摘 要：数字技术的发展，给高职院校的教学管理工作带来了深远的影响。如今，依托数字技术和设备，许多高校都走上了数字化校园建设之路。档案管理是高职院校的一项基础工作。在数字化校园下，高职院校档案管理工作要适应时代发展需求，借助数字技术提高档案管理服务质量，提高档案利用率。文章以数字化校园建设为背景，就数字化校园下的高职院校档案管理工作提出了几点对策。

关键词：数字化校园;高职院校;档案;管理工作

数字化校园并不是一种教学形式，而是以数字技术为基础，发展起来的集教研、管理、服务于一体的虚拟教育环境。建设数字化校园，是时代发展和数字技术创新、应用的结果。在数字化校园背景下，学校在教学管理领域需要合理引进数字技术，提高教学管理及服务质量。高职教育是职业教育的代表，近年来，在数字技术支持下，高职院校在教学管理方面逐步与社会接轨，从而有效提高了教学管理的质量。但是，整体来看，高职院校在档案管理方面，还存在一些亟待解决的问题。

1 数字化校园下的高职院校档案管理现状

档案是高职院校发展的记录和凭证。高职院校的档案具有职能性、原始性、价值性等特点，高职院校的档案工作基本专业性、服务性、机要性、复杂性。我国的高职教育虽然起步晚，发展时间也不长，但是在党和政府的领导和支持下，也取得了一定的成就。随着科技的发展和网络的广泛应用，如今，许多高职院校也陆续开发与更新了档案检索工具、管理系统，档案管理工作也朝着智能化、信息化方向不断发展，许多高职院校的档案管理工作已经实现了无纸化办公。但是，数字化校园背景下的高职院校档案管理工作也暴露出了许多问题。其中，硬件设施缺乏，档案管理模式不够系统化，档案管理人员素质水平参差不齐，是高职院校在档案管理中普遍存在的问题。如许多高职院校虽然构建了新型档案管理模式，但是由于部分领导对档案管理工作认识不足，观念落后，所以档案数字化建设工作迟迟未启动，相关工作也无法顺利开展。在此情境下，许多高职院校都没有配备专门的硬件设备，档案管理软件也非常落后。由于档案部门革新能力不强，所以许多高职院校的档案管理模式相对分散、针对性不强。加上管理体制不健全，管理制度不完善，所以许多职能部门的档案资料保留、利用效率都不高。此外，针对档案管理，许多高职院校都没有配备专门的档案管理人员，档案管理员多身兼数职，不懂得数字化管理技术与技巧，档案管理工作人手短缺，工作压力大，许多档案资料也没有交给档案室统一管理。

2 数字化校园下的高职院校档案管理策略

1）加大资金投入，做好管理规划。档案管理工作程序复杂，集档案收集、处理、整合、存储、传输和应用于一体。高职院校的档案管理工作，根本目的是为高职院校日常运作和发展提供信息支持，满足社会对人才提出的个性化要求。信息社会的到来，给高职院校的档案管理工作提出了更高的要求。高职院校只有走档案数字化管理道路，推动档案标准化建设，才能避免出现信息孤岛，提高教学、科研、管理、技术服务、生活服务质量，实现教育目标。这也要求高职院校的领导干部强化档案管理工作意识，实现档案管理职能向纵深拓展，为档案管理信息化搭建舞台。因此，高职院校大力支持档案数字化、信息化管理工作，将档案管理信息化建设纳入校园信息化建设规划，制定合理的档案数字化建设目标，为档案管理提供专项经费，要求有关部门充分利用学校现有资源做好基础设施健身，并在原有数字化校园中的信息平台基础之上，嵌入档案管理系统软件，高标准建设档案数字化管理软件、档案资源信息库、检索系统，充分利用信息和网络技术拓展多元化的信息获取途径和渠道，实时保存数字档案信息，分阶段、分步骤、有计划地推进档案管理信息化进程，为学校管理、发展而服务。

2）建立管理制度，提高管理质量。依法治国，是我国的基本国策。在依法治国背景下，高职院校也要树立依法治校理念，加快法治管理进程。数字化校园下的档案管理工作要想真正有效地落到实处，必须要重新构建现有的档案管理责任制度，完善档案管理机制，并将之都落到实处，落实到个人。因此，数字化校园下的高职院校档案管理工作，需要学校领导做好档案管理的顶层设计，需要根据数字化管理规律和特点，规范学校档案室集中管理流程，完善档案数字化加工管理制度、档案数字化安全管理制度和档案数字化工作纪律、档案数字化保密制度，做好权责划分，明确相关部门、人员的职责和权限。然后，由学校党政办公室牵头，将人事、学工、财务各个部门联合起来，利用网络信息进行各个部门联动，共同做好档案整理、鉴定、立卷、保管、开发、统计工作，提高档案利用、共享率。如各部门要对高职院校档案信息化建设工作的开展前期调研，展开工作研究，指定专门的档案材料收集人、直接负责人，建立部门档案管理制度，形成档案管理工作网络，并做好档案数字化管理培训工作，提高档案管理人员的网络操作水平、信息水平和档案管理系统使用能力，改变档案管理工作者职业能力和素质较低的状况。

3）重视资源建设，强化技术利用。数字化校园下的高职院校档案管理工作的重点是充分利用数字技术做好数据库建设，提高档案管理效率。因为档案信息资源是档案工作赖以生存的基础，没有丰富的档案信息资源，档案信息化建设和服务根本无从谈起，也没有任何意义。如今，许多高职院校的数字化校园的建设与相关工作已经顺利开展，这也为档案管理工作提供了良好的条件。高职院校要抓住机会，依托已经进行的数字化校园工程建设中可利用的數字化平台、校园信息系统，建设数字档案馆，狠抓学校各职能部门的档案建设，提高部门档案立卷质量，按照统一管理模式和双套制归档原则，将纸质档案与电子档案同步归档。然后，狠抓档案接收环节，将一切能接受进馆的档案全部接收进来，扩大档案信息收集范围，拓宽档案收集渠道，丰富档案信息资源的种类。尤其是做好重点工程建设项目、重大活动档案的档案收集工作。在此基础上，狠抓档案整合工作，根据制度规定，将分散在校内各部门的档案进行统一归整和保管，并利用数字技术优化配置和整理加工档案资源，依托数字化校园信息平台整合、发布档案资源和信息，走具有高职教育与校园特点的档案数字化管理之路。

4）加强人才建设，高效集中管理。人才是推动科技发展的根本。高职院校档案数字化管理，要以人才为依托，要加强档案人才队伍建设，解决人才短缺这个难题。因此，高职院校在档案信息化建设和数字化管理中，首先要制定人才引进和培养方案，将“引进来”和“走出去”结合起来，引进专业的具有数字化工作能力和经验的档案管理人员，并为档案管理工作配备一定数量的可以胜任档案岗位工作的兼职档案管理人员，满足档案管理工作的根本需求。然后，加强对档案管理工作人员的培养力度，分阶段、分层次、有计划、有步骤地开展档案数字化管理业务培训，通过学校培训、在职研修、经验交流、专家指导和讲座等形式，提高档案管理人员的素质，促使他们精通业务、规范管理，熟练掌握计算机操作技术，集中高效进行档案数字化管理，提高档案数字化管理质量和效率，为学校师生提供优质服务。

3 结语

综上所述，在数字化校园背景下，档案管理信息化建设，是不可逆转的时代趋势。所以，高职院校要制定档案信息化建设和发展规划，多管齐下，切实做好档案数字化管理把控工作，为高职院校长远发展打好基础。

参考文献

[1]孙艺娟.大数据推动IT基础架构的创新[N].计算机世界，2014，1，20：13.

[2]娄翠英.数字化校园背景下高职院校的档案管理工作[J].文教资料，2019（01）：116-117+71.

[3]蔡艳莉.关于“互联网+”时代下高职院校基建档案管理信息化[J].科技资讯，2020，18（16）：233+235.

[4]吴放，冯锐.大数据时代高校档案信息资源建设的新思考[J].兰台世界，2015，（10）.

作者简介

涂晓英（1972-），女，四川射洪人，毕业于四川师范大学，大学本科，副研究馆员。