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高校办公室自动化建设过程中常见问题处理

2020-11-16刘雨刘洋

数码世界 2020年10期
关键词:处理问题

刘雨 刘洋

摘要:高校办公室自动化建设关系着办公室职能实现,直接影响着高校可持续发展。然而,高校办公室自动化建设过程中还存在管理人才素质滞后、使用人员技能缺乏、系统建设层次较低、制度建设有待完善和重视建设淡化应用等问题,需要提高思想认识,提高管理层宏观设计,完善培训机制,提高使用者实践技能,全面统筹兼顾,提高系统建设实效性,完善制度建设,提高系统建设规范性,坚持管建并重,提高系统建设协同性等,加速高校办公室自动化建设进程。

关键词:办公室自动化;问题;处理

一、高校办公室自动化建设过程中常见问题分析

高校办公室自动化建设取得了一定的成效,然而,随着信息技术的快速发展和自动化建设的不断升级,高校办公室自动化建设过程中还存在一些问题,管理人才素质滞后,使用者使用技能缺乏,系统建设层次低,制度建设不完善,重视建设淡化应用等问题,制约了高校办公室自动化建设进程。

(一)管理人才素质滞后

随着高校办公室自动化建设的深入,高校都拉开了办公自动化建设的序幕,也花费了大量的资金配置了办公自动化系统。然而,办公室自动化系统并没有发挥其应有价值,一个重要的原因是高校管理层管理人才素质相对滞后。办公室自动化建设不仅需要既具有管理能力的人才,又需要他们能够掌握熟练运用自动化系统,然而高校此类复合型人才比较匮乏,从而削弱了办公室自动化系统应有的价值,也制约了高校办公室自动化系统建设进程。

(二)使用人员技能缺乏

办公自动化系统价值的实现也与使用者信息化素养有关,他们是系统的直接操作者。目前,高校没有针对办公室自动化建设与管理设置专门的岗位,这些岗位往往由计算机课程的教师或者网络中心的管理员兼任。这就使得办公室自动化系统的运用缺乏应有的指导,从而导致自动化系统使用者专业技能不高,在使用系统过程中只能使用一些基础功能,系统很多功能没有得到较好的利用,造成办公室自动化系统资源的浪费。

(三)系统建设层次较低

一些高校在引进办公室自动化系统时,由于引进时间比较早,或者一些高校只是基于应对的想法,从而导致高校办公室自动化系统建设层次处于相对较低的水平。高校办公室自动化系统建设的低层次,直接影响着自动化系统的价值功能的实现,需要根据办公室自动化建设的实际需要,不断提高办公室自动化系统建设水平,从而满足高校办公室自动化需要。系统内部之间的互动性与协调性不强,也造成一定的安全隐患。

(四)制度建设有待完善

高校办公室自动化建设作为高校的一项重要任务,它直接关系着办公室价值的实现。然而,不少高校没有根据办公室自动化建设需要,建立起自动化建设相关制度,导致办公室自动化建设存在很大的随意性,没有进行系统性设计,标准不统一,亟待基于办公室自动化建设的实施需要,进一步完善办公室自动化建设制度,从而以制度引领高校办公室自动化建设。

(五)重视建设淡化应用

高校办公室自动化系统建设不是一个短暂的工程,它与外部环境存在很大的关系,当信息技术发生变化时,需要办公室自动化系统做出相应的升级。然而,高校办公室自动化建设过程中存在重视建设、淡化应用现象,一些高校存在一劳永逸的思想,只注重前期投入,忽视后续管理和系统升级等,也造成高校办公室自动化建设滞后性。

二、高校办公室自动化建设过程中常见问题处理

高校办公室自动化建设过程中常见问题如果得不到及时的处理,不仅会影响高校办公室自动化建设进程,也直接关系着高校办公室管理效率,进而影响高校可持续发展。这就需要高校基于当前出现的常见问题采取有效的应对措施,不断提高高校办公室自动化建设水平。

(一)提高思想认识,提高管理层宏观设计

高校办公室自动化建设在高校管理中发挥着重要作用,这就需要高校管理层能够进一步提高思想认识水平,将高校办公室自动化建设作为高校内涵发展、与时俱进的一个重要任务,提高管理层宏观设计能力。首先,高校管理层要提高信息化素养。作为高校办公室自动化建设的设计者,管理层要不断提高信息化素养,这样才能提高思想认识水平,才能意识到办公室自动化建设的重要意义;其次,提高管理层宏观设计。高校管理者要基于可持续发展的需要,加强对自动化建设设计,必要吸取先进的经验,又要根据高校自身实际,使办公室自动化建设成为高校发展的新着力点。

(二)完善培训机制,提高使用者实践技能

使用者作为办公室自动化系统的直接操作者,他们的素质直接关系着系统的运行质态。这就需要基于高校办公室自动化建设实际需求,进一步完善使用者培训机制,提高使用者实践技能。首先,高校可以通过传统的培训、讲座等形式,对使用者进行系统化的专题培训,从而提高使用者实践操作技能;其次,强化终生学习意识。高校办公室自动化建设具有长效性,这就需要高校能够基于系统自身特点,强化使用者自我学习意识,能够利用互联网资源进行自主学习,并进行网络交流活动,从而提高使用者技能。

(三)全面统筹兼顾,提高系统建设实效性

目前,高校办公室自动化系统建设层次受多种因素制约处于一个较低的水平。这就需要高校能够坚持全面统筹兼顾,提高系统建设的实效性。首先,不断提高系统的硬件建设水平。办公室自动化系统的运行需要相应的硬件设施作为支持,这就需要高校根据办公室自动化建设需要,不断对既有的系统硬件设施進行升级,确保系统设备的先进性;其次,不断升级系统软件。软件是系统运行的重要支持,信息化技术在不断发展,系统对软件的要求不断升级,需要软件做出及时的升级,从而确保系统功能升级,使系统始终保持先进性。

(四)完善制度建设,提高系统建设规范性

办公室管理离不开制度规范与引导,这就需要高校根据办公室自动化建设的实际需要,进一步完善各项制度建设,提高办公室自动化系统建设的规范性。在办公室自动化建设过程中,通过完善的制度建设使办公人员的行为得到有效的规范,从而使之与系统保持高度的一致性。其中,建设的一个重点是信息工作制度,通过科学、完善的信息工作制度,使工作流程更加科学、合理,形成统一化的标准,明确管理人员和使用者等各个环节的工作职责,在提高系统建设规范性基础上提升系统整体运行效率。

(五)坚持管建并重,提高系统建设协同性

高校办公室自动化建设是一项长效工作,不仅要注重系统建设工作,而且要配套做好系统管理工作。这就需要高校办公室自动化建设坚持管建并重,提高系统建设的协同性。首先,明确管理职责。高校要基于系统管理工作实际需求,落实专人实施管理,并且选择复合型人才担任管理工作,确保自动化系统管理及时、到位;其次,聚焦管理细节。高校办公室自动化系统管理要关注关键环节,针对当前系统管理中出现的突出问题,强化管理人员节点意识,从而提高办公室自动化管理效率,确保系统各个环节的高度协调。

三、结语

总之,高校办公室自动化建设对于实现高校可持续发展具有重要意义。高校要进一步提高办公室系统建设认识水平,不断审视办公室自动化建设现状,及时发现存在的常见问题并采取及时、有效的措施,全面提高办公室自动化建设效率,加速高校办公室自动化建设进程,实现高校更好发展。

参考文献

[1]潘佳佳.当前高校办公自动化过程中存在的问题及建议——以办公室工作为例[J].报刊荟萃,2018.

[2]罗贵英.大数据时代加强高校办公室信息化建设的思[J].开封文化艺术职业学院学报,2019.

[3]彭建云.高校办公室工作信息化建设存在的问题与对策[J].淮海工学院学报:社会科学版,2018.

[4]骆瑞岚.浅析办公自动化在高校办公室工作中的应用[J].信息周刊,2019.

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