摘 要：本文从档案的概念、种类等基础理论展开介绍，对不同类型档案的概念进行归纳与总结。通过列举影响档案保管的诸多不利因素，分析不同类型档案保管存在的问题，从而提出具体可行的档案保管对策。

关键词：档案;档案保管;问题与对策

当前阶段，档案保管已经逐渐发展成一项细化的专门性事业。档案保管的研究工作，已经作为我国行政、企事业、科学文化等各项事业发展的一个重要组成部分而独立存在。面对分类众多，门类复杂的各类型档案资料，如何做好档案保管，已经成为影响档案管理工作正常开展的重要因素。

1 档案类型

1）首先，根据档案的主体不同，档案可以分为国家机关、党组织、企事业单位、个人等不同类型的档案。根据档案载体的形式不同，档案可分为甲骨文类档案、石刻类档案、泥板类档案、丝绸类档案、纸质类档案、纸莎草类档案、羊皮纸类档案、桦树皮类档案、电影类档案、磁带类档案等。根据档案性质的不同，档案又可分为立法档案、行政档案、军事档案、外交档案、经济档案、科技档案、艺术档案等。其次，根据记录信息方式的不同，档案又可分为文本、图形和视听类档案。再次，根据档案归属形式的不同，档案可分为国有类型的档案、集体类型的档案和个人类型的档案。

2）电子档案。电子档案与上述传统档案类型不同，它是档案信息化、数字化发展所形成的产物。它是指在数字设备及环境中所形成的，以数码形式，存储在磁带、磁盘、电脑、光盘等载体，依赖于计算机数字设备进行阅读、处理、并可以在网络上传送的档案类型。

2 档案划分

首先，根据档案形成特点和性质的不同，档案的划分也各不相同。例如：因产生和使用领域的不同，将档案分为公务档案或私人档案。因形成时间先后的不同，将档案分成现行档案或历史性档案。因形成政治权利的不同，将其分为新中国成立后的档案、革命历史性档案或新中国成立前旧政权的档案等等。其次，根据内容的标准不同，又将档案分为文书档案、专门档案、科技型档案三种类型。文书类档案是指党政、行政、机关、企事业、团体等单位在行政工作中所形成的档案。科技类型档案是指生产技术管理與应用、基础建设、计算类材料、科学技术研究活动当中产生的图表、图文等文字图片资料。专门类档案是社会组织与机构在专门的业务中形成的材料。

3 不同类型档案的保管方式

1）实体档案保管。将实体档案存入档案库房，是主要的保管方式。需要说明的是，档案库房建筑应遵循适用、经济、美观的三原则。档案库房是一种特殊的建筑，既不同于民用建筑，也不同于办公用房。因此，对档案库房建筑的要求比较严格。主要的要求有六点：一要有足够面积;二开间大小适合;三屋顶要绝对防渗透且有良好隔热性;四墙壁应坚固耐久;五地面要坚固且防潮防水;六门窗应紧密牢固防火;档案库房为档案保管提供基本的、稳定的物质条件，所有实体档案的保管方式，最主要的是选择合适的库房建筑，只有拥有适合的档案库房，实体档案保管才能事半功倍。

2）电子档案保管。首先，做好电子档案保管，除必要的硬件设备以外，首要任务就是制定电子档案保管制度，在技术手段及配套管理上定下保管要求。对于形成的电子档案，应提前明确归档范围、归档要求，通过系统执行和人工监控将电子档案集全，在相关联的档案间建立关联保管。其实，对电子档案进行集中，通过链接、标引等方式保存有机联系，系统保管。为保证电子档案可读性，在保管过程中，还要做好几方面措施。一是将电子档案以开放格式保存。二是将电子档案形成系统与电子档案一起归档保管。三是采用能打开多种格式电子档案的阅读软件进行保管。四是电子档案随系统迁移保管。五是将电子档案转移到纸张、缩微胶片同步保管。

4 档案保管存在的问题

1）实体档案保管的问题。首先，实体档案的保管受到制约的因素较多，主要体现在温度、湿度、酸碱、光、灰尘、氧化剂、有害气体等诸多方面，且其中的环境因素占比重很大。文字色剂的褪变与温度的变化呈现正相关。在其他因素不变的情况之下，温度越高，文字褪色的速度越快。环境温度的高低，直接影响材料字迹的渗出。其次，环境湿度过大，会使字迹扩散，加速字迹破坏。酸与碱因素也不容忽视，如二氧化硫，会间接使耐酸性差的档案文字材料发生褪色。再次，强光的辐射，也会使字迹发生理化反应，造成颜色变化与褪色。灰尘会使实体档案可视度下降，而氧化剂，具有氧化性，会使实体档案资料的字迹发色团发生作用，遭到破坏褪色。最后，有害气体，也可能通过各种途径对实体档案造成不可逆的破坏。

2）电子档案保管的问题。电子档案保管的问题，首先是物理接触对电子档案的损伤。其次是音视频档案，可能因磁性载体的老化、利用频繁等原因造成磁粉脱落，从而造成失真或产生噪音，间接导致音视频档案信息数字资料质量下降，无法使用。

5 档案保管对策

1）实体档案保管对策。（1）制定保管制度。对于实体档案保管，建立健全的规章制度是必不可少的。要细化各个环节的制定，包括档案资料整理及归档制度，档案归档范围和保管期限表制度，不归档档案处置制度等。（2）合理人员分工与技术整理。对实体档案保管，要做到人员分工合理布局。其人员的分工主要有两种选择。一是少数人包干全宗档案，包干到人，在人员分工上采取“两头小，中间大”，既是开始少数人研究档案，制定保管方案，按照分工要求大家配合工作，最后再由少数人进行收尾。（3）以防为主、防护兼顾。对于实体档案的保管，要寻求科学有效的对策，防护为主至关重要。应主要重视几方面因素。一是防止火、水、尘、潮、霉、鼠、虫、光、有害气体、酸碱、盗窃等普遍因素对档案的破坏。二是在发生损坏后，具体的追查、恢复工作。三是定期巡查库房安全，排查安全隐患，是以防为主的具体体现。

2）电子档案保管对策。（1）制作数字副本。制作电子档案的数字副本是电子档案保护的首要工作。这可以减少因为档案利用过程中的物理接触所导致的对档案的损坏。其次，将电子档案异地保存，也是防止天灾人祸对电子档案造成破坏的有效措施。（2）汇聚分散保存。通过互联网可以汇聚分散保管电子档案信息，实现资源的跨越数据库检索、保护与有效利用。实现更为广泛的电子档案资源保管与整合共享。（3）全周期保管。对于电子档案的保管，要遵循全程原则，从产生到永久或销毁的整个生命周期实施系统保管。这是追求电子档案保管整体效益最佳化的有效途径。（4）流程加优化保管。在电子环境中对电子档案保管做到同时开展、相互交叉、部分内容合成，使电子档案保管流程具备并行化、非线性化、集成化特征，保证电子档案可以自动记录到数据库中，从而导致著录同形成电子档案保管的集成。（5）设置合理的软件系统。要定期研发并及时更新电子档案业务系统和独立的电子档案管理系统。从功能性方面完善包括捕获、鉴定、分类、处置、著录、存储、检索、安全、权限控制等软件系统的开发。

6 结语

综述，档案保管对于档案管理事业的健康发展是一项非常重要的基础性工作。首先，我们希望通过有效的措施，使得档案被长久保存下去、真实地反映国家、社会的历史情况。其次，档案又由于自身原因和客观原因，其寿命又是非常脆弱的。为了解决这些问题，必须加强档案保管工作长效开展，使档案资料能在健康稳定的环境里更长久的保存下去。

作者简介

孙滨（1965-），男，汉族，吉林人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。