施泉惠

【摘要】伴随着信息技术的迅猛发展，对医院办公室的各类文书档案进行信息化管理已经成为大家普遍接受和使用的方法。本文从与传统文书档案管理方法相比通过信息化手段管理文书档案有哪些优势、目前档案管理信息化的实践中还存在着哪些问题以及相关的解决方案等方面进行探究和讨论。

【关键词】办公室;文书档案;管理信息化

对于医院的档案管理工作来说，如何使办公室文书档案的管理更加科学、有效是保证档案资料具有较高的质量和较强的完整性的重要影响因素，并且能够有利于更加有效地利用文书档案。因此，在医院的发展过程之中，办公室文书档案的管理是否完整并且规范显得尤为重要。

一、医院办公室文书档案的相关概述

医院办公室文书档案是由各种类的一些相关文件所组成的，通常来说，这类文书档案可以是一些报告性质的文件、请示批复性质的文件以及一些会议记录方面的资料。通过查找相关的办公室文书可以在职工出现相关方面的问题时为职工和院方提供一个明确和有效的参考。文书档案的参阅有利于更快地使医院的职工了解一系列的相关情况，有利于医院在遇到相关问题时根据过去的工作总结制定出一个比较完善的计划。有利于减少工作中出现的许多不必要的问题。由此可见，办公室文书档案具有十分重要的作用。

二、医院办公室文书档案管理信息化的优势

相比于传统的医院办公室文书档案管理方法，信息化管理具有许多明显的优势。首先，档案管理的信息化大大提高了部门职工借阅文档的效率，在准备查阅某项资料时，职工可以直接通过网络进行查询，减少了查询档案所需的时间，还可以实现多名职工同时查阅同一份资料，有效提高了资料的利用效率。其次，信息化管理加快了职工查阅文档的速度，对于那些只要简单了解即可的资料，可以在网上直接查询，而不再需要到相关部门亲自寻找。再次，信息化管理下相关人员在查阅时只能选择自己权限范围之内的资料，这就使得文书档案具有更高的保密性。最后，信息化管理方式下，档案管理人员的工作量将会大大减少，从而有利于文书档案管理效率的进一步提升。

三、医院办公室文书档案管理信息化存在的一系列问题和解决方案

（一）如何解决医院办公室文书档案管理信息化认识不够充分的问题。由于目前我国的信息化技术普及程度比较低，医院职工在日常工作中对这一技术的接触也并不是很多。因此，虽然我们一直以来都在积极倡导办公室文书档案管理信息化，但是在实际工作过程中职工们对档案管理信息化的认识依然薄弱，医院的文书档案信息化管理普及程度依然不高。这使得各医院无法进一步深化对信息化管理所具有的独特、巨大优势进行了解和认识，从而依然受制于传统形式之下的档案管理方法，导致难以更好地在医院中开展办公室文书档案管理信息化相关工作。针对办公室文书档案管理信息化在医院没有被充分地认识这一问题，必须要加大力度普及信息化管理相关的知识。要使各个医院和职工从思想上认识到办公室文书档案管理现代化较传统文书档案管理方法具有相当大的管理优势，从而使其意识到要主动认识和探究档案管理自动化的相关内容和方法。要让大家真正做到能够从思想上对档案管理信息化技术有高度认可，对此，可以在医院中强化信息化管理技术的普及力度，通过加强宣传、开展讲座、设立培训班等多种形式，让办公室文书档案管理信息化技术逐渐走入医院，走近职工。这样一来，院方文书档案的管理人员就可以通过学习相关知识来更好地对文书档案进行各种信息化管理。

（二）如何解决医院档案管理人员信息化管理水平不高的问题。在医院中，档案管理人员往往不具备比较强的流动性，也就是说，医院中文书档案管理人员一旦在使用某种管理方式来开展档案管理工作之后，就很难改变原本的工作方式转而去接受另外一种全新的方式。这种情况下，办公室文书档案管理信息化在医院中的推进就举步维艰。同时，由于在医院中往往都是选择一些年龄比较大的人员来负责本单位的文书档案管理工作，而这些年龄较大的工作人员通常较年轻人而言学习能力较弱，对新鲜事物的敏感不强并且在需要学习新知识的时候时常表现出比较差的适应能力，因此在这些文书管理人员的认识中，传统的文书档案管理方法要比新的信息化文书档案管理方法更加具有可行性。此外，在文书档案管理人员看来，学习一项新的技术无疑是烦琐、吃力的，因而他们对文书档案管理信息化技术的普及和应用往往采取消极、排斥的态度，这种负面的态度也使得信息化管理工作难以得到有效开展。针对目前医院档案管理人员信息化管理水平不高这一问题，可以通过加强对相关人员的信息化管理知识培训来实现提升文书档案管理工作人员的专业技能这一目标，从而确保档案管理人员能够具备更高程度的专业知识以满足文书档案管理信息化工作的各项需要。在这一环节中，可以组织档案管理人员参加信息化管理方面的各项职业技能培训，使其能够尽快地掌握档案的信息化管理方面的各项专业技能。同时，还可以定期组织一些职业技能竞赛，可以是知识问答形式的竞赛，也可以是实际操作技能方面的一些比拼。总而言之，要在培训的过程中充分调动参加培训人员的积极性，确保每一位参加培训的员工都能在培训中心真正获得相关知识上的丰富和职业技能上的提升。这样一来，就可以促进医院档案管理人员利用信息技术更加高效地对办公室的文书档案进行采集、归纳和整理，并且可以帮助提升这些文书档案的保密性，从而在培养信息化人才使其获得更高水平的技能的同时，更好地保护医院的文书档案。

（三）如何在信息化建设的初期保证医院档案的安全的问题。在网络技术日益发达的今天，网络安全问题已经成了全社会普遍关注的一项问题，并且这项问题同样存在于档案管理的信息化建设之中。档案安全是每个医院在进行文書档案管理工作的时候都十分重视的一项内容，然而在院方的文书档案信息化管理尚且处于初期的建设阶段时，安全保密方面往往存在着很多漏洞，这些漏洞的存在是对医院的信息保密方面的极大威胁，如果漏洞过多，甚至可能直接威胁到医院的生存和发展。就档案信息化管理而言，网络病毒以及网络黑客的恶意攻击是十分巨大的风险，由于高度依赖信息化技术，档案管理一旦出现漏洞就极有可能被“钻空子”，从而给医院带来巨大的损失。针对在医院办公室文书档案建设初期的安全难以保证问题，必须要加强档案管理人员的网络安全意识，并且要对其进行必要的网络安全教育。除此之外，还要利用网络技术构建一个档案文书管理的专用平台，并且还要构建严密的防火墙，一个网络安保系统可以更好地保证档案资料在被调取和利用的过程中处于安全的状态，从而避免受到黑客侵袭。除了构建安保系统，在进行档案资料的各项信息化建设的同时，还要对档案进行更加规范的管理和访问，对存储系统的建设一定要科学，对文书档案的查询机制一定要完善。通过将以上各种确保建设初期文书档案安全的手段充分地结合起来，可以保证文书档案的安全性。

（四）如何解决文书档案中信息化程度不高的问题。受到人员意识和制度传统等相关因素影响，在对医院中的文书档案进行管理时，其信息化程度明显偏低，传统纸质档案成为档案的主要存储方式。纸质档案曾经发挥过其应有作用，并且现在依然在许多情况下发挥其重要职能，是档案管理中必要并且极有可能会长期存在的档案形式。部分档案因其特殊性，必须采用纸质方式存储在档案室，但是对于大部分档案而言，其对存储形式并无特定要求。纸质档案具有高度易燃性，且当环境发生变化时，档案极易受到影响，发生受潮霉变或自然老化等情状况。当需要对于档案调取时，只能依靠人工调取，严重影响档案管理的信息化水平。

为使医院的文书档案在管理时实现更高的信息化水平，应在其文书档案管理时，应用现代化信息技术。采用计算机以及相关软件，为文书档案建立起随时可以进行检索的目录，通过对目录的编制，可以对其进行更高效的管理，调阅时也更加方面。在编制目录时，利用计算机软件中的著录项目，进行目录数据库创建，使其可实现计算机读取的方式调取相应档案。在进行此部分创建时，应结合医院基本情况，并将其文书档案基本情况当作主要参考，使其对案卷目录进行自动的编制。同时，还可以得出相应的分类目录以及各部分的专题目录。建立信息化文书档案之后，通过软件功能键，可随时对相关文书实施检索，找到指定档案部分之后，即可查阅其具体内容。当对档案进行调阅时，不仅可以查看其档案内容，而且可以查询该档案录入数据库的时间，查询该档案入库后被调阅的次数。在信息化管理中，主要应注意权限控制，做好调阅登记，避免出现越权调阅和下载、传输行为。信息化手段下，整理更加便捷，可使文书档案被便捷整理，科学归纳，建立起高效率的档案收录与存储路径，可将医院庞杂的文书档案信息完整、准确地存入档案系统，且可对其进行更加安全、更加机密的管理。信息化手段下，可将先进的数据分析手段应用在其中，还可综合各类相关软件的强大优势，实现其全面信息化。

四、结论

综上所述，办公室文书档案管理信息化是时代发展和进步带来的必然要求，在信息技术日新月异的今天，医院文书档案管理工作的方法要紧跟时代、积极探索，不要被传统的观念和方法束缚，要通过实践创新使档案管理工作更加高效便捷，从而为医院的良好发展起到积极作用。

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