地勘单位档案管理的现状及对策分析

2020-11-25付龙华

商品与质量 2020年33期

付龙华

核工业二0八大队内蒙古包头 014010

地质档案是地勘单位在地质调查、矿产勘查、技术研究等生产、科研活动中产生的原始资料和成果凭证。其既具有一般科技档案的性质和功能，又具有专业性强、理论性强的特点。地质科技档案是地质工作的真实参考，是地质矿产勘查、开发和研究的重要参考资料。因此，在地勘单位的生产经营活动中，必须对地质档案进行科学、规范、标准的管理，才能保证效益推动档案管理工作的有效开展[1]。

1 地勘单位档案管理工作基本属性

1.1 集中化管理

档案管理是地勘单位的重要工作之一。每年都要对单位、工程师、地质勘探资质等各种证书、文件档案进行分类、保存和维护，并且所有的地质资料一般都是统一保存在一个部门一个房间，并由专业的人士进行看管维护。同时为了保证管理的效能，加上不同的地勘单位会有不同的档案分类标准，所以在进行档案管理工作中，档案管理人员的集中培训也是非常重要的[2]。

1.2 多样化管理

地勘单位是一个担负着区域地质勘察、环境地质勘测、农业地质调查等诸多工作的系统性工程，因此对于不同的地质勘察资料来说需要进行不同的管理策略。一些中大型的地勘单位，往往还将会有专项的地质调查资料、科研课题和研究专著、进步成果奖章等等，这些都需要分类管理多样化管理，才能保证管理的效能最佳。

1.3 精准化管理

精细化管理更像是一种文化和理念，是一种推动地勘单位纵深发展的动力，在当今的背景下，怎么才能体现出档案的真实价值呢，就需要从重点出发，把握重点找准方向这样才能是事半功倍，而本身档案管理这项工作就覆盖很多方面，管理内容繁多，无论是管理内容还是管理方法上，都要讲求合理精细规范，这样才能精准管理，保证工作效能的发挥。

1.4 规范化管理

保管制度、保密制度、借阅制度、查询制度，档案管理员岗位职责都要建立起一套完备科学的规章，此外在规范化建设的过程中，还要实现和地勘单位其他岗位工作协同，其他部门的同事能通过规范化、流程化的借阅保证地勘单位管理资料不遗失不损坏，保证档案管理的长远效益。

2 地勘单位档案管理中存在不足

2.1 转型挑战大，企业化和市场化的档案管理模式需摸索

在60年的地勘档案管理发展过程中，大多数地勘单位都建立了内部组织档案管理制度，有的甚至设立了专职档案管理部。然而参照的是前苏联的管理体制，制定了自己单位的各种管理措施。该方案起到一定的保证单位内部档案的可靠性和保密性的任务，但是不适应市场化经济背景。地勘单位实行企业化管理模式已成为一种趋势。地勘行业正面临着转型升级的新阶段，尤其是在当下地勘单位的公益类和生产经营类比重不合理，这给普通地勘单位带来了管理和盈利上的挑战。目前，我国地勘行业的发展与改革定位为企业化和市场化，同时先根据“事业单位机构编制调整和分类意见”做好部分地勘单位的转型是非常有必要的。以我市的地勘事业单位转型为例，多家公益性的地勘单位转向生产经营类，调剂编制人员，事业编制人员缩减比例高，那么更多的“合同工”应该怎么管理，传统的事业单位管理模式显然会拖后腿，更主要的是根据单位的实际发展情况和改革转型方向，结合企业管理经验进行转型[3]。

2.2 工作压力大，工作人员身兼数职难专心

多年来，地勘单位内部的组织结构比较臃肿，但人力安排的合理程度上看并不高，管理体制僵化会导致诸多不足。最明显的问题在于，从地质勘探单位的工作性质上说，野外勘探和生产调研工作为主体，受传统思维方式的影响下，基层地勘单位的档案管理工作一直被忽视，认为上不了“前线”。那么这就导致了地勘单位内部的人员结构比较混乱，在一些中小型的地勘单位中，单位办公室的人事有时候会兼任秘书，不仅负责干部人事档案、办公文件资料的管理，连接各部门的工作和办公室的各项工作，也会顺便整理地质资料档案，这些“兼职”人员的专业素质必然很低，自然不能保证管理效率和管理的合理性；在一些地勘单位，档案管理人员与同一单位的其他主管人员之间缺乏协调与配合，加上因为编制改革导致人员的频繁调动和调整，将进一步影响本单位的档案管理工作，以上诸多方面，都导致没有做好协调工作，以部门和人员的合作来支持档案管理的发展[4]。

2.3 管理水平不高，实际管理模式僵化效益不明显

地勘单位的档案管理模式主要是以档案场所集中、运行机制规范为主要发展目标。一般来说，不同的城市建设和发展水平不同，有的单位重点开展城市地下空间的开发扩建地铁等基础设施，但是有些资源型城市，开展的矿产地质勘察更多一些，档案管理模式多种多样，各单位要根据自身的实际情况和需要采取自己的管理模式。同时，因为档案管理不能产生直接的经济效益，所以在大多数的地勘单位，决策者对档案管理的重要性认识不足，认为单位内部档案管理工作简单流程清晰，对管理工作缺乏相应的资金投入和人力投入，没人没技术更容易导致档案管理混乱，尤其是一些技术档案信息，因为人员的素质不高导致真假混淆，降低了档案的价值，再使用还要重新甄别，造成了资源的极大浪费。然而，从实际情况分析，地质档案的归档往往存在不合理的问题，甚至分类不准确，影响了后续档案管理工作的顺利开展。

2.4 信息化成趋势，档案信息化建设难度高技术不扎实

地勘单位的企业化改革促使单位进入市场竞争，通过参与各种市场项目的投标有效活跃市场环境获得经济效益。但由于项目的多样性和技术数据的复杂性，原有的系统已不能满足地勘单位的发展需要，制定新的档案管理机制有其必要性。纵观我国的地勘事业单位管理，档案管理水平低的问题很常见，还停留在人工收集、整理的“老办法”，当需要资料的时候，就是专业人员按照一定的方法查找，这样比较费时费力，而固步自封的人工档案管理，可以接触和获取的信息量较小，也不利于档案的二次开发和资源利用。当下信息化管理是一大趋势，地勘单位的档案信息资源重要，应用价值也是极其重大的。因此就需要选择信息化规整、检索、管理等措施对档案管理进行重新规划。在网络技术的不断发展带动下，档案管理信息化建设面临许多新的挑战，无论是技术人才还是系统的设计难度上，都存在一定的发展压力。

3 新时代基于地勘单位转型背景下的档案管理工作创新研究

3.1 推动档案管理的市场化接轨，研究适合单位转型的档案管理模式

（1）增强收集意识标准化管理。地勘单位档案管理的水平和质量不仅决定了档案利用的便利性，也关系到数据的科学利用。建立科学的档案管理制度，进一步完善了地勘单位档案管理的规章，能有效提高地勘单位档案管理水平。一些重要的地勘资料需要复印副本，并落实原件的保存，尤其是一些几十年前的资料，更要采取此模式，而原则上如需使用则翻阅副本或者电子文档。

（2）摸索单位特色工作模式。随着社会的转型与发展，建立与现代社会发展相适应的档案管理体系势在必行。地勘单位要设立专门的档案部门，明确档案管理职能，把单位档案管理等工作纳入发展规划、制度制定和考核范围。此外还要根据本市的建设规划制定未来的工作大体走向，并重点研究侧重于某一或者某几个部分的档案管理工作。针对一些已经转型的地勘单位，需参考市场上企业的运作模式和管理模式，进行改革和摸索是非常有必要的[5]。

3.2 严格工作流程，保证重要信息管理有序保密性好

（1）确保档案完整收集。地勘单位的档案管理与其他工作一样重要。制定相关发展规划，促进档案管理科学化、规范化发展。由于地质勘探工作需要在室外进行，有些地区环境恶劣，因此有必要做好其工作的规范，无论是地貌特征的记录和保存、实地数据的记录、地质剖面图，水文地质图，地层图，钻孔资料等地质资料的记录都需要详细明晰，这样才能辅助做好后续的档案管理工作。

（2）提升档案管理工作认识。把档案管理工作作为事业单位管理和发展的战略规划之一。在日常的地勘单位工作进程中，逐步凸显和确立档案管理的地位和重要性。定期组织专题会议提升工作人员素质，设立专职档案管理人员专人专岗，听取档案管理人员的工作汇报并对档案管理信息收集和管理情况进行有效的监督管理，对发现的问题及时纠正。

3.3 提升人员素质，招徕更多年轻化、高素质高水平管理人员

（1）建立地勘单位档案管理人才培养计划。将专业培训和深造纳入地勘单位档案管理人员培训计划，目的是建立一支高水平的地勘单位档案管理人员队伍，为提高地勘单位档案管理水平和我国档案事业的健康发展提供保障。管理人员和基层工作人员的素质进行有效的审核，并督促其不断接受教育提升管理本领。

（2）重视新晋优秀人才的招徕。当前很多地勘单位的档案管理人员资历深但思维僵化，加上没有先进的档案管理理念作为支撑，所以更容易出现改革不力的问题，而基于地勘事业单位转型的当口，尝试招聘经过正规高等院校、职业院校教育，具备优秀的档案管理技能的毕业生，来充实单位的档案管理人才队伍，能有效提升档案管理的价值。

（3）加强监督和指导。做好监督和管理，能保证实际的工作过程中不出或者少出纰漏。上级管理部门有责任也有必要，对下级的档案管理工作人员的实际工作规范性和流程性进行监督和指导。第一点，在做好同级档案管理工作的基础上，要加强对下级档案管理工作的监督指导；第二点，要逐步扩大对下级档案管理工作的监督指导范围，在监督成果的同时，努力做到对工作过程的监督。监督和管理的流程应当严格公平且有章可循，对良好的先进的工作行为坚决表彰，对不符合有关要求和规范的坚决通报批评，并做好限期整改要求，确保档案管理工作规范化运作。

3.4 优化信息化管理水平，提升档案科学化管理效能

档案的电子化管理是信息化时代变迁的大势所趋。随着地勘行业的快速改革，档案管理必须实现巨大变革。这种变化就是要改变传统的管理模式并采取信息化管理模式，从而保证地勘行业的生存和发展，充分发挥档案管理的重要性。首先，需要配齐配套设施，档案管理专用设施是档案管理的硬件条件，如文件消毒器、防磁视听柜、除湿机、移动式紧凑架等需要严格配备，而档案管理的基础设施筹备是逐步实现档案管理信息化的软件条件和关键条件。其次，也要建立基于计算机技术的数据库系统，实现档案管理信息化，通过高效率的档案管理信息化系统提升实际地勘资料的管理效能。最后，对于地勘事业单位的档案管理人员来说，具备互联网的思维也是非常有必要的，其需要提升工作人员的素质，必要的时候，也需要一定的计算机专业人才作为支撑，做好档案管理系统的运维和保障工作，保证实际的信息化管理始终维持在有效科学的系统环境下运作，最大程度地提升档案管理电子化发展和信息化水平。