居华峰

【摘要】国有企业是我国社会行业的重要组成部分，同时在很大程度上关系着我国社会经济的稳定性。对于各个国有企业来说，文书档案管理是非常关键的一环，可以记录企业各方面的工作内容，有利于企业未来发展的科学决策。本文先阐述了国有企业文书档案管理的重要意義和基本现状，接着从提高文书档案管理的重视程度、积极使用各类信息化技术、实现多部门共同参与的模式、提高管理人员的专业素质四个方面，综合全面探讨了国有企业文书档案管理效率提升的有效策略。

【关键词】国有企业;文书档案;档案管理;管理效率

文书档案管理在我国国有企业中是一项基础性工作，对于企业的长远发展来说也是比较重要的。如果国有企业的文书档案管理存在不足，那么就会导致国企部分业务无法顺利进行，最终使得国企业务活动效率低下。结合当前我国大部分国有企业的实际情况来看，很多国企单位都还没有充分认清文书档案管理工作的战略价值与地位，在平时并没有积极完善文书档案管理的细节内容。这些情况都使得文书档案管理活动无法发挥既定的成效，必须要在后续时间里充分引起重视，并能够提出针对性的优化对策。本文也主要立足于这一点，谈一谈国企文书档案管理效率提升的方式。

一、国有企业文书档案管理的重要意义

对于我国各个国有企业来说，做好文书档案管理活动是非常重要的，同时也具有较为显著的战略意义，这里也立足于多个方面展开全面分析。第一，国有企业在日常发展过程中，文书档案体系记录了很多日常信息。这些信息虽然整体比较烦冗，但是也具有较为显著的使用价值。如果能够针对这类信息做好精细化管理，那么就可以较好发挥这类信息的价值，给国企后续的战略发展提供较好的支撑。第二，以前由于管理模式与方法比较传统，使得管理人员很难发挥这些数据的价值，使得文书档案管理活动一直没有受到充分重视。但是在当前信息化时代背景下，各类先进信息技术的融入使得文书档案管理活动能够更高效地开展，切实提高了档案数据的利用率。在这种情况下，国企文书档案管理活动的开展具有较为显著的战略意义。第三，国企文书档案管理活动的规范进行，能够给企业进行深化改革提供较好的数据基础。对于各个国有企业来说，现代企业治理结构的融入可能会产生较多不适应情况。但如果能够立足于文书档案管理活动进行现代化管理模式探索，就能够显著降低国企进行深化改革的阻碍。特别是在现代市场化企业的档案管理理念与制度融入以后，可以较好提高国企的现代化改革进程。

二、国有企业文书档案管理的现状分析

在当前我国各个国有企业中，文书档案管理活动已经开始得到全面开展。但是结合管理活动的开展结果来看，大部分国企单位的文书档案管理都没有取得较好成效，这里也立足于这些情况进行深入全面的分析。

（一）文书档案管理的重视程度不高。当前有较多国企单位的中高层领导者并没有充分重视文书档案管理的战略价值，在平时也没有过多关注，导致文书档案管理活动的开展比较传统。这种情况就使得文书档案管理很难取得较好的效率，同时也无法给企业内部其他各类业务提供较好的支持。在中高层管理人员自身认知水平不高的情况下，企业内部其他成员就很难改变对于文书档案管理体系的认知，导致具体管理活动在公司内部各个部门中都很难得到较好贯彻。

（二）现代化信息技术的融入不足。当前我国已经全面进入了信息化时代，智能信息化技术给我国各行各业的内部运作都带来了较好的转变。但是在国企文书档案管理活动中，现代化信息技术的融入效果还存在比较显著的不足。之所以出现这种情况，主要是因为很多国企都认为没有必要在文书档案管理活动中使用信息技术，同时有相当一部分国企单位内部信息化建设水平本身就存在不足，也就很难推动档案管理信息化体系的建设。除此之外，部分国企单位对于文书档案信息化管理的认识不足，不能灵活调整当前的档案管理制度，导致信息化技术在应用以后还出现了一定的不适用情况，影响了档案信息化管理体系的全面贯彻。

（三）其他部门参与水平存在欠缺。当前我国很多国企单位的文书档案管理活动并没有贯穿到内部各个部门当中，使得档案管理活动变得比较单薄。事实上，文书档案管理的很多内容都跟国企内部各个部门息息相关。如果不能得到内部各个部门的充分支持，那么就很难保证文书档案管理活动在国企内部的顺畅进行，这就需要在后续时间里充分引起重视，并逐步构建多部门共同参与的格局。

（四）档案管理人员的素质水平较低。多数国企单位的文书档案管理人员自身专业水平还有较大的提升空间，目前已经出现了部分管理人员自身能力不符合岗位要求的情况。特别是在当前信息化时代背景下，有相当一部分档案管理人员的信息化素养还存在一定的欠缺，对于档案信息化管理技术的认知水平也比较有限，在很大程度上阻碍了档案信息化技术在国企内部的贯彻实施。除此之外，多数国企单位文书档案管理人员的档案数据整理与分析能力有限，很难提供较好的决策性信息，不利于发挥文书档案管理的战略价值。

三、国有企业文书档案管理效率提升的有效策略

（一）提高文书档案管理的重视程度。在国有企业内部组织构架体系中，如果中高层管理者对于文书档案管理的战略价值认识不清，那么就会直接影响文书档案管理活动的地位，必须要进行针对性的调整。对于国有企业来说，应该在中高层会议上针对文书档案管理的战略价值进行专项讨论与分析，同时还要积极探索文书档案管理活动跟企业内部其他业务活动的关联水平。在这些会议上，也可以考虑直接引入一些真实企业案例进行多角度分析，让中高层管理人员能够真切感知到文书档案管理的价值。在必要的时候，国企单位也可以考虑组织中高层人员前往其他同类企业中进行参观，明确这些企业在文书档案管理方面的重要举措。当中高层管理人员对于文书档案管理人员具有较好认知效果的时候，就能够将他们的这种感知与看法带到公司内部中，转变其他内部成员的认知水平。这样，以后文书档案管理活动的开展就可以得到较好的内外部环境，降低可能存在的内部阻碍。

（二）积极使用各类信息化技术。当前我国已经全面进入了信息化时代，因此国企文书档案管理活动也应该积极引入各类信息化技术。一方面，国企单位应该在后续时间里不断提高自身的信息化建设水平，加快信息硬件设备的建设。在这个过程中，国企单位也应该适当倾斜一定的资金支持，提高自身内部的信息化水平。在这个过程中，国企单位的中高层管理者应该具有长远战略目光，在明确文书档案管理体系战略价值的基础上，主动投入各类资源进行信息化建设与转变。另一方面，国企单位还应该能够深入分析文书档案管理的细节流程内容，并结合信息化技术实现管理流程的重构，使得大部分管理活动都能够通过互联网渠道全面开展，切实提高管理活动的效率。特别是在信息化技术引入以后，文书档案管理的线下运作机制已经出现了较多不适用情况，必须要立足于信息化技术进行积极的创新，避免存在一些不必要的内部冲突。在这个过程中需要注意的是，信息化技术的使用也有可能带来较多的安全问题。因此国企单位也应该做好文书档案信息的安全防护，避免这些信息在互联网环境中出现恶意篡改等问题。在具体进行数据安全防护的时候，國企单位可以考虑灵活使用防火墙技术、权限等级模式、云备份等方法，充分保证档案数据的安全。

（三）实现多部门共同参与的模式。对于国有企业来说，文书档案管理活动并不是单一部门的工作，也应该实现多个部门共同参与其中的创新格局。这主要是因为文书档案管理是一项比较基础的活动，同时具体档案内容也涉及了多个部门。因此在后续进行文书档案管理活动的时候，各个部门应该做好跟档案管理人员的配合，形成内部管理合力，切实提高文书档案管理活动的最终效率。对于档案管理人员来说，在开展工作的时候也应该做好跟其他部门的沟通交流，降低文书档案管理活动可能遇到的各类阻碍与矛盾。在交流活动的时候，档案管理人员也要对各个部门的业务内容进行全面分析，并明确部门业务与文书档案管理之间的关系，使得文书档案管理活动可以更好给各个部门的业务活动提供相应服务。从立足于国企长远发展的角度来看，企业应该在内部联动各个部门的高层管理者，充分认识到文书档案管理活动的战略价值，最终能够在各个部门内部提供文书档案管理的专项对接人员，也就可以在战略层面营造多部门共同参与的文书档案管理模式。

（四）提高管理人员的专业素质。鉴于当前部分档案管理人员专业素质不高的问题，在后续时间里也应该能够进行专项的提升。一方面，国企可以适当提高档案管理人员的招收标准，通过外部市场环境吸收高素质的人才。随着我国各个高校不断贯彻扩招战略，当前我国市场环境中的高素质人才数量与比例都得到了较好的提升。对于国有企业来说，适当提高自身招收档案人才的标准，也能够比较融入复杂市场环境中获得较高素质的人才。在这个过程中，国企也要适当扩大档案管理人员的招标考察指标，不仅仅要考量他们的专业能力和信息素养，同时还要着重分析他们的职业素养和道德水平，保证他们的综合素质能够较好满足岗位要求。另一方面，我国国企单位也可以在平时针对档案管理人员进行专项的培训教育活动。在这个过程中，培训活动可以集中解决档案管理人员在平时参与工作过程中遇到的难题，使得文书档案管理活动可以突破各个障碍，提高自身效率。在培训教育活动中，讲师也可以考虑引入一些真实的档案管理案例进行分析，帮助档案管理人员不断累积实践经验。对于国企来说，在引入文书档案管理新技术和新硬件设备的时候，都要适当开展一些培训教育活动，保证档案管理人员能够对这些新技术和新设备有较好的认识，避免给后续文书档案管理工作带来不必要的阻碍。

四、结束语

综合来看，我国很多国企文书档案管理工作在当前还存在一定的问题，必须要在后续时间里充分引起重视。这也需要国企能够充分重视文书档案管理的战略价值，同时还要顺应当前时代气息，积极融入各类信息化技术。在具体开展文书档案管理工作的时候，国企单位还应该引入其他部门共同参与到管理活动中，在内部形成文书档案管理的合力。对于档案管理人员来说，也应该在后续时间里不断提高自身的专业能力，更好符合新时期背景下文书档案管理岗位的要求，使得文书档案管理活动能够发挥较好的作用与价值。

【参考文献】

[1]林丽君.新形势下提高事业单位文书档案管理工作效率的对策[J].东方企业文化，2019（02）：225.

[2]单军.浅谈如何提升企业办公室文书档案管理的效率[J].中外企业家，2017（28）：82+89.

[3]孙述刚.办公室文书档案管理效率的提升对策研究[J].办公室业务，2016（19）：114.