蒋楠

摘 要：企业人事档案管理是一项十分重要的工作，其关系到企业的人事变动、职工晋升以及薪酬等诸多方面的内容，但是当前我国很多企业对人事档案管理工作不够重视，该工作还面临很多问题，影响到了企业的稳定运行。基于此，本文对这些问题进行了总结，并对其做出了详细分析，在此基础上提出针对性的完善建议，希望能够为企业人事档案管理工作的有序开展带来有利作用。

关键词：人事档案管理;诸多问题;重视;完善建议

在新时期背景下，我国市场经济的整体发展形势发生了变化，企业所面临的竞争压力更大，因此很多企业领导将注意力放在了业绩、经济活动等方面，而并不注重内部管理，尤其是人事档案管理工作。这导致人事档案管理面临着诸多方面的缺陷，比如管理制度缺失、流程不完善等，对于人员的晋升、考核带来了不利影响，影响了员工工作的积极性，最终导致企业凝聚力的降低，无法提升企业的综合竞争力。因此加强这方面内容的研究，不断提升人事档案管理的有效性意义重大。

1 企业人事档案管理的概述

1.1 企业人事档案管理的含义

企业人事档案管理指的是对企业人事关系有关的档案信息、资料等进行管理的活动，包括职工基本资料信息、晋升信息、职称信息以及其它有关的信息等。通过人事档案管理，能够使企业领导对每一位职工都进行清晰了解，明确职工的个人情况，并科学对其进行岗位安排，并对其进行管理等。可以说，人事档案管理工作是一项复杂的工作，涉及诸多方面的内容，且与企业所有职工息息相关，会对员工的利益产生直接影响，也会对企业的稳定发展带来一定的作用。

1.2 企业人事档案管理的重要性

1）是增强企业竞争力和凝聚力的重要途径。企业通过有效对人事档案信息进行管理，能够清晰反映每一位员工的情况，这样企业领导就可以对各位员工进行更为深入地了解，根据员工的兴趣爱好对其进行岗位、任务分配，根据员工的需求对其进行奖励等，这就能够使员工有更高的满意度，提升员工对企业的认同感，从而能够在企业中形成良好的工作氛围，这对于企业的持续发展是较为有利的。同时，通过对员工档案信息的清晰了解，还能够及时对员工进行考核，合理对员工的薪酬进行调整，做好鼓励和表扬等，也能够使员工工作热情和积极性的提升，使各位员工之间更好地进行配合与协调，为企业竞争力和凝聚力的提升会带来较好的作用。

2）是实现企业稳定持续运行的重要方法。在新时代背景下企业所面临的竞争压力更大，而企业之间的竞争已经不再仅仅局限于产品和市场的竞争，更多的是体现在人力资源和知识方面的竞争，所以企业做好人力资源管理十分迫切。人事档案管理是人力资源管理中的重要部分，通过有效对人事档案信息进行管理，能够促进企业领导对员工情况进行了解，结合不同员工的差异对其进行培训，这就能够使员工技能得到提升，从而实现员工的良好成长，促进企业更好地运行。并且，合理对人事档案信息进行管理，还能够及时对员工进行评价，对岗位进行调整，或者对工作任务进行划分等，这就能够降低员工的不良情绪，使员工的个性需求得到满足，也能够提升员工的工作动力，为企业的稳定持续运行奠定良好的基础。

2 新时期背景下企业人事档案管理中存在的问题

在新时期背景下，我国企业人事档案管理还面临着很多问题，集中表现为企业领导对人事档案管理的認识度低下、企业缺乏科学的人事档案管理制度和流程、人事档案管理方式落后等，这些问题制约了企业人事档案管理工作的开展，也影响了企业的持续运行。

2.1 企业领导对人事档案管理的认识度低下

因为新时期背景下，企业所面临的竞争更为严峻，所以很多企业领导为了提升企业的发展成效，增强竞争力，而将更多的精力和时间都花费在了业绩以及业务活动上，对于业绩的提升进行了各种各样的设想，制定了对应的制度措施等，但是却并没有对人事档案管理提升重视度。因为人事档案管理工作属于后勤工作，所以对其较为忽略，该部门员工的工作无法得到支持和肯定，久而久之员工的工作动力和积极性下降，失去了工作的耐心，导致该工作存在很多问题。还有一些企业领导的思想观念较为固化，认为人事档案管理就是对员工信息进行管理的，不需要什么技巧，也不需要对工作进行更新、改进等，没有认识到在企业快速发展和变动中，人事档案管理工作也需要得到改进，不注重对部门工作进行考核，导致员工缺乏必要的工作压力，存在严重的得过且过心理。

2.2 缺乏科学的人事档案管理制度

由于很多企业领导对人事档案管理工作不重视，所以也不会对该工作进行系统分析，导致档案管理部门所运用的制度体系较为落后，这些制度是很早就建立的，在当前企业快速发展中已经表现出很多缺陷，亟待进行完善。并且还有一些企业所构建的人事档案管理流程缺乏科学性，不能对人事档案管理工作进行系统规划，有关流程存在冲突、重叠等现象，也不利于人事档案管理工作的顺利开展。另外，还有一些企业对人事档案管理部门的岗位设置不够科学，企业领导不能对人事档案管理工作进行系统认识和了解，无法根据具体的情况来设置岗位，且各个岗位职责分工不明确，导致一些岗位的员工工作内容较少，每天较为轻松，而其它岗位的员工则工作职责较多，任务较重，难以实现协调，严重影响了员工的工作积极性和动力。

2.3 人事档案管理方式落后

人事档案管理方式指的是人事档案管理过程中所运用的方法和手段，当前我国很多企业人事档案管理者在开展工作的时候依然是将传统的手工模式作为重要模式，手工对各个部门的信息进行收集、汇总、处理、归档等，这样往往需要花费较多的时间，人事档案管理的效果并不理想，且误差较多。比如，在对各位员工信息进行保存的时候，需要手工到其部门中进行信息的整理、收集，并做出筛选，最终将其保存在部门档案中，且有员工信息发生变动的时候，要手工对其档案进行寻找，并做出更正，整个流程较为繁琐，档案管理者的工作较为复杂。而通过引入信息化技术，借助于信息手段对员工档案信息进行管理，则能够降低其繁琐性，提升档案管理的有效性，比如可以借助于系统对各位员工的档案信息进行调取，对其进行更正，或者将其发送给企业领导进行观看等，这能够降低档案管理的复杂性，提升管理效率。但是很多企业因为信息化技术的引进需要花费较高的成本，对信息化建设不注重等原因的影响，而并没有引入信息化设备，这一问题亟待进行解决。

2.4 人事档案管理者的技能欠缺

人事档案管理者的技能与素质会直接影响人事档案管理的结果，所以企业要注重对人事档案管理者的技能考核， 明确其技能情况，并及时进行培训。当前因为很多企业领导对人事档案管理工作的重视度低下，所以并不会在这一工作上花费过多的时间，对档案管理者的关注也不够，不能定期对其技能进行考核，无法深入了解其能力，也难以及时对其进行培训，这使得很多人事档案管理者存在技能欠缺、思想观念落后的问题，阻碍了企业人事档案管理工作的进程。比如在新时期背景下，企业的发展环境发生了变化，业务流程、工作模式等都随着计算机的运用而得到了更新，所以人事档案管理的内容、手段等都需要相应随之变化，但是因为人事档案管理者的综合技能欠缺，难以对新技术进行运用，所以导致这一工作的开展受到了限制，影响了工作效果。

3 新时期背景下解决企业人事档案管理问题的对策

在新时期背景下，要想促进企业人事档案管理工作成效的提升，增强人事档案管理的有效性，就必须要对其存在的问题进行详细分析，并结合这些问题构建对应的完善措施。

3.1 提升对人事档案管理工作的重视度

第一，企业领导要认识到企业人事档案管理在企业发展中的重要作用，明确其价值和意义，并不断提升对人事档案管理的重视度。在日常运行中，企业领导不仅要注重业绩和经济活动有关的工作，同时也要在人事档案管理上分配一点时间，要对人事档案管理部门员工的工作进行明确，对员工进行鼓励，肯定员工的工作，这样才能够使员工感受到自身的地位和价值，从而更有信心地开展工作。第二，企业领导要对其他部门员工进行宣传与教育，使其都能够认识到人事档案管理的重要性，并积极配合人事档案管理部门进行信息的提供，做好工作协调。第三，明确人事档案管理部门的工作标准和要求，并适当为员工施加压力，比如为员工设定短期目标，使员工在哪个时期达到哪些目标，激发员工工作的积极性和动力，改变传统模式下员工得过且过的心理，不断提升工作的有效性。

3.2 健全人事档案管理制度

企业应当对人事档案管理制度进行完善和健全，要结合企业的现实发展情况对原有的制度进行更新，加入一些新的内容，使制度有更强的实用性和操作性，更好地指导员工工作。比如一些企业原有的人事档案管理制度只要求对员工的基本资料信息、职称信息、晋升情况等进行记录就可以了，但是当前在企业快速发展中，企业领导对员工的兴趣爱好、各个时期所取得的工作成果等更为关心，以此对员工进行岗位调整或者实施奖励等，这就要对制度进行修订，在其中加入员工的兴趣爱好、工作成果等，这样才可以更为精准地对员工情况进行反映。同时，如果在企业快速发展中，原有的制度有很多内容已经落后于企业发展，那么企业领导也可以果断将这些制度摒弃掉，结合企业发展进行新制度的制定，使其有更高的操作性，更好地指导人事档案管理部门的工作。还要对各个岗位的职责要求等进行明确，严格依据详细工作内容进行职责的划分，并做好岗位设置，确保每一个岗位的工作都较为明确，且工作量基本一样，促进员工之间相互监督，推动人事档案管理工作成效的全面提升。

3.3 做好人事档案管理方式的创新

在新时代背景下，企业必须要对传统的人事档案管理方式进行创新，为人事档案管理赋予更大的更强的时代性特征，提升整个工作的规范性。第一，可以积极在人事档案管理部门引入信息化设备，构建信息系统，并结合各个岗位的实际情况进行权限的设置，使各位员工都能够在系统中开展工作，避免出现权限冲突。比如档案收集岗位的员工，可以通过信息化系统与各个部门进行联系，使各个部门负责人通过系统对员工的信息进行传递，及时对信息进行汇总和收集;而档案分类整理部门的员工则可以借助于信息系统对各位员工的信息进行自主分类或者汇总等，降低工作量，提升工作效率;第二，对原有的人事档案形式进行创新。在传统模式下，企业通常采用纸质的形式对员工的人事档案信息进行保存，这些纸质信息较为单调，难以对员工的情况进行全面反应，而在新时代背景下，企业则可以采用视频、图片等形式对员工的信息进行保存，以此对员工进行更为直观地体现，促进企业领导从多层面、多角度对员工进行了解，更好地对员工工作进行安排。比如，可以借助于微信、QQ、微博等软件对员工的信息进行收集，还可以以此对员工思想动态进行了解，深入记录员工的表现等，提升人事档案信息的完整性。第三，要不断拓宽人事档案的内容。新时期背景下，人力资源就是企业的核心竞争力，所以企业的稳定发展离不开人力资源的优化管理，企业可以借助于大数据技术、云计算技术等对员工的日常生活进行跟踪，做好信息筛选，深入记录员工的兴趣、爱好、家庭情况、特殊困难等，将这些信息加入到员工档案中，便于领导深入对员工进行了解，并结合员工情况为员工安排工作，特殊照顾等，这样也能够提升人员管理的有效性，为企业核心竞争力的提升奠定基础。

3.4 增强人事档案管理者的教育与培训

在新时代背景下，企业人事档案管理工作与传统模式下有较大的不同，这对员工技能和素质提出了更高的要求，所以企业应当积极对人事档案管理者进行培训与教育，为其灌输新知识和新技能，使其能够实现与时俱进，更好地服务于企业发展。比如， 可以为人事档案管理者培训信息化技能、互联网知识等，使其深化对这些技术手段的认识，更好地将其运用到工作中，提升工作效果。还可以为其培训新媒体技术，使其对新媒体进行深入认识，有效对各种新媒体进行运用，对各位员工的档案信息进行全面收集。另外，还要为员工培训一些专业化技能知识，比如人事档案管理技巧、注意事项等，使员工能够不断提升自身的人事档案管理技能，通过专业化知识和水平的提升，带动工作质量的提升，增强工作的规范性程度，为企业的持续发展奠定良好的基础。

4 结束语

新时期背景下，企业发展压力更大，竞争更为激烈，更需要对人事档案管理提升重视度，这就要求企业领导要站在全局上对人事档案管理进行规划，深化对其的认识，并对传统的人事档案管理制度进行完善，积极进行信息化技术的引进，加强人事档案管理者的培训与教育，只有这样才能够为人事档案管理工作的深化发展带来强有力的保障，为企业的持续穩定发展带来诸多有利作用。不过需要注意的是，不同企业的实际情况不同，人事档案管理所面临的环境也不相同，存在的问题也并非本文所概述的，还要结合自身的具体情况进行对应策略的选取，尽量使人事档案管理更贴近于企业的发展，提升人事档案管理的有效性。

参考文献

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