财务共享模式下大型企业电子会计档案管理系统探讨

2020-11-26何孝容李德庆

现代商贸工业 2020年24期

何孝容李德庆

(江西科技学院，江西南昌 330098)

0 引言

在20世纪80年代越来越多的企业推出财务共享服务，从个体的发展到共享服务的转型，在很大程度上提高了大型企业在进行财务管理的效率，有利于企业财务信息的传递，保证了大型企业财务信息及流程的公开透明性。大型企业充分利用好当前大数据时代处理准确和速度快等特点，将对会计档案管理电子化，取代传统的纸质会计档案管理，这样有利于提高管理人员的效率。将不同区域的会计信息进行统一的管理，其中就包括了原始会计凭证、报账和入账等，推动大型企业电子会计档案管理财务共享模式的应用。

1 大型企业电子会计档案管理系统的作用

在大数据和云时代，传统的会计档案管理相比于现代的会计档案管理，传统的会计档案管理效率比较低，电子会计档案管理使用财务共享模式下打破了原有的思想。2016年1月1日开始，我国国家档案局发布了关于会计档案管理的办法，积极响应时代的需求，充分利用好当前大数据时代的优势。首先，将会计档案电子化的流程更加公开透明和系统化，不仅节约了对会计档案管理的成本，而且在很大程度上减少了自愿的浪费，在传统的会计档案管理中纸质电子档案管理需要要消耗大量的成本，而且非常费时间，由于企业的业务系统每日报表所包含的种类非常之多，如果是月和年更为繁多，这就需要大量的纸质，加上打印机等机器设备的消耗，这样进行纸质会计档案管理低效且成本高；其次，一旦电子会计凭证的各个流程都实现电子化管理，其中包括凭证的获取、报销和入账等，大大提高了企业对于财务的管理效率，一方面，对于相关流程的办理可以通过网上就直接办理，这对于办理人员更为便捷和快速，另一方面，这有利于财务人员对于所填写的电子会计信息进行分类，不需要组织相关人员对信息的采集采取现场办理的方式，这大大节约了企业的人力和物力；最后，电子会计档案管理是这个大数据时代发展的必然趋势，通过相关软件对数据的处理，提升了企业对于数据的发掘处理和应用能力，高效地处理相关财务信息，企业的财务管理所包含的内容非常之广泛，在财务共享模式之下，能够将企业战略发展的各个环节透明公开化，这有利于企业提高充分了解自身的现状，及时的发现并解决问题，通过大数据的处理财务管理可以做到精准高效，避免由于人为因素所造成的损失，而对于结果更有说服力，及时地通过财务数据分析当前企业所处的状况和所面临的挑战，企业管理者再根据相关财务数据分析来制定出符合当前企业发展的战略目标，这样就会使得目标更为清晰准确，可操作性也会增强，有利于企业的长远发展。

2 财务共享模式下大型企业电子会计档案管理系统的构建

由于大型企业单位部分和员工比较多，并且所属的子公司也很多，如果是单一的财务管理系统很难将母子公司进行很多的对接和管理，这就会导致最后的财务状况掌握不够清楚，无法对企业的发展制定更为高效的策略，如何跨部门跨地区将财务信息整合一直都是大型企业的重点和难点工作，而财务共享模式下的电子会计档案管理系统满足了大型企业的这一需求。

首先，对于电子会计档案数据的采集和加工环节必须将分公司和总部进行对接，其中就包括了各个系统和信息，比如ERP系统和报账系统等，其中还包括原始凭证的留存，必须保证所采集到的财务信息的准确性和真实性，避免出现由于电子信息采集的虚假性，只有在经过相关财务人员的审批之后，才能够生成相关的电子报表，这前期的工作对于财务管理是非常之关键的，为后续的财务管理工作奠定非常好的基础。其次，对电子会计档案数据的储存，与传统的会计档案数据储存方式不一样，纸质版的会计电子档案不仅费时费钱，而且在储存和查阅非常不方便，严重影响到财务管理工作效率。通过对相关会计信息的采集，将其形成电子版的方式储存在计算机中，保证记账凭证的信息和原始凭证的影像票据等信息进行双储存，以便于后期的查阅和核查，当前我国很多大型企业都是根据《板式电子文件中保存格式需求》的原则对会计信息进行储存。最后，对于电子会计档案归集管理和查阅，大型企业对于自身财务系统的要求是非常之高的，一般都是自身发展管理的要求选择与之相适应的会计档案管理系统，其中就包括了对分类方案、保管期限和档号规则的管理等，在进行管理过程尤为要加强其安全性，企业应该安排专门的管理负责人员，根据不同部分进行归纳整理之后，构建自身的电子会计档案数据库，一旦查询所需要的会计信息，只要进行搜索就可以一键搞定，简单快速，这大大提高了企业财务管理的效率。

3 大型企业电子会计档案管理系统存在的问题

首先，对于电子会计档案管理工作人员的专业性，很多大型企业没有重视对于这方面人才的培养，没有设立专门的机构来进行管理，随着信息化时代的到来，很多技能都需要相关的工作人员与时俱进，不断去学习，这样才能够紧跟时代的步伐；其次，电子会计档案管理没有实现部门共享信息，这大大影响到员工工作的效率，企业中部门与部门之间应该是有一定信息共享的，比如相关的采购和使用信息的共享，会明确好各个部门之间的职责，同时还会使部门对于企业现状做到心中有数，提高部门办事的效率；最后，由于电子会计档案管理涉及到网络安全的问题，对于一个企业来说，会计档案的管理是非常重要的，企业一旦在技术上出现漏洞，在很大程度上会给企业带来经济上的损失，比如电脑黑客使得相关信息的泄露就会导致企业的公信度下降，给企业带来一定的经济损失。

4 加强大型企业电子会计档案管理系统的具体措施

首先，企业应该重视电子会计档案的管理工作，加强对相关专业人员的培训，为了能够更好地迎合时代发展的需求，提高工作效率，企业应该定期对员工组织相关专业的培训，提高员工对于电子会计档案管理的专业性；其次，企业要明确好各个部门的职责，将责任到部门甚至是个人，在进行电子会计档案登记之后，可以通过电子会计档案系统进行共享，避免部门之间做重复工作，不了解当前企业的现状，让员工在工作过程中目标更加明确，提高工作效率；最后，加强企业的网络信息安全，一方面是避免由于寻租行为导致的人为的信息泄露，这就要求企业制定和完善相关的法律法规，保护好企业的电子会计档案信息，另一方面，要提高企业电子会计档案系统的安全技术性，企业很多会计信息都是属于企业的内部私密，避免由于技术不强硬导致系统遭受黑客侵入，造成企业的经济损失，不断提高企业自身的网络安全技术，有利于企业对于电子会计档案系统的管理。