程珺

摘 要：随着信息技术的发展，我国的档案事业发展也进入了一个快车道，全国各地的档案保存或者是相关机构都开始建设数字化的档案馆。档案管理工作是一个需要十分细致并且专业性比较强的工作，职业院校规模日益扩大，学生人数不断增加，相应加大了职业院校学生档案管理工作量。本文主要针对职业院校的学生档案信息化建设进行探究，并且提出了相关的建设策略，希望可以为职业院校学生档案的信息化提供一些灵感。

关键词：职业院校;学生档案;档案信息化;建设策略

档案在我国是一个人成长经历以及身份的证明，并且我国还有专门的《档案法》作为保障档案工作顺利进行的重要依据。2019年国务院总理李克强在政府的工作报告中首次提及了档案管理工作以及档案信息化。信息化这是时代的要求，相比于纸质的档案信息化的档案更加便捷，并且在进行档案转移的过程中也省去了很多麻烦。并且2019年全国人大对档案法进行了修订，其中包括电子档案的管理等都进行了详细的规定，为电子档案建设以及档案信息化提供了可靠的法律依据。

1 存在的问题

1.1 管理水平落后

目前档案的管理方式还是以纸质档案位置，因此随着职业院校的招生规模不断的扩大，进行管理的档案也会越来越多。几百份只是档案管理可能会比较简单，但是如果几万份纸质档案的管理那将会是一个庞大的数字。对于纸质档案的管理，只能采用手工处理;在进行处理的过程中肯定会出现问题，工作的效率极低。

1.2 管理方式落后

对档案信息进行利用，这才是对档案进行整理和归纳的重要意义，但是在实际的档案工作中，职业院校的档案管理人员只会对档案进行收集和储存，至于档案内容是否完备以及档案的数量是否足够根本就没有多少的关注，而且学生对于档案的录入工作基本上都是相同的，这使得档案的实际应用价值大打折扣。

1.3 制度建设滞后

我国并没有专门的高校学生的档案管理措施，尤其是对具体工作的指导和规划的制度目前还没有进行建设。这使得很多职业院校的档案管理工作十分的混乱，每一个院校都有自己的档案管理细则，以及相关的流程，使得学生的档案并没有得到实际性的应用，档案管理工作也流于形式，象征意义大于实际意义。

1.4 队伍建设落后

专业的档案管理人才在我国是十分匮乏的，而且职业院校的学生档案管理工作一直都是比较边缘化的，院校领导对于学生档案的工作并不是很重視。使得档案管理工作一直沿用以前的方式，档案管理人员就算是有心将管理工作进行革新但是却没有相应的能力。使得档案管理人员的专业素质得不到进一步的提升，而且在长期的管理工作中形成了一种思维定式。

2 信息化的意义

2.1 信息化建设的必要性

学生档案记录着学生在校期间的学习、生活及其社会实践活动，是学校与社会联系的重要纽带之一，是用人单位考察学生的重要依据，其影响着在工作之后的各个方面，包括工龄认定以及职位晋升等等，如果没有学生档案那么在工作中的很多事情将无法开展，尤其是在国有企业以及国家单位中，学生档案完整性以及丰富程度对于员工未来的规划有很大的影响。纸质化的学生档案的填写以及归档整理是一个很大的工作量，而且在填写的过程中也很容易造成疏漏[1]。因此，学生档案的信息化建设可以很好的发挥档案的育人功能，利用大数据处理的方式可以将档案进行相关的分类，然后再进行集中的呈现，这样在教育中教师可以深入掌握学生的情况，并且针对性地进行教导。

2.2 信息化建设的可行性

职业院校的学生档案信息化建设的操作相对来讲比较简单，因为目前职业院校都已经建立了校园系统，每一个学生都有自己对应的账号。并且各个院校也建立了信息平台，信息平台建设完毕之后也就意味着拥有了现成的服务器，所以利用现成的服务器以及信息平台建设一个信息化档案库是非常简单的。只需要在校园系统中嵌入一个子系统就可以，这样学生们不但可以对自己的档案信息进行修改和完善，而且还增加了档案的应用，各个学科的教师也可以通过学生档案对学生进行一个深入的了解。

3 信息化建设的策略

3.1 加强制度建设

目前学生档案还是以纸质类型为主，为了避免出现丢失或者是损毁的情况，所以档案的管理工作制度性非常的强。职业院校学生档案管理并没有一个明确的规定，使得档案管理工作变得有些混乱，尤其是在每年的六月份到九月份期间，学校不但要将毕业学生的档案派送到相关的单位，而且还要从新生手中获取新的档案进行整理保存。所以职业院校应该建立完整的学生档案管理制度，让档案管理更加的有条理，并且对相关的工作岗位的职责进行明确，对管理人员的责任意识进行强化，进而提高职业院校学生档案的管理效率和水平。

3.2 明确管理部门

专业的部门管理专业的事情，档案工作的信息化就需要有一个专门的部门来进行，不能像以前一样档案管理工作作为一个兼职。我国的档案管理《办法》中也对高校学生档案管理工作作出了一些指导，以法律的形式明确了高校建立专门档案管理的机构。利用专业的部门以及完善的制度，和系统的理论指导等多方面的内容才可以建设一个较为专业、并且具有现代化的档案管理体系，这样可以避免管理工作出现松散的情况以及相互的工作不能衔接的事情，所以职业院校要想完成学生档案的信息化就必须明确学生档案的管理部门。

3.3 实行“二级管理”

所谓的“二级管理”是将档案工作的全部流程分为两个不同的部门，建立档案“管理部门”和“形成部门”的二级管理制度，这是推动档案信息化的一个比较好的措施。“管理部门”负责档案的管理利用和业务指导。“形成部门”负责档案的收集及数据采集。通过这两个部门的合作可以将学生在校情况以及相关的奖惩信息等详细的进行记录，这样不但减少了工作量，而且还提高了档案工作的效率。

3.4 建设管理平台

学生档案管理系统，是档案工作信息化建设的一个重要内容，职业院校应该建立这样一个学生档案管理系统，学生可以利用自己在学校的内网登录账号登录平台查看自己的档案，发现有错误的地方可以进行及时的修改。而且这样一个平台可以很好地减轻学校档案的工作量，并且在进行档案转交的时候也会简化流程。还有就是平台的建设肯定会有一个备用平台，这样不容易造成档案的遗失，毕竟还有备份数据的存在[2]。

3.5 稳定管理队伍

档案管理工作是枯燥的，并且相关的专业人才也比较稀少。职业院校要想建立一个信息化的档案管理平台，那么就需要将档案管理的专业人才稳定在工作岗位上，如果专业人士离开很有可能造成档案管理的服务工作质量降低，档案管理工作的效率降低。因此稳定档案管理的工作人员是一个非常重要的事情。

4 结束语

总而言之，职业院校的学生档案信息化的工作要想开展的顺利，在拥有稳定并且专业的人才之外还需要有平台建设以及相关制度的完善等多方面结合才可以完成这么一个大项目，希望本文提出的策略可以为学生档案工作的信息化带来一些思路。

参考文献

[1]沈玲.高职院校学生档案信息化建设探究[J].有色金属文摘，2019，034（004）：164-165，168.

[2]周胜.“互联网+”背景下高职院校基建档案信息化建设研究[J].城建档案，2019，000（004）：26-27.