移动办公系统在疫情防控及日常工作中的作用及其实现

2020-11-28应新葩

时代人物 2020年24期

关键词：疫情防控

应新葩

摘要：移动办公系统因其3A特性，在疫情防控中凸显其“零接触”的优势，如何有针对性、高效高质量地进行单位移动办公系统流程的实现，是本文主要论述的内容。

关键词：疫情防控;移动办公;流程实现

一、背景

自2019年底疫情的控制，全国的逐步复工复产，医院刚性的看病需求也在逐渐恢复，这给医疗单位疫情的继续防控带来了严峻的考验。移动办公在减少人员流动及“办公零接触”上，凸显出其在疫情防控中的有效作用。

移动办公系统的3A特性，让办公摆脱时间和空间的束缚，单位信息可以随时随地通畅地进行交互流动，工作将更加高效，整体运作更加协调。因此，其不仅有效整合传统业务系统，并已互通互联应用于权力阳光、交通业务、智慧医疗、集团企业等众多领域。

二、必要性

根据统计，一家中等规模的三甲医院每年需要57名专职流程审核工作“跑腿员”。审核签章类工作所耗费的时间90%为路途往返和等待的时间，每年的人员工资福利（按照平均20万元每人计算）需支出1140万元。而1.5万人次/年的全院各部门人员流动，给疫情控制也带来了消极的影响。截止2018年底，全国医疗卫生机构98.7万家，其中三级医院2002家，据此推算，全国范围内的专职“流程跑腿员”需要11万余名，付出薪资220亿，造成人员流动3003万人次。

移动办公系统能够精准、有效地解决大量人员流动，大量专业技术人员用于签章审核流程的人员浪费和时间精力浪费问题，使医疗行业的工作人员能有更多的时间和精力投身到专业工作中。

三、实现的难点

移动办公系统的具体流程，因在不同的行业不同的单位，甚至相同的行业不同的单位，均需要定制的、个性化的开发。在定制开发的过程中，软件厂商及使用方对流程实现的理解程度，成为了影响流程及系统的实现效率、产品和需求匹配度，以及产品使用流畅度的关键。

现阶段，企业微信的应用，给移动办公系统的使用带来了更多的可能性和实现的方便性，因此以企业微信的办公流程实现为例，进行移动审批流程实现的阐述。

一个流程的实现，首先需要明确在沟通中会普遍存在的问题：单位流程涉及部门多、广，大部分审批流程需要多个部门的共同参与，高效地配合流程的解析、实现;非信息工作部门对移动办公的实现所需要的要素以及最终产品的成品并不了解，因此沟通成本高;线下流程的特点是，工作发起人仅需要知道某项工作审核节点的顺序及审核人即可。相比线下流程，移动办公流程的各个节点不仅需要考虑发起人、审核人的所有“动作”，还需要明确节点的所有分支、判定条件以及对应的执行或审核人。为了确保移动办公流程 “智能”性，在流程实现的过程中，必须更加完整、更加全面地了解所有的细节信息;流程实现前，使用人对操作及需求的不确定性，造成流程实现后，还需要进行大量的测试及修改。

问题的解决

完整地组建一个适用的移动办公系统，必须有针对性地解决以上普遍存在的问题。

例如、一般常规流程实现所需要的要素：

（1）发起节点：

※填写内容、※各选择项及对应的动作、※执行人姓名、※注释、

※附件、※项目性质;

（2）节点内容：

※节点判定条件、※节点执行人、※审核模式;

（3）输入模式

3、解决需求不确定问题——将测试进行分级：产品实现厂商进行逻辑全流程测试、需求单位进行适用性全流程测试，以及正式版测试;

※逻辑测试——流程实现后，对流程的完整性进行测试，减少需求单位对逻辑类问题反复测试及反馈时间;※需求单位适用性全流程测试——对流程实现的正确性、各项功能的实用性、流程操作的便捷性进行测试，同时在测试过程中不断理解产品的外在表现，从而更加清楚地进行需求表达以及流程优化改进的表达;

※正式版测试——流程各节点执行人，对流程适用性的最终测试，确保流程在使用过程中的智能性及流畅度。