宋福震/青岛港湾职业技术学院海事学院

二级学院档案来源广泛、内容丰富、载体多样，能够客观地反映二级学院运行的全过程，是评估、改革和决策的重要依据，对于二级学院的管理和建设起着非常重要的作用。目前二级学院管理模式仍处于发展建设阶段，档案管理机制不够健全，普遍存在着档案管理意识薄弱、制度不健全、兼职管理队伍专业素质不高、管理手段单一、设施简陋、信息化水平较低等问题。本文从档案管理的六个基本环节存在的问题进行分析，提出了三点改进措施。

一、高职院校二级学院档案管理存在的现状分析

（一）档案收集缺少日常积累，真实性、可靠性不足

档案管理工作属于支持性、服务性工作，各级人员重视不足，二级学院内部没有形成全员档案收集的意识。同时档案收集工作“时间长、弹性大”，管理人员难以保持长期关注和重视。档案收集工作多呈现“运动式”收集的状态，仅在某些特定的时间或特殊目的情况下进行档案收集，容易造成文件的缺失、遗漏，也很难客观真实反应各项工作的效果。

（二）档案整理缺少统筹安排，完整性、融合性不足

二级学院档案材料来源广泛、渠道多、种类多，需要统筹兼顾。现阶段档案整理工作多采取根据管理人员工作领域整理的松散型管理模式，注重依据档案来源进行整理。这种单领域、单要素的整理方式割裂了档案文件之间的有机联系，使档案的完整性遭到破坏，也导致了整理的档案“个性化”过于突出，融合共享困难，为后续工作带来难度和隐患。

（三）档案鉴定缺少标准依据，甄别销毁环节缺失

二级学院档案管理没有结合自身需求形成标准规范，档案管理人员在对档案进行鉴定时缺少标准和依据，档案价值判定主观性过强，兼职档案管理人员鉴定能力有限。为避免甄别失误，往往对收集整理的档案文件全部保存，同时对档案销毁持谨慎态度，档案鉴定环节缺失，档案“只进不出”、“进多出少”现象明显，管理工作量逐渐加大。

（四）档案保管缺少单独空间，遗失和泄密风险大

二级学院缺少独立的、标准化的档案存储空间，档案保管设施设备投入不足。档案保管普遍依靠管理人员办公室文件柜和个人电脑，档案资料和常规文件混杂在一起，分散且难以区分，档案资料取用不便，人员调动或场所变更时档案材料丢失风险较大。同时这些场所日常师生流动性较大，人员往来频繁极易导致诸如试卷之类保密文件泄密。

（五）档案统计编研缺少足够重视，效率低、效果差

目前，二级学院档案的管理工作主要依靠兼职人员来进行，这一客观事实导致档案管理人员难以对统计编研工作给予充分重视， 统计编研只有在应付检查或汇报工作时才能有限的开展。另外该工作主要依靠管理人员手动处理，缺少科学高效的统计方法和工具，形成的数据和结果难以揭示档案管理工作的真实现状和客观规律， 无法为档案管理水平提升提供值得借鉴的依据。

（六）档案被利用的水平不足，对利用者服务的能力差，价值难以凸显

二级学院档案管理“重藏轻用”的现象依旧比较突出，工作经常停留在收集、整理、保存的表层，对档案工作的最终目的——“用”缺乏足够认识。档案利用仍处在为重大项目或课题申报时作为支撑材料使用的阶段，服务教科研和管理等工作水平较低，档案管理工作价值难以显现。同时由于服务能力未能得到利用者的足够认可，也影响了档有效案管理工作的开展。

二、高职院校二级学院提升档案管理水平的措施研究

（一）培养全员档案意识，建立档案资源体系，完善档案管理制度，保证档案管理效能和刚性

二级学院档案资料来源广泛、内容庞杂，档案管理环节多、前后衔接紧密，单个环节工作的好坏对整体工作质量影响较大。二级学院应注重全员档案意识培养，加强宣贯学习，确保全员参与。根据校院两级档案资料特点，结合客观实际，建立职责明确、指向清晰、时限固定的档案资源体系，构建流程精准、便于操作的档案管理制度。以档案管理制度为保障，落实档案管理主体责任，严格奖惩，保证各环节工作主动进行、有章可循，档案管理工作才会运转流畅，科学高效，各类档案资料的真实性和完整性才能得以保证。

（二）抓好队伍建设，建立培训交流机制，提升管理人员档案素质，提高管理专业性

档案管理工作能否有序、高效的进行，主要取决于档案管理人员的档案意识和业务能力。二级学院应根据人员配备情况建立一支档案意识强，业务素质高，人员相对稳定的管理队伍。探讨以档案管理为主岗位设定的可能性，抓好兼职管理人员选拔与培养工作。针对管理人员档案意识薄弱、履职能力参差不齐的现状，聘请校内外专业档案管理人员进行业务培训和指导，提升专业素质和管理能力，确保管理人员能够胜任；建立交流沟通机制，打通档案管理人员业务交流渠道，集思广益，破解管理过程中遇到的难题，提升管理效率。

（三）改善档案管理条件，丰富档案管理手段，提高档案利用率，实现档案管理成果共享

档案管理最终要通过合理的存储和有效的利用来实现其记录历史，服务全局的作用。二级学院应结合自身实际改善档案管理条件，开辟独立的场所、空间，配备专用的存储设备，实现档案的集中管理，妥善保管和存放，避免文件查找困难、泄漏和遗失现象发生。加大投入力度，用科技手段替代人工管理方式，逐步实现档案管理软件化，存储“云空间”化，提升管理效率和取用的便捷性。借助信息化技术挖掘档案价值，提升档案利用率，提高其服务师生，服务教科研和服务管理的作用，保证档案管理成果人人受益。

三、结语

高职院校二级学院的建设仍然处于发展和完善阶段，档案管理工作作为二级学院整体发展工作的重要组成部分必须得到充分的重视和有效的解决。各级人员应正视存在的问题和不足，不断调整改、提升档案管理水平和服务能力，用真实数据和客观事实，助推校院两级单位各项工作的高质量发展。