杨阳 黄亚军 刘大利 关英慧

【摘要】大数据时代的到来为我国各行各业的发展带来了新的契机，在大数据的支持下，人事档案管理工作也受到了一定的影响，在管理观念、管理方法、管理模式等方面都发生了一定的变化。大数据时代的到来，为人事档案管理工作带来了一定的利弊，在借助大数据优势的过程中，相关管理人员必须要对其利弊进行掌握，并在此基础上进行适当创新，构建人事档案管理新模式。本文将简单分析大数据时代人事档案管理模式的变化，旨在为人事档案管理工作的质量和效率的提升奠定良好基础。

【关键词】大数据时代;人事档案;管理模式;利弊

档案管理部门承载着重要的信息资料，承担着存储、记录和使用的使命。大数据时代的到来，使得档案管理工作发生了一定的变化。管理人员应当紧跟时代的发展，重视大数据对档案管理工作的影响，及时转变档案管理工作模式，提升档案管理的整体效果和水平，促使档案管理质量的进一步提升。

一、大数据对人事档案管理模式的影响

（一）技术手段的影响。大数据时代的到来，使得各项技术应用于档案管理工作中，比如云计算技术、计算机技术的应用。与传统的管理技术手段相比较，使用云计算技术、计算机技术等先进的技术，有效提升了人事档案管理的整体质量和效率，在处理数据上有着更高的时效性。

（二）档案收集方式的影响。传统的档案管理是以文字记录为主，纸质方式保存，人工记录的方式占据主导地位。这样的方式在资料收集、查找、借阅、存储等方面都有着一定的弊端，特别是纸质档案随着保存的时间以及使用次数的增加，会出现破损、丢失等情况，导致人事档案工作受到较为严重的影响。而在大数据时代，所有的信息都可以以数字化的方式进行存储，在使用的过程中也可以通过数据库来进行直接调用，免去了信息收集和存储过程中纸质档案的反复传递，使用方式上更加灵活。

（三）职能义务的影响。人事档案部门职能义务不仅仅在于档案收集方面，还在于做好各项档案信息的收集、分类以及保存等工作。传统的档案管理工作职能更加倾向于档案的管理，轻视了档案本身的价值，在利用方面也是受到诸多限制。而在大数据的支持下，人事档案管理部门的职能义务也更加全面化，不仅体现在管理方面，还体现在档案的利用方面，职能从传统的“管理”角度逐渐转向了“服务”方面。

二、大数据时代为人事档案管理工作带来的利弊

（一）大数据为人事档案管理工作带来的益处。大数据时代的到来，为人事档案管理工作带来了较大的益处，如：数字化档案形式的出现，让人事档案的价值得到了有效提升，加强了不同地域档案资源的有效整合与共享，为人事档案的合理应用提供了全新的平台。同时，在人事档案的管理和应用的质效方面也得到了进一步的提升。

（二）大数据为人事档案管理工作带来的弊端。在大数据带来一定益处的同时，也为人事档案管理工作带来一定的弊端，如：随着电子档案模式的普及，档案信息数据也较为容易受到病毒攻击、恶意泄露、丢失甚至是随意篡改的情况，面临着一定的安全风险。大数据安全风险的存在，对管理人才的专业性也有了更高的要求，但是现阶段大数据人才短缺的情况也成为制约档案管理工作发展的关键问题之一。

三、大数据时代下人事档案管理模式变化的几点建议

基于上述内容可知，在大数据时代下，人事档案管理工作受到了一定的影响。面对大数据为人事档案管理带来的利弊，需要采取适当的措施来加强人事档案管理模式的转变，使其更加适应大数据时代的特点，并为管理质量和效率的提升提供良好支持。

（一）服务网络化模式的建立。在大数据时代，人事档案管理模式必须要摒弃落后的管理方式，向著服务网络化的方向发展。网络作为当前各行各业办公中不可或缺的工具，其便捷性、高效性是不容忽视的，对于人事档案管理工作来说，依托于网络来进行档案服务的模式能够从根本上提升档案管理的效率，实现档案信息数据的深度挖掘与应用，根据用户的实际需求来提供更加精准的服务。因此，人事档案管理部门需要引进先进的技术和软硬件设备，提供多元化的服务功能，以用户的个性化需求为基础，为用户提供更加全面化、智能化的档案服务。如：建立档案管理数据库，完善数据库的功能，包括智能检索功能、数据自动分类功能、档案调用自动记录功能等，以满足用户的个性化需求。

（二）信息化管理模式的建立。在大数据的支持下，人事档案管理工作也向着信息化的方向发展。在信息化思维的支持下，管理人员必须要以信息化技术为管理手段，分析档案的矛盾问题、异常问题，这样才能够保证档案管理的有效性。在信息化管理模式下，要求相关管理部门必须要充分利用计算机技术、数据库技术等，建立信息化管理模式，将纸质档案、影像档案等转换成为易于保存和应用的电子档案。现阶段，信息化管理模式的建立可以通过以下方式来实现：以纸质档案为基础建立数字化档案目录数据库，并将档案资源实现全面档案数字化。如：万能档案管理软件的使用，该软件是使用了Access、SQL sever数据库，严格按照《归档文件整理规则》来进行设计，应用于各种档案的管理，专业性较强、操作方便，涵盖了资料等级、立卷归档、检索解约、档案移交等工作，可以利用日常录入的数据来对档案的内容进行自动采集，可以设置多个账户，为每个账户设置不同的权限，满足档案管理的使用和管理需求。

（三）共享管理模式的建立。资源共享是大数据时代的特点之一，也是档案管理工作模式必须要面临着的发展问题之一。与传统“封闭式”的档案管理模式相比较，资源共享管理模式的建立能够将人事档案信息形成一个有机整体，扩大档案信息资源数据库的涵盖范围，实现区域内全面化的资源共享，方便促进人事的调动、管理与协调。受到传统管理模式的影响，我国当前的人事档案资源共享模式的建立还受到诸多因素的影响，很多数据库都存在着孤立、分散的方式，因此，为了实现资源的共享，需要区域之间联合起来建立全新的数据资源共享平台，加强云计算技术、数据挖掘技术、语义分析技术等新的技术来加强档案资源的共享，将人事档案信息在内网中进行公开，并赋予用户一定的登录和使用权限，方便各行各业对人事档案信息的调用。

（四）安全管理体系的建立。在大数据时代，人事档案管理模式的建设过程中，安全管理体系的建立有着重要的作用，是档案管理安全的保障性措施。加强安全管理体系的建立，需要从防止受到自然侵害、人为侵害等方面展开相关工作，使人事档案始终处在安全的环境下。人事档案的安全管理主要可以分为安全管理职责的划分、实体档案安全管理、电子档案安全管理以及档案库房安全管理等。以电子档案安全管理为例，需要先保证计算机所处环境的安全，做好防火防潮防尘工作，保证物理环境的安全，并对其进行定期检测与维护。定期对电子档案进行自动记录、保存与备份，加强安全保障措施的应用，特别是防火墙技术、杀毒软件等的应用。同时，要根据实际需求来制定并完善电子档案安全管理制度，为管理人员划分职责范围，并严格落实管理制度，如人事档案归档管理制度、电子档案查询与借阅制度、电子档案安全管理制度等。

（五）现代化服务方式的建立。大数据时代，档案管理工作中运用现代化的管理方式可以改变以往管理工作量大人工不足的现象。本身人事档案管理工作就十分烦琐，工作任务比较重，工作效率比较低，不利于档案的有序进行和有效管理。除此之外，在传统的档案管理过程中，档案的建立、查询以及检索工作是非常烦琐的，若要查取其中的内容要经过多个部门，程序繁杂，同时很多档案都是纸质的，在保管方面除了占用空间之外，还具有危险性，例如，防潮防虫措施不到位很可能会出现腐烂以及虫咬的现象。这些都极大地降低了档案管理的质量，若是使用现代化的管理方式，不仅仅档案管理更加有序，查询也相对简单和便捷，节省了大量的时间和空间，也便于对档案资料进行使用，因此在档案管理工作中需要使用现代化的管理方式，更好地提升工作效率。而且，档案管理随着科学技术的不断变化和发展，新鲜事物也在逐渐地增加，档案管理的形式是多种多样的，因此必须走现代化档案管理的道路，改善硬件设施，引进先进的管理人才，不断提升工作质量和工作的精准程度，让一切管理都变得井井有条，同时效率得到提升。总而言之，在大数据时代，人事档案管理工作受到了一定的影响，传统的管理模式已经不再适用。因此，要以大数据时代的特点和优势为基础，加强人事档案管理模式的转变，以共享模式、信息化模式、服务模式等为基础，构建一个基于网络化、数字化、用户个性化的管理模式，促使档案管理模式的进一步转变，为人事档案价值的提升与实现奠定良好基础。

【本课题为承德市社科联课题：大数据时代人事档案管理模式变化研究，课题编号：20203121。】

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