郝章玲

奎屯市经济责任和国有资产投资审计中心 新疆奎屯 833200

奎屯市从2001年对建设项目竣工工程进行竣工验收备案以来，已经有近千项工程在奎屯市城建档案馆备案，其备案档案由奎屯市城建档案馆备案室进行管理。大部分档案资料可以做到资料齐全入档但是还有很多备案文件材料不全，主要是分散在建设单位、施工单位、监理单位、设计单位和勘察等单位资料员手中；或因记录不详以及无记录，使得备案资料达不到规定要求[1]。为把奎屯市城建档案备案管理工作干好，本人以前在管理工程档案时查阅了大量的关于如何做好工程档案备案的资料，并且去乌市档案馆取经学习，由于档案工作是一件非常繁琐而又必须细致的工作，在工作中需要大量的时间去检查施工单位提供的竣工验收资料，从每一个分部分项到检验批划分，还要编辑目录，属于什么类别工程，按照时间，性质、自然属性去划分工程类别等。然后才完成收集装订成册。为实现奎屯市城建档案集中统一保管和资源整合利用，确保档案资料收集工作有序开展为城市建设、规划、管理奠定了良好的基础，主要做了以下几项工作：

1 建设项目工程竣工验收备案档案实行分级管理的必要性和重要性

目前，奎屯市在建工程量呈直线上升趋势，每年工程竣工数量剧增，在量多、面广、工程遍及奎屯市全方位的情况下，加强质量监督档案室和建设开发单位档案室的管理十分重要。一是要建设项目竣工工程档案能够按时完整移交档案馆必须得到质量监督部门的全力配合协助，特别是质检档案室的配合；二是建设（开发）单位在从事工程建设活动中，开工前要依法领取建筑工程施工许可证，竣工后要依法领取使用许可证，这是政府对竣工工程质量的审查认可，其表现形式为工程竣工验收备案制度。三是质量监督部门和建设单位在工程建设中的原始文件材料，都是建设项目工程竣工备案的依据，为将来工程质量问题及维修做好充足的准备；

2 加强制定和完善工程资料入档入库各项制度完善项目工程档案的管理

制定和完善工程资料入档和入库的内各项制度，进一步规范了奎屯市市建设项目工程档案的管理。根据奎屯市实际情况参与制定了《奎屯市工程竣工验收备案制度》、《保证地上、地下工程档案接收进馆措施》、《奎屯市工程竣工档案预验收制度》 《奎屯市建设工程档案“两证一书”制度》、等制度。通过制度制定，我们依法接收和征集城建档案，对产生城建档案的单位进行监督、指导，严格把好城建档案质量关。档案资料接收完毕，交接双方须在“清单”上签字盖章，以做凭证。凡进馆城建档案，必须完整、准确、齐全，交接手续要严格审核，鉴定结果须填入移交书，并由双方单位负责人签字，一式两份，双方各执一份。

3 加强工程竣工项目备案工作，着力解决工程档案进馆难的问题

本市城建档案工作起步晚，工程档案管理不规范，工程档案进馆难，馆藏率不高，针对此问题，从加强工程竣工项目备案工作着手，完成了奎屯市城建档案馆《奎屯市城建档案管理办法》完善了《奎屯市工程项目档案立卷标准及要求》，制订了《奎屯市城市建设工程文件归档范围及质量要求 》、并且协调质监站、环保和消防等部门，严格工程项目备案制度，对于资料不全的工程不予核发《工程质量监督报告》、《环境影响报告》和《消防审核意见书》，由此工程档案进馆难的问题迎刃而解，几年来共备案工程项目形成备案资料备案率达到95%以上，使奎屯市档案水平有了显著提高[2]。

4 加强施工单位备案文件材料的审查和接收

工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题，及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》，不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保工程建设档案的完整、准确、系统。按照建设项目工程竣工验收备案程序要求，建设单位在工程竣工验收合格之日起15 日内，市直建设单位到奎屯市城建档案馆备案室办理备案手续，州直建设单位持奎屯市城建档案馆核发的档案认可证到博州建设局办理备案手续。备案部门收到建设单位提交的工程竣工验收备案文件后，审查备案文件的真实性。

5 建立健全的城建档案的管理模式严格进出入制度

根据工程类别入档进入库房，对于手续不齐全、没有整理好的施工资料另行放置，指导施工资料员正确填写资料，半期各种手续，然后再进行审核重新归档。再根据档案放置情况，分为两个业务小组，分派人员分别负责管辖，耐心指导施工资料人员，认真收集、审核、整理每一个工程项目的档案，为提高办事效率，对所有的竣工档案的验收采取一次性书面整改通知单，听取相关单位的意见，及时进行反馈意见统计，总结不足，及时整改，采用现场指导，电话指导，馆内指导等多种方式全程跟踪服务，保证业务指导工作到位，并且对施工单位部分资料员进行业务知识指导和培训，通过多种方式指导和培训，这样不但锻炼了施工单位资料员，而且提升了自我业务水平，对奎屯市整体档案水平也有较大提高。使我市建设单位对城建档案工作的满意度达到100%，确保了各类竣工工程的顺利备案，树立了成档案的形象[3]。

总之、要做好工程竣工档案资料的管理工作，不仅需要加强对工程档案人员的培养，更需要施工单位和档案管理人员共同努力来建立健全的工程竣工管理体系，我们应以积极学习和借鉴内地先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，把我市建筑工程档案做的更好管理的更好。