刘文婧

摘 要：在办公室工作中，办公室文书档案是其中较为重要的一项组成内容，其对于其他各项工作的开展具有极为重要的意义。因此在当前新形势下，需要做好办公室文书档案管理工作，在落实好文书资料收集和归档的基础上，还需要加快推进档案管理工作向系统化和精细化的方向发展，更好的发挥出文书档案的价值，为办公室工作的开展打下坚实的基础。

关键词：办公室;文书档案;档案管理;问题;优化策略

文书档案管理是办公室不可或缺的重要组成部分，办公室文书档案管理工作的好坏直接关系到办公室工作的质量。基于新的发展阶段，办公室文书档案管理工作更具复杂性，这就需要与自身的实际情况相结合，立足于办公室管理工作，做好文书档案管理工作的有效落实，全面提升文书档案管理工作的水平，使其能够更好的服务于办公室工作和单位各项工作的开展。

1 办公室文书档案管理工作的现实价值

1.1 梳理办公室文件，提供信息检索服务

在办公室文书档案管理工作中，其主要是针对各种文件性资料作为管理对象，对其进行收集、整理和分析，进一步梳理办公室文件内容和价值。而且办公室文书档案内容较为复杂，涉及范围较广，针对文书档案进行管理，深入挖掘档案信息，并对其进行开发利用，不仅能够为办公室工作提供有效的支持，同时也能够满足信息检索需求，进一步促进文书档案管理工作效率和质量的提升。

1.2 记录单位运行信息，具有法律凭证作用

文书档案涉及较多方向 的信息，单位各项工作的流程和环节都在文书档案中有着详细的记载，能够将单位具体的运行状态全面反映出来，具有较强的有效性和真实性，能够为管理层提供重要的信息参考依据。而且文书档案具有法律凭证效力，对单位工作的开展具有一定的指导作用。

1.3 整合各类资料，服务于单位的发展

针对各类文书资料信息进行收集，更好的凸显出文书档案的全面性和系统性，使其成为单位档案中较为重要的一项内容。而且通过重视办公室文书档案管理工作，还能够为单位各项工作的开展提供更全面和客观的信息资料，有利于促进办公室工作质量的提升，为单位各项工作的开展提供重要的信息支持。

2 文书档案管理中存在的问题

2.1 缺乏对文书档案的重视

一直以来在单位发展过程中，部分领导对文书档案管理工作都存在认识上的误差，觉得只是针对文书资料进行简单的保管即可，将主要精力都放在主营业务上，觉得档案管理工作无法为单位创造出经济效益，因此对其重视度不足。许多单位文书档案管理工作都没有设置专门的档案室，档案管理制度也不规范，文书档案资料较为分散，收集和归档不及时。部分办公室人员往往为了便于使用，对使用完毕的文书档案没有及时归档，一些文档散乱的存在而导致流失的问题，这对文书档案的综合开发利用带来了较大的影响。

2.2 文书与档案工作在衔接上存在着问题

文书工作与档案工作之间存在紧密的联系，但两者之间又存在区别。多数单位针对文书和档案都实施分块管理，但这也导致文书工作与档案工作存在相脱离的问题，无法实现有效的衔接。单位文书人员自身档案意识淡薄，档案人员对文书工作缺乏重视，因此导致文书档案管理工作中公文格式和处理方法上存在不规范和不标准的情况，这对文书档案管理工作的质量带来了较大的影响。

2.3 文书档案管理模式滞后

目前办公室文书档案管理模式相对落后，对于归档时间和文书类型对筛选组卷的影响不重视，特别是当前办公自动化普及应用的新形势下，电子档案的发展加快推进了档案信息化建设的进程，但文书档案落后的管理模式，必然会影响档案管理效率的提升，文书档案管理质量也得不到保障，从而对其服务于办公室和单位的发展带来较大的影响。

2.4 文书档案管理人员的素质有待提高

文书档案管理工作的好坏与文书档案管理人员的综合素质具有直接的关系。目前大部分单位文书档案管理人员都没有系统的学习过档案专业知识，在实际档案管理工作中，对于档案分类和立卷的要领掌握不到位，自身的专业素质无法满足当前文书档案管理工作的要求。还有部分档案人员自身的责任心不强，工作中不认真，从而导致档案管理工作较为混乱，对档案信息的查询和利用带来较大的阻碍。

3 加强办公室文书档案管理工作的优化措施

3.1 加强对文书档案管理工作的重视

针对文书档案的管理，需要提高领导对其重视度，这样才能在实践工作中给予更多的支持，并促进档案管理制度的完善，积极配备完善的档案管理设施，并将档案管理制度进行有效落实。在具体建立健全文书档案管理制度过程中，需要以相关档案管理规范为基础，并与单位实际情况相结合，确保制度的科学性和合理性，明确文书档案管理的具体的流程，做好责任划分和明确分工，针对具体的管理环节实施量化考核，进一步提升整体工作的规范化和标准化水平。

3.2 重视文书工作与档案工作的衔接

在文书档案工作实际开展过程中，需要以文书工作为基础，这也决定了文书的质量直接关系到档案的整体质量。因此在实际工作中，需要对文件资料的质量加以重视，并对一些具体的环节进行规范，做到文件的及时和准确收发，做好文件材料信息的收集工作，并对其实施统一保管，为后续查询和利用提供有利的条件。同时在具体进行文书档案信息系统应用时，还需要对文书处理和后期归档管理工作进行综合考虑，将两者都纳入系统中来，实现文书和档案的一体化管理。

3.3 加快文书档案信息化建设

为了能够提升文书档案管理工作的水平，需要重視运用先进的技术手段，积极构建完善的档案管理系统，重视电子检索工具的应用，更好的发挥出文书档案的重要作用，使其能够为办公室工作提供重要的信息支持。特别要重视大数据技术在文书档案管理工作中的应用，不仅提高了档案信息收集的效率，而且扩充了文书档案内容。在具体工作开展过程中，还要借助于大数据技术来加快推进档案信息的共享，构建档案共享服务平台，实现对文书档案的高效检索，确保文书档案能够发挥出更大化的价值。

3.4 强化对档案管理人员的培训

作为办公室文书档案管理人员，其自身的综合素质与档案管理质量具有直接的关系，因此档案管理人员要强化自身的专业技术，并重视自身责任意识和奉献精神的培养，从而促进档案管理水平的提升。这就需要单位要加强对档案管理人员的培训，积极采取各种具有针对性的培训，全面提高档案管理人员的综合素质。并在培训过程中重视档案管理人员能够熟悉运用信息技术，以便于加快促进文书档案信息化建设，进一步促进文书档案的开发利用效率。

4 结束语

文书档案管理工作直接关系到办公室工作开展的效果，因此在实际工作要加以重视，积极推进文书档案管理工作的规范化和信息化，促进文书档案作用的发挥。

参考文献

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