陈宇琪

摘 要：在经济快速发展的新形势下，各项经济活动增多，在具体开展经济活动中，合同作为重要的凭证，同时也能够有效的保障经济活动双方的合法权益。合同档案详细记录了经济信息，因此需要强化对合同档案的管理，并重视信息技术在合同档案管理中的应用，以此来促进合同档案的开发利用，使其能够发挥出应有的效能。

关键词：合同档案管理;档案信息化;数字化管理;数据库建设

在当前信息化时代背景下，合同档案管理工作中，通过树立信息化意识，并应用先进的技术手段来打造全新的档案管理模式，进一步提升合同档案的信息化水平，实现对合同档案的规范和标准管理，为合同档案的开发利用打下良好的基礎，更好的发挥出合同档案的重要价值。

1 加强合同档案信息化管理的重要作用

1.1 推进合同档案管理模式的创新

为了提高合同档案管理的效率，需要对传统的管理模式进行创新。在传统的管理模式中一般都会根据合同的类型和作用范围来划定档案类型，这种做法缺乏一定的统一性，不利于对合同的高效管理。部分单位对合同档案管理工作中也缺乏集中意识，缺乏单独的部门统一管理合同档案，这对于合同档案管理效率的提升必然带来较大的影响。基于这种情况下，通过应用信息技术，构建合同档案信息管理系统，以此来统一管理合同档案，并运用信息化手段来实现对档案信息的有效对接和集成，对所有的合同档案进行统一管理，统一标准进行分类，然后按照相应的类型将合同档案数据信息存储在相应的数据库中，为信息化管理提供基础保障，最终实现合同档案信息化管理模式。

1.2 保证合同档案内容的完整和可靠

合同档案不同于其他档案管理，因为合同具有一定的法律效力，关系到合同签署双方的利益，所以在合同档案管理工作中应该保证合同档案管理内容的完整性和可靠性，切实维护合同相关责任人的合法权益。合同档案实施信息化管理，可有效提高合同档案管理工作的高度集成，并能够针对合同档案类型进行有效分析，不仅能够便于对合同的搜索，而且可提高对合同档案内容的开发利用价值。为了保证合同档案管理工作的水平，切实发挥合同档案的应用价值，应该保证档案内容的完整性和可靠性。及时将纸质合同归档，并录入到数据库中，保证电子合同数据的完整性。可在合同档案信息化管理平台中设置资信证明及合同签署材料的功能模块，明确合同经办人的职责，并且能够及时将相应的材料信息报送给合同责任人。信息化管理平台还能够提高合同签署效率，在具体签署完合同后，依托于可视化系统来完成电子印章的上传，既能够加快合同签署进程，又能够保证合同档案内容的完整性。

2 加强合同档案信息化管理的措施

2.1 加强软硬件建设

合同档案信息化管理工作的高效开展需要配置齐全的软硬件设施，才能够确保信息化管理工作的顺利进行。在硬件设施建设过程中，需要积极完善计算机、扫描仪、记录设备等，并具备网络条件。软件方面需要结合自身的实际情况，在选择软件系统时要综合考量，尽量选择有实力的软件公司进行合同，根据单位实际情况选择相应的软件系统，同时还要考虑到软件应用后的升级和兼容问题，确保系统能够长久稳定的运行，这对于后续软件的升级和维护也具有极为重要的意义。

2.2 建立统一的信息化标准

为了促进合同档案信息化管理的规范运行，应该对合同档案管理工作中的各个环节制定统一的规范标准，对合同档案的整理、统计和服务标准等都应该有统一的标准，在确保合同信息安全性的同时，还能够提高合同档案信息的利用率。在合同量较大的单位中，纸质合同一般会由生产部门进行归档，在合同整个流程结束后，由合同档案管理部门核对纸质合同的台账信息以及扫描件，然后经过统一编号后入库管理。对于合同的调阅也应该设置相应的权限，不同级别的人设置不同的调阅权限，以确保合同信息的安全性。对于调用合同，可根据实际情况调用纸质件或者电子件，并且做好调用记录。对于信息平台的借阅，也应该根据相应的通过权限设置的账号和密码进行阅读，提高档案服务水平。

2.3 合同档案数字化管理

目前一些合同量较大的单位在日常合同档案管理工作中，一般都会建立网络合同系统和档案管理系统，并借助于互联网实现系统间的数据的交换和自动转换。合同档案信息在合同档案生理系统中进行存储，以此来推进合同档案数字化管理的实现。当无法建立交换接口的情况，通过下载电子合同，并在档案管理系统中进行转存。也可以通过扫描和拍摄方式将纸质合同转换为电子合同，并经技术加工和批量数据挂接方式，实现合同档案数字化管理。

2.4 合同档案信息数据库建设

在合同档案信息化建设过程中，还要重视应用大数据技术来构建合同档案信息数据库，以此为依托来提供档案信息查询服务，更好的满足不同用户的档案信息资源使用需求。在实际档案数据库建设过程中，需要针对大部分开放性的数据资源进行整合，通过构建合同档案数据库，为合同档案提供长期保存服务，并与社会网络进行对接，以便于更好的发挥出合同档案信息资源的时效性价值，拓展合同档案的服务范围，使合同档案服务能够更好的满足用户的多元化需求。

2.5 提高合同档案管理人员的综合素质

合同档案信息化管理工作的高效开展，对档案管理人员有较高的要求，不仅要在思想意识上有所改善，同时还要在专业技术方面有所提升。档案管理人员既要不断学习新的档案管理知识，还要掌握一定的信息化技术，能够熟练利用信息技术进行合同档案的信息化管理。因此各单位需要重视对合同档案管理人员的培训和教育，通过开展各种针对性的培训，努力促进档案管理人员专业知识和技能的提升。在提升专业技术水平的同时，还要注重对合同档案管理人员职业道德的培训，使管理人员能够认真、严谨的态度对待合同管理工作，这与合同的属性有直接关联，以确保合同内容的安全性。

3 结束语

在当前信息化时代背景下，在各单位合同档案管理工作中，信息技术得以不断渗透，由此促进了合同档案信息化管理工作的进程。各单位在实际工作中需要给予充分的重视，建立完善的合同档案管理规章制度，确保合同档案信息化管理工作的顺利进行。合同档案信息化管理工作的开展，不仅需要得到单位领导的重视，还要加强各个部门之间的联系和互动，既能够提高合同档案信息的收集效率，又能够提高档案信息资源的开发利用价值，更好的凸显出合同档案的重要价值。

参考文献

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