摘 要：推进人力资源档案信息化建设是人力资源档案高效、统一管理的现实需要，也是人力资源开发、发挥人力资源价值的必然要求。本文在分析了人力资源档案信息化建设意义及原则的基础上，提出了人力资源信息化建设的对策建议，对提升人力资源档案信息化建设水平具有积极的现实意义。

关键词：人力资源档案;档案信息化;信息化建设

人力资源是指在市场经济条件下，各个地区、行业具有劳动能力、创造价值行为的人口资源总称。随着计算机信息技术、网络技术的应用，人力资源管理部门利用现代信息技术和专门的人力资源档案管理系统，对人力资源档案信息进行统一管理。推进人力资源档案信息化建设是人力资源档案高效、统一管理的现实需要，也是人力资源开发、发挥人力资源价值的必然要求。因此，加强人力资源档案信息化建设具有积极的现实意义和深远的社会价值。

1 人力资源档案信息化建设意义

随着经济社会、信息技术的发展，以及人力资源档案管理的现实需要，加强人力资源档案信息化建设是做好人力资源评价、实现信息资源共享、保护人力资源档案原件和提升档案管理水平的现实需要。

1）做好人力资源评价。随着经济社会的快速发展，人力资源评价的内容、标准、方式都发生了深刻地变化，传统的由用人单位及其人力资源管理部门的人力资源评价模式效率低下，且不够全面。随着计算机信息技术、互联网技术的应用，通过人力资源档案信息化建设，建立人力资源档案信息数据库，利用计算机信息技术高效的数据计算、综合分析和信息传输等，为用人单位人才评价、选聘、任用等提供现实参考。

2）实现信息资源共享。人力资源档案信息化，是利用计算机及技术应用为载体，建立数据库，实现数据存储，并利用网络技术、信息技术实现人力资源档案信息共享。传统人力资源档案纸质、人工管理模式下，人力资源档案信息受到了时空、地域的限制，信息资源共享性较差。利用现代大数据、云计算等先进信息技术的应用，实现人力资源档案信息的数据信息共享。

3）有效保护档案原件。人力资源档案包括了人力资源评价、使用等内容，是人力资源招录、调整的现实依据，实际应用较为频繁。通过人力资源档案信息化管理，查阅、借调、统计等不需要查阅相关的纸质档案原件，此外，“单轨制”的实行，也极大地提升了人力资源档案信息化水平，有效保存了人力资源档案原件，确保人力资源档案数据的完整性、真实性。

4）提高档案管理水平。随着现代信息技术在人力资源档案管理领域中的应用，通过人力资源档案信息化建设，能够有效降低人力、物力的投入，避免后期重复管理，提升人力资源信息借阅、查询、利用的效率。此外，利用计算机技术、信息网络技术、大数据处理技术，以及数据库技术等，能够显著提升人力资源档案管理的规范化、制度化和科学化水平。

2 人力资源档案信息化建设原则

随着信息技术的发展，以及人力资源档案管理的现实需要，加强人力资源档案信息化建设迫在眉睫，要立足人力资源档案管理的现实特点，注重人力资源档案信息化技术的应用，立足当前，适度超前的思想，坚持如下原则：

1）立足当前，着眼长远兼顾。无论是人力资源档案管理的内容，还是信息化管理的手段都在不断的发展变化之中。加强人力资源档案信息化建设要始终坚持立足当前，着眼长远兼顾的原則。既要立足当前的现实需要，保障用人单位对人才管理及评价时，发挥出人力资源价值;也要兼顾长远，为人力资源档案信息化建设预留发展空间，如数据库中要预留板块，或信息管理中心预留相关功能，以满足时代发展对人力资源档案信息化管理的现实需要。

2）实体积累，信息集成并重。人力资源档案管理既要注重实体档案资料的日积月累，也要发挥大数据、信息技术的应用，兼顾人力资源档案信息的集成，提升人力资源档案管理效率。具体来说，就是要在做好人力资源实体档案管理的基础上，更加注重人力资源档案信息采集、分类、整理，实现人力资源档案信息的高度集成，利用人力资源档案数据库，实现人力资源档案信息的全面采集和管理，确保实体档案与档案信息集成的一致性、全面性和完整性。

3）技术应用，强化管理结合。人力资源档案信息化建设是借助现代信息技术的应用，对档案信息进行编码处理，录入数据库，实现无纸化查阅，统筹做好人力资源实体档案内容、内在关系，提升人力资源档案管理的现代化水平。因此，注重人力资源档案信息化技术应用的同时，要根据技术指标、内容特点和安全要求，统筹做好人力资源档案信息化管理，不断提升人力资源档案信息化管理水平，为人力资源价值的发挥提供有力支持和保障。

3 人力资源档案信息化建设对策

1）建立信息管理系统。人力资源档案信息化建设的载体或落脚点是要积极构建适应新形势下人力资源管理现实需要的、符合企事业单位或部门需要的人事档案信息管理系统。要做好系统功能的设置和权限分配。如，人力资源档案管理信息系统配置应包括：个人管理界面、人员信息导入、岗位管理、年度考核情况等，然后将馆藏的人力资源档案进行数字化采集，将现有人力资源档案信息录入至数据库，并定期做好信息管理系统升级。

2）完善信息系统条目。针对人力资源管理的现实特点，通常，人力资源档案管理信息系统所包含的条目包括：人员基本信息管理、员工档案维护、工作履历信息管理、证书及奖惩记录管理等等。总之，信息系统中的条目设置要与人力资源管理的现实相匹配，确保信息系统功能的完善和实际应用。如，以基本信息为例，应包括个人姓名、年龄、性别、学历、职称、政治面貌、入职时间、离职缘由等等。

3）加大信息技术投入。人力资源档案信息化建设离不开计算机、人力资源档案管理软件等软硬件支持和保障。因此，要加大人力资源档案信息化建设的基础性投入，根据人力资源档案信息化建设和管理的现实需要，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪、照相机，以及专门的人力资源档案管理软件。此外，要加大人力资源档案信息化建设人才支持和保障，通过招聘等形式，增加人力档案管理人员，并做好从业人员的业务知识培训，不断提升从业人员的综合业务素能。通过人、财、物的持续投入，夯实人力资源档案信息化建设基础。

4）保障信息资源安全。人力资源档案中涉及诸多个人隐私，以及涉密类档案，因此，做好人力资源档案信息安全，提升人力资源档案信息管理系统的安全性，事关人力资源档案信息化建设进程及保障后期应用效果的关键。因此，要积极采用数据备份、密钥、登录身份认证、升级软件系统，定期采用正版“杀毒”软件进行系统检测等，防止人力资源档案信息安全。此外，要根据人力资源档案管理现状，出台企事业单位《人力资源档案信息化安全保密规定》等制度，加强人力资源档案安全管理。

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作者简介

刘红（1981-），女，湖南宁乡人，本科，研究方向：房产部门财务档案管理。