文/徐 慧

企业档案管理是企业管理的重要构成部分。企业档案管理水平的高低在一定程度上影响着企业的经营管理活动。做好企业档案归档整理和保管工作是提升企业经营管理水平的前提和基础。本文简要阐述了企业档案管理和归档整理工作规范化的主要方法和技巧，目的是为了提升企业档案的管理水平

企业档案是企业在生产、经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的信息资料。这些档案资料对于企业的经营管理活动具有一定的指导意义和利用价值，而档案资料作用和利用价值的发挥前提是档案规范整理和保管，这就涉及到档案分类整理的方法技巧问题。在当前形势下，如何做好档案资料的分类整理和有效管理是企业档案管理人员应当着重思考的问题。

一、企业档案管理归档工作规范化的主要方法

1.完善企业档案管理归档工作的规章制度

随着现代信息技术的快速发展，企业档案管理的硬件条件得到了改善，为更好地开展档案工作提供了便利，同时不断增多的档案种类和利用需求又对企业档案管理提出更高的要求，企业档案管理的方法迫切需要在改革创新、与时俱进，达到科学规范。为此，企业领导和档案管理者应从自身档案管理工作的实际出发，在总结经验教训的基础上，建立和完善企业档案管理的相关制度，并抓好有效落实。使企业档案的作用得到更好地发挥。

2.企业档案管理方法要与时俱进

计算机网络的广泛应用，在为企业档案管理工作发展提供机遇的同时，也使档案工作面临着许多新的挑战。传统手工管理档案的模式，正在被档案数字化、办公网络化的现代档案管理新形式所替代。档案管理信息化是企业档案工作今后发展的大趋势。作为档案管理人员则应适应善于接受新事物，自觉学习好现代档案管理新技术、新方法，学习好计算机信息技术和网络技术，主动加强专业技能和管理能力的培养，努力丰富自身工作所需的各种知识储备，提升自身做好日常档案管理工作的技能和水平，更好地做好企业的档案管理工作。

3.发挥企业档案管理职能，提高企业档案利用价值

档案只有发挥了其价值才有意义。而档案利用无疑是档案价值的最大体现。对于企业来讲，优秀的企业管理者可以通过利用档案信息来研究市场经营等规律，从而确定企业发展的正确方向，促进企业的快速发展。因此，作为企业档案管理人员一定要发挥好自身的管理职能，在企业档案管理的日常工作中要学习先进的管理技术，掌握科学的管理方法，在做好档案收集、整理、保管、鉴定和利用等工作的同时，更应结合企业发展需求，积极挖掘档案信息资源，向企业管理者提供更多的有利用价值的档案资料，使档案的利用价值在为企业的发展中得到更多的体现。

二、企业档案信息管理技巧

就企业来说，利用好企业档案信息资源，就能够更好地制定企业的发展战略规划，同时也能为企业的科研、营销等提供依据。当前企业可以运用以下管理技巧来提高企业档案管理工作的水平。

1.不断提高企业档案管理人员的素质

企业档案管理人员的档案专业知识水平、综合素质能力、与时俱进意识，都直接关系到企业档案信息管理的成效和发展。现在，大多数企业档案管理工作都存在人员少、业务能力不强，开发利用水平低的问题，影响到了企业档案作用的发挥。因此，提高企业档案管理人员业务素质成了一项首要任务。所以，企业要重视档案管理人员业务知识和能力的学习与培养工作。一是给他们提供更多的学习培训机会，让他们了解档案法律法规，懂得更多的档案知识，掌握现代档案管理技能，具有深层次开发档案资源的能力。二是开展对档案人员档案信息安全保密教育，因为随着现代信息网络技术的发展，档案信息安全与档案实体安全同样重要，通过教育使他们明白，要做好档案管理工作还要懂得更多的科学知识，掌握计算机网络技术，成为复合型人才才行。三是加强对档案人员爱岗敬业精神的培养，使他们养成良好的职业道德，尽心尽职地做好企业档案管理工作。只有这样，才能真正使企业档案管理人员的素质得到提高。

2.建立健全企业档案管理制度

只有建立健全企业档案管理制度，才能实现档案管理的科学规范，才能促进企业档案管理工作顺利开展。在档案的保管方面，应建立企业档案管理人员岗位责任制，做到奖惩分明，既可以激发档案管理人员的工作积极性，还可以有效防范泄密违法事件发生；在档案的利用方面，应建立企业档案查阅利用制度，在保障档案信息安全的基础上提高其利用价值。所以，必须建立健全企业档案管理的相关制度，促使企业档案管理工作做到有章可循。

3.加快企业档案信息的现代化管理

要想更好地发挥企业档案信息作用，就必须顺应时代发展，加快企业档案信息的现代化管理进程。因此，要强化企业内部的信息化建设，以电子文件的形式归档储存档案信息这是未来发展的趋势，可以极大方便企业各职能部门以及档案管理部门的工作。利用现代OA办公系统与档案管理系统，可以实现各项文档资料的在线归档、整理与保管，可以通过网络传输实现方便快捷的档案查阅利用。

4.规范企业档案归档整理标准要求

档案归档整理主要包括收集、分类、排序、档号编制、文件装订、装盒上架等等。在收集时做到“应收尽收”，保证所收档案的真实性与完整性；在分类时要遵循文件形成的规律，保持文件之间的联系，做到标准统一，前后一致；在整理时采用“谁形成、谁整理”的方式进行约束；在编制档号时，要符合编制规范；在装订、装盒、排列时，要选用符合要求的材料，要便于以后的查阅利用。

综上所述，企业档案管理工作虽然是档案部门的工作，但也需要企业各个部门配合协作。企业管理者要重视档案工作，宣传档案工作的重要性，协调推进档案工作的开展，只有这样，企业档案管理工作的水平才能得到全面的提升。