事业单位文书档案管理研究

2020-11-25白迊春

商品与质量 2020年33期

白迊春

宁武县爱国卫生运动委员会办公室山西忻州 036700

事业单位的文书档案主要是记录发展历程，文书档案是事业单位发展历史的有力证明，并且能够将宝贵的工作经验和数据留给后来者。文书档案包括多种形式的资料，比如单纯的文字资料、数据图表以及生动形象的视频资料等等，真实记录了事业单位的发展。做好事业单位的文书档案管理工作可以对过去进行充分的了解，能够借助以往经验，避免再犯同样的错误，有利于促进事业单位更好发展。

1 事业单位文书档案管理模式的不足之处

1.1 相关人员对文书档案管理不重视

部分事业单位领导以及文书档案管理相关人员并没有准确理解文书档案管理工作的核心内容与职能作用，对文书档案管理工作存在轻视心理，将文书档案管理工作等同于筛选保存主要文件，加剧了文书档案管理工作的僵硬化与局限性，减少文书档案管理的资金技术投入，压缩文书档案管理人员编制，其他部门工作人员缺少档案管理意识，甚至认为没有义务配合文化档案管理工作[1]。

1.2 文书档案管理设施不完善

电子文书档案在文书档案总量中所占的比例较小，提高了文书档案管理工作对档案室规模、管理环境等要求，虽然部分档案室因安全防护措施没有具体落实到位，档案发霉、虫咬等事情偶有发生，加剧了文书档案信息资源的不完整性。现代化档案管理设备以及软件系统等的综合利用率较低，造成了事业单位资源的浪费。也有少数事业单位文书档案管理设备较为陈旧落后，使用流程较为烦琐，故障发生率较高，降低了设备技术对提高文书档案管理质量的助推作用。

1.3 文书档案的管理方式落后

随着我国科技水平的不断发展，可以将电子化和网络化等管理方式应用到文书档案的管理过程中，从而使档案管理的效率能够得到有效的提升。但是由于事业单位缺乏文书档案管理方面的技术人才，导致相关的技术支持不足，最终导致无法进行有效的文书档案数字化管理。这对文书档案的管理效率和管理水平都产生了很大的制约，使得事业单位无法高效利用相关的文书档案资料。

2 提高事业单位文书档案管理水平的措施

2.1 转变文书档案管理理念

管理人员不应只看到文书档案管理工作取得的成绩，还应冷静客观地评价我国管理现状与西方发达国家管理水平的差距，分析当前管理理念、管理方法及管理设备技术等方面存在的不合理之处，既不能照搬其他国家或地区的管理理念、管理模式，也不能继续使用漏洞百出的管理模式延续陈旧落后的管理理念，而是要在参考网络平台上的管理方法，借鉴其他国家地区失败或成功的管理经验，分析管理特征及管理诉求等基础上来提高管理理念的指导性、时代性及合理性，主动推行不同管理方法及管理系统实验或试行活动的开展，从中找出经过实践检验的效果较好的管理方法，提高管理人员积极主动工作与努力创新发展的意识。另外，管理人员还应从思想上认识到该项工作对自身及他人、单位及社会等的影响力，将其当作事业来看待，而非是赚取工资的方式。在认真负责的完成本职工作基础上，还可以通过网络学习、参加培训活动、提升学历等方式来掌握更多与之相关的数据信息，主动配合其他管理人员的工作[2]。

2.2 提高文书档案管理机制的完善性

文书档案管理机制应随着档案管理目标、事业单位职能作用等的变化而变化，相关部门既要在档案管理相关法律条文变更时主动调整管理机制，也要在行政管理职能、内部框架及管理目标等发生变化时来调整管理流程与管理制度，更要在新管理系统设备研发成功并广泛运用时，管理人员职业素养相关的规定也要发生改变，只有这样才能提高管理机制的科学合理性与时代发展性，才不会让其成为管理工作的约束力。另外，还应聘请档案管理及网络系统研发等领域的专家学者对其管理机制进行客观分析与专业指导，提高文书档案管理流程的简单化与统一性，提升文书档案管理标准的一致性，降低文书格式不规范等情况的发生率。比如，事业单位应根据《档案法》《档案法实施办法》《省档案条例》等相关规律法规来提高文件材料归档机制的明确性与先进性，准确划分文件材料归档与不归档的范围、不同类型材料的保管期限及文件材料的格式要求等，对所有的文书档案进行统一集中管理。最后，还应对文件资料内容格式等进行统一要求，比如要求统一字号、字体、颜色等，避免出现文件档案资料格式内容混乱的局面。

2.3 加强文书档案管理人员的专业素养

在管理文书档案资料的过程中，管理人员要具备相关的专业知识和综合素养，在开展文书档案管理工作的过程中能够协调沟通各个部门的人员积极配合，并根据文书调查取阅的实际情况分类存放文书资料，从而使存放的各类文书档案资料一目了然，同时还要对各类文书档案资料的目录信息进行整理，从而使查询的便捷性得到有效提升。对于以往只注重存放，不注重调动的文书档案使用观念要加以改变。管理人员要根据专业的制度要求和人性化原则分类存放文书档案资料，在充分满足人们使用需求的情况下，要有利于存放便捷性的开展。另外，要定期教育培训相关的管理人员，提升他们的日常工作技能，并使他们的技术能力及时更新，与时代的发展要求相符合。与此同时，还要全面指导管理人员在档案管理工作中的沟通协调能力，从而使操作阻碍有效减少。单位管理人员在日常的工作中，要监管文书档案管理人员的工作状态，并对文书档案资料的存放情况进行定期检查，如果发现文书档案因个人原因造成缺失、记录差错，甚至损毁，要对相应的管理人员进行批评教育，增强文书档案管理人员的责任感[3]。