李丽

摘 要：科研单位的工作随着社会发展进步的潮流越来越受到国家的重视。近些年来国家不断扩大科研单位的规模和基础设施建设，基建档案的数量由此激增。基于此，传统的基建档案整理及归档方式已然不能够适应现代社会的发展，因此需要采用合适的方式进行科研单位的基建档案整理及归档工作。

关键词：档案管理;基建档案;整理;归档

基建档案是工程建设期间形成的具有一定保存价值的资料，常以文字、图纸、影像、电子文件等形式出现。随着我国迈入信息化时代，为基建档案的整理及归档工作提供了新思路。在新形势下，转变档案的管理模式，提升整理及归档工作水平，做到与时俱进，是发挥基建档案管理作用的新要求。

1 新形势下基建档案管理工作现状

1.1 基建工程项目增长幅度大

国家对于科技项目一直秉持着大力扶持的态度，在此形势下，我国的科技得到了突飞猛进的发展。因此各科研单位如雨后春笋般增多，且国家的扶持力度也在不断提升，为科研人员提供了良好的科研条件，有效地提升科研单位的创造能力和创新能力。

1.2 基建档案不断增多，推进档案管理模式做出改变

科研单位原有的基建材料产出主要是工程施工过程中所涉及的材料内容——工程前期规划的审批材料、施工后的验收文件、竣工审核工作表等。但随着基建工程的增加，基建档案在原有的基础上新增了更多的内容——申报书、专项书、可行性报告、经费决算表等。这一系列变动，促使档案管理模式进行不断地改变，由原来的单一部门进行资料的收集整理与保存，转变成由较为专业的档案管理人员进行专门管理，同时也加大了各部门与档案管理部门的配合程度，促进基建档案的审查、整理以及归档工作的有序性[1]。

2 提升基建档案整理及归档问题的措施

诚然大部分的科研单位已然根据现有的形式对自身的基建档案管理工作进行了变革，但在实际施行过程中仍旧存在些许问题亟待解决。例如由于基建档案的材料收集持续时间较长，所涉及的单位与部门较多，导致基建档案不能够及时进行归档的问题。其次是关于科研单位工作人员管理意识不够强，或是专业知识较为缺乏，不能够很好地对基建档案进行整理及归档。最后还有一部分科研单位仍旧采用较为传统的基建档案管理手段，不能够根据信息化时代的特征做出相应的改变。针对这些问题，应从以下几个方面入手，切实提升基建档案整理及归档的能力。

2.1 增强档案管理意识，建立相应的规章制度

基建档案的整理及归档是一项较为系统且全面的工作，具有较强的体系性。资料内容涵盖面积广泛——前期工程报建、设计、勘察，中期施工、监理，后期竣工验收、结算、决算、审计等。在工程建设过程中要不断增强工作人员的档案管理意识，避免因为资料收集不完善或是不及时等原因导致的归档缓慢，确保档案利用率提升。信息时代的到来，档案有效的开发和利用会取得较大的社会、经济效益，因此需要公司建立相应的档案管理规章制度。公司应依照国家的法律法规标准，同时结合自身的发展需要建立有效的基建档案管理制度，使工作人员能够有制度可以更好地进行基建档案整理及归档工作。

在建立规章制度的同时要增强档案管理人员的对工作的重视程度。首先通过定期开展学习等形式使其思想觀念得以转变，形成较为积极主动的工作态度。同时领导层也要对档案管理工作引起足够的重视，将档案管理工作纳入日常工作议程，同时实行责任承包制，制定奖惩规定，将具体的工作划分落实到人头，确保实现工作的规范化与标准化。

2.2 加强档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质对于档案事业的发展起到至关重要的影响。目前大部分企业的基建档案管理人员数量较少，部分企业更是要一人身兼数职，除了对基建档案的收集、整理以及归档以外还要完成其他工作任务，导致其对于基建档案的管理程度并不深[3]。尤其是当人员本身的档案管理素质参差不齐时，建设项目一旦增多，基建档案缺乏专门的人管理，就会在后续出现较为严重的问题。因此加强档案人员的综合素质是企业发展的必然要求。首先要求档案管理人员具备对工作重要性的认知，加强其工作的责任感，为基建档案整理及归档工作无私地奉献。其次要对其进行培训，除了最基本的档案管理业务知识，还应对新形式的档案管理手段进行不断的学习，确保企业的管理手段能够与时俱进。档案管理人员应加强对电子档案管理的学习，熟练掌握其操作流程，提升现代化管理水平，确保能够以较高的效率和质量完成基建档案管理工作。

2.3 利用信息技术，进行数字化档案管理工作

信息技术不断发展的当下，信息化手段已然应用至各行各业，科研单位作为科技的前沿单位，更应以更高效的数字化管理方式推进自身的基建档案管理工作。首先是对于工程项目来说，从初期保健到后期竣工，完整的流程都应该有应用相关软件的电子文档作为存档留存，例如施工图、设计图、招标文件、竣工结算审计报告等，这些资料在收集过程中就应做到及时备份，防止数据丢失造成的损失。同时各项文件在收集过程中也应与建设项目保持一致，及时根据施工过程中的变更而更新所掌握的文件文档。同时，在整理全套项目档案的过程中要根据文件的重要性以及单位后期对于文件的需求性而进行档案的归档，适当增加较为重要的档案分数以备不时之需。最后在档案形成的过程中，要将信息化管理的优势凸显，将档案文件中的数据格式保持规范性和一致性。建立起电子文件保护系统，利用信息化技术实现项目档案的存储和后期使用[2]。

3 结论

总而言之，随着时代的不断发展进步，科研单位的基建项目逐渐增多，档案的类型也呈现上升的趋势。在此情况下，科研单位的档案整理及归档问题逐渐突出。相关科研单位在进行基建归档工作时要根据实际情况，对工作安排进行较为合理的调整，保证基建档案资料的完整性和规范性，为公司后期发展奠定基础。

参考文献

[1]缪爱英，邱艳，管志权.新形势下高校基建档案管理存在的问题及对策[J].现代农业科技，2018，734（24）：264-265.

[2]颜育珊.新时期基建档案整理与归档问题研究[J].办公室业务，2019，313（08）：126-126.

[3]于民.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].传媒论坛，2018，1（13）：156-157.