文/郭小卯

科学、规范的办公室档案管理是企事业单位不可缺少的基础性工作。本文针对办公室档案管理工作重视不足、质量效率较低、业务能力不强等问题，提出了有效的改进措施，目的是为了促进办公室档案管理工作的发展

办公室档案管理工作对单位的正常运行非常重要，提高办公室档案管理工作效率，可以进一步促进单位运行的高效有序。随着信息技术不断更新，构建办公室档案信息化管理系统，可以有效提高档案管理水平。所以，如何提升办公室档案管理工作效率值得进一步研究。

一、办公室档案管理工作的现状及问题

1.办公室档案管理制度不健全完善

首先，由于各单位对办公室档案管理工作重视程度的不同，也导致相关制度的不健全完善。即便有较为完善的管理制度，也做不到严格执行，档案管理工作规范性和安全性都不高。其次，流程设置不合理。办公室档案管理标准严格且流程较为繁琐，导致实施时将流程简化，简单编号后随意放置储存，档案利用率低。再次，档案资料丢失泄露时有发生，安全问题成为档案管理的首要问题。

2.办公室档案借阅程序过于复杂

借阅档案资料的程序比较复杂，从申请提取档案到拿到档案需要层层审批，不到万不得已，大部分工作人员都不查阅原始档案资料。过于复杂繁琐的借阅程序阻碍了原始档案资料的利用，影响了办公室档案管理工作的发展，失去了花费大量精力财力保管档案的价值。

3.办公室档案管理工作人员专业素质偏低

由于各单位对办公室档案管理工作重视程度不够，也导致档案管理人员对自身要求偏低。不重视档案业务知识的学习，加之工作状态松散，导致了档案管理工作随意无序，出现了收集整理不统一规范，存放保管无规律，查阅利用四处寻，归还档案不及时等现象，更有甚者造成机密档案文件的丢失，这些既严重影响了办公室档案管理工作规范化、标准化实施，也影响到了单位各项工作的正常开展。

二、提高办公室档案管理工作效率的对策

1.强化相关人员的档案管理意识

出现上述问题的根源在于单位领导和档案管理人员缺乏档案意识，没有认识到档案工作的重要性。所以，必须从强化相关人员档案管理意识着手，无论是领导还是档案管理人员，一定要转变思想观念，深刻认识档案管理工作的重要性，落实好档案管理工作的相关职责，通过制度规范和提升办公室档案管理工作的效率。

2.建立健全办公室档案管理制度

不同单位办公室档案管理工作的内容和特点都是不同的，在建立办公室档案管理制度的过程中，要结合自身需求和实际情况，有针对性地从档案资料的收集整理、归档保管、查阅利用等方面建立起完善的档案管理各项规章制度。制度要将责任落实到人，做到奖惩分明，具有可行性，避免流于形式。通过一系列规章制度的贯彻执行，来推动办公室档案管理工作的规范化运行，确保档案资料的安全完整和作用的有效发挥。

3.提高办公室档案管理人员专业素养和业务能力

办公室档案管理人员自身专业素养和业务能力是影响档案管理质量与效率的直接因素。要将提升管理人员的工作能力作为工作重点。首先，要定期组织办公室档案管理人员进行学习，学习内容包括档案法律法规、行业标准、管理规范、计算机信息技术等相关知识和先进的管理理念和方式，为档案人员胜任工作打下坚实的基础。其次，要在实际工作中多开展业务交流和参观学习活动，取长补短，正确认识自身不足，积极改进提高，努力在实践中提升档案人员的专业素养和业务能力。

4.利用现代信息技术构建信息化档案管理体系

利用现代信息技术开展档案管理工作是提升办公室档案管理效率极为有效的对策，也是档案管理发展的趋势。首先，要利用现代信息技术建立档案管理系统平台，对电子档案进行储存和管理。其次，要对传统的纸质档案进行数字化加工，为实现信息化管理创造条件。第三，要借助档案管理系统中的应用软件，将档案中的关键词和关键信息进行录入，在录入过程中要认真核查信息的真实性和完整性，这样既为下一步单位建立数字档案室奠定了基础，也为以后方便快捷地查阅利用档案创造了条件。

总之，提高办公室档案管理工作效率，能够促进单位整体工作的顺利开展。单位领导和档案人员要增强自身责任意识，在完善制度建设的基础上，充分利用现代信息化技术做好档案信息化管理工作，推动办公室档案管理工作再上新台阶。