验收、移交归档，而没有预判到信息技术进步、项目工程推进和企业未来发展过程中对档案信息管理和利用的需求，造成档案信息化制度规范或是缺失现象严重，或是内容的发展性不足；重视参考其他地方的制度和做法，而没有从加强前端控制、推动全程流程管理的角度制定适宜本地建设情况的档案信息管理制度，导致档案信息化制度规范未形成系统的管理体系；重视总体层面的档案信息化要求，而没有考虑到数字化转型时期诸多复杂因素对档案工作实践标准化、细节化落实的影响，导致档案信息化制度规范深入程度不够，标准要求与实践工作脱节。

（二）档案信息资源建设不完善

在目前的管理实践中，轨道交通档案资源建设存在以下问题。首先，档案资源数量不达标。在档案形成过程中，数据资料流散在参建单位，赶工期遗失资料、工程变更修改图纸、相关单位查阅资料都会带来档案散失的风险，等到项目验收审阅时再在从计算机上打印重要档案资料的情况时有发生。其次，档案资源质量不达标。在轨道交通建设过程中，一些文件会采用复印的方式提供各方利用，致使后期整理时将复印件当作原件归档。而且，各单位移交的档案质量层次不齐，缺乏规范性，例如一些报告文件的责任者签名、盖章处出现涂改现象，区间修复台账缺少具体的时间等。最后，数字化资源管理重视程度不够。对于轨道交通工程建设中产生的大量电子、图片和声像文件，需要档案部门在关键业务节点介入从而保证相关档案顺利收集。但目前各单位接收、管理数字资源的意识不够，数字资源的质量格式、运行环境也有待统一。

（三）档案管理工作流程不规范

城市轨道交通工程建设具有参与单位多样，施工节点较多，施工周期较长的特征，造成对档案管理流程的管控存在较大难度。第一，档案管理与工程建设难以保持同步。由于各参与单位的档案工作人员不重视收集、保管项目建设关键节点产生的档案，过程管控难以落实，导致档案管理工作无法达到预期目标。第二，档案部门的权责划分较为模糊。出于单位重视不够、节约资金投入等原因，多数轨道交通集团缺少档案权责清单，档案管理人员大多身兼数职，难免出现失误。各施工单位、职能部门的档案工作权责不清还容易造成拖延归档、不愿移交和推诿扯皮现象。第三，档案数字化工作流程不够深入。目前轨道交通集团档案数字化工作环节主要集中在纸质档案扫描上，尚不具备对档案信息数据深入挖掘的条件。电子档案管理系统的功能不齐全，也成为制约档案管理信息化转型的阻碍。

（四）工作人员档案专业水准欠缺

档案工作人员是轨道交通集团档案管理实践和信息化发展建设的基础保障。根据团队调查，全国11个城市轨道交通集团的档案人员平均配置17人，兼职人员多于专职人员，其中有档案学科背景的专职人员约2人，仅占11.7%。轨道交通集团的档案工作人员以工程类专业背景居多，一些档案管理人员直接从其他工程岗位被抽调过来，当工程收尾后，又撤离并入新的岗位[9]，档案工作队伍流动性过强。部分兼职人员虽然负责档案管理工作，但缺少足够的档案专业知识和档案保护意识，还有一些工作人员熟悉传统的档案管理理论和方法，不懂档案信息化管理的理念和技术。总体而言，轨道交通集团档案工作人员的专业能力和信息素养的不足，一定程度上限制了其积极推动轨道交通档案管理集约化、信息化发展的动力和热情。

四、轨道交通档案信息化建设策略

（一）制度先行，建立健全档案信息化规范体系

建立适应集团标准化建设、符合集团可持续发展的档案信息化规范体系，首先应从《中华人民共和国档案法》《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》等国家法规标准以及广泛调研经验出发，结合轨道交通集团发展实际情况，构建集团档案管理规范化框架。其次，深入到具体工程档案形成、收集、整理、数字化、利用的业务实际中，明确电子档案的归档流程，制定覆盖轨道交通档案综合管理、专业档案管理和信息化的全过程管理规范，逐步实现轨道交通档案信息化制度体系在宏观导向和微观操作层面的统一。目前，济南轨道交通集团基于整体性、规范性原则，正在从档案规章、档案管理、档案信息化与专业档案四个方面进行企业档案制度体系的全面布局建设，其中针对信息化的具体要求，制定了一套涵盖档案数字化、电子文件管理、档案管理系统三大内容并贯穿信息化业务活动始终的操作规范。

（二）数字建设，推动实体档案资源数字化整合

强化轨道交通档案信息资源建设，不仅要实现实体档案资源集中整合，更要注重数字化档案资源的积累和管理。对于实体档案资源建设而言，建设单位可通过签订合同、编制建设须知等形式与参建单位明确形成文件的数量、格式等规范性特征，提前说明归档要求，给出参照样本。档案部门要提高工作敏感度，重点关注工程建设中的关键环节，对档案资料的去向做到“心中有数”，及时收集、整理重要的档案原件。对于数字化档案资源建设而言，档案部门要加快实体档案数字化进程，逐步实现实体档案与数字化档案一一对应。其次，根据“存量数字化、增量电子化”的信息化战略，规范电子文件的文件格式和运行环境，积极推动数字化归档早日实现。最后，整合企业数字化档案、电子文件和辅助性资料形成数据库，真正改变轨道交通集团档案资源分散、孤立的局面，将档案资源池转化成支持企业科学决策和流程再造的智库。

（三）管理跟进，优化档案管理流程和管理体系

要为轨道交通档案信息化建设铺平道路，还需要在梳理清楚集团业务流程和档案形成链路的前提下，逐步优化档案管理流程和管理体系。首先，明确多方管理职责。建设单位、监理单位和施工单位是轨道交通管理中最重要的三方主体，可以通过建立项目档案工作领导小组，将档案管理权责写入工作计划等方式，落实各方责任和义务。其次，建立内外结合的质量管控机制。档案主管部门提前介入业务开展过程，做到“提前培训、中间检查、竣工归档”[10]的全程跟踪管控。监理单位定期跟进轨道工程的重要建设节点，保障重大项目对接和档案的顺利移交。最后，构建纵横交错的沟通管理网络。集团档案部门、众多参与单位和验收单位可以搭建信息沟通平台，及时记录和反馈轨道工程中档案的传递、变更情况，方便业务与技术、上下流单位之间的沟通交流和监督指导。

（四）技术支撑，积极构建档案信息化管理平台

建立与联通轨道交通档案信息化管理平台是加速轨道交通集团信息化进程，建设集约型、智慧型企业的重要手段。首先，集团要加大信息化的资金投入，完善信息基础设施建设，如构建集团局域网、配备计算机硬件设备和档案管理软件等。其次，深度融合区块链、人工智能、云服务等新兴技术成果，创新升级档案数据管理系统，不断完善业务指导、流程跟踪、档案传输、智能分析等系统功能，实现工程业务流、档案信息流双合一，提高轨道交通档案协同共治、信息共享、动态监管的能力和水平。最后，推动档案管理系统与财务系统、审批系统等其他信息系统的互联互通，实现轨道交通档案信息管理平台的一体化建设。只有各城市轨道交通集团都行动起来，加快建设档案信息化管理平台，才能最大程度地实现区域和国家层面轨道交通档案信息的共建共享。

（五）人才培养，打造档案信息化建设人才梯队

要优化目前轨道交通集团档案管理的人才结构，需要打造一支兼具轨道工程知识和档案专业素养，还掌握现代信息技术的档案人才队伍。对于已有的档案管理人员，要强化其档案素养和档案意识。建议将档案人才培训纳入集团年度计划，制定包括档案法律法规、档案管理基础、档案系统应用等知识在内的教学大纲。培训形式除了邀请专家学者来现场讲课和研讨，还可以充分利用网络资源和信息化平台，让员工利用工作生活中碎片化时间在移动终端上自主学习。对于人才结构不合理的现状，轨道交通集团可以与周边高校建立合作机制，获取专业的指导意见，实现人才的点对点输送。同时，招聘要求适当向计算机技术、信息系统运维方向倾斜，提高信息技术人员在档案人才梯队中的比重。最后，轨道交通集团要明确从事档案管理的薪资待遇、发展空间和福利，留住档案管理人才，保证档案人才队伍的相对稳定。

五、结语

在以数据驱动治理、技术引领变革为基本特征的新形势下，只有运用新技术、新理念，实现包括制度体系、档案资源、管理流程、信息平台、人才结构各个方面的统筹优化，才能发挥出轨道交通档案管理信息化的巨大优势。需要注意的是，信息化的时代浪潮仍在不停推进，探索轨道交通档案信息化管理的方式方法也是一个持续的过程，需要企业以足够的档案意识抓住发展机遇，应对管理实践中涌现的新问题、新挑战。