门英杰

档案信息化是档案发展的趋势，而档案数字化是目前实现档案信息化的主要手段。各单位的档案室是保管和提供利用档案信息的职能部门，是信息资源库的最重要的场所，积极推进档案管理信息化，只能通过档案数字化处理来实现，才能够更好地为经济社会发展服务。

1 加强档案数字化是当下档案信息化的必然需求

1.1 新时代档案工作需要檔案数字化

随着全球信息化进程不断深入，传统意义上的档案管理方式表现出很多不足之处，因此档案数字化便应运而生。而电子信息技术的快速发展极大方便了档案信息的管理应用，同时为档案信息利用及档案资源共享奠定了良好的基础。

1.2 档案信息化是对纸质档案原件的最大保护

当下，档案信息化浪潮是对传统档案管理模式的一次重大变革。在档案数字化的基础上，我们可以对纸质档案进行封存、保护，并将电子档案提供使用，从而最大程度的保护元件，减少对原始档案的人为伤害，确保实体档案安全。尤其许多时代久远的珍贵档案材料，如果经常加以利用，难免造成纸张变脆、变黄、褪色等现象，甚至有的档案资料纸张已经逐渐损坏，这已成为当前档案工作中的重要任务，当务之急，而进行档案信息化便是对其最好的保护。

1.3 满足社会需求

当前社会公众对档案利用需求越来越大，对档案的认识越来越深入，为了更加充分地发挥档案作用，实现档案资源共享，方便广大用户档案查询，档案工作者需进一步加强档案数字化进程，强化计算机网络技术学习，建立档案信息网站，供广大用户进行档案信息查询，以更好地实现档案资源的社会化利用。使档案信息成为共享资源和广大群众的共同财富，以便提高档案的信息服务功能和社会效益。

2 数字化处理工作中需注意的问题

2.1 档案信息化需投入大量资金

当前我们开展纸质档案数字化需要配置计算机、扫描仪等各种设备、研发选择档案管理软件，从而完成档案管理的各项工作，同时需要开通局域网、互联网系统并对确保系统的安全可靠。这些工作的开展往往需要投入大量资金，同时电子产品需定期更新换代并有一定的使用寿命，因此资金投入需考虑到维修、更换、升级费用等等。受资金约束所致，要建成数字档案室，需经历一个不断投入的漫长过程。

2.2 需进一步提高档案工作人员综合素质

一是档案信息化工作人员需要精通计算机、网络、软件技术等信息技术，当前档案工作中各部门普遍存在缺少既能有熟练的计算机操作技能，又最好能精通档案业务知识的专业人才，这是造成当前档案信息化建设进展缓慢的重要原因。二是 各单位档案员队伍不稳定。由于目前大多数单位档案员都是兼职人员，特别是乡镇（街道），人员流动频繁，新的档案员对基本档案工作的不熟悉，对档案数字化工作更是无从着手，只能依靠购买社会服务来进行档案数字化、信息化工作，这种现在的存在对档案事业的发展包括档案安全都是非常不利的。

2.3 存在极大的安全隐患

档案数字化处理后，数字化信息需要导入档案管理系统，实现资源共享的同时，不可避免就要面临遭受病毒侵害、档案信息外泄、工作失误及运行设备的故障等问题，这都有可能造成信息丢失或者破坏电子档案的真实性、完整性。

3 应对当前问题的建议

3.1 注重档案信息管理软件选择

档案数字化的目的是把纸质档案通过扫描、录入等多种方式将信息存储到计算机数据库中，从而实现档案信息检索快捷方便、快速实现同步备份、节约存储空间、维护方便、安全等功效。当前档案信息化工作面临许多问题，比如需要将大量室藏纸质的档案，包括各种文字、图表甚至声像等通过扫描、录入等方式进行数字化，要实现这个目标，就需要配置硬件和系统管理软件。硬件包括电脑设备、扫描设备、数码相机等，软件主要指适合档案管理的系统软件。这对档案管理工作者完成各项档案管理工作起到事半功倍的效果，可以极大提高办公效率。

3.2 加强人才培养，提供智力保障

一是要强化人员培养，提高综合素质。要档案工作人员责任心、素质培养及安全意识教育，制定完善的规章制度并落到实处。二是要档案信息化工作人员进行专业培训，既要做好档案实体整理工作，也要及时了解档案信息化工作，熟悉档案新载体性能，掌握基本网络知识。三是要建立健全档案管理专业人才培养奖励制度，对档案专业有突出贡献或长时间从事档案工作人员，设立专项奖补，提高福利待遇，确保档案队伍的稳定性。

3.3 强化数字档案室建设，全力做好档案信息化工作

档案信息化数字化是庞大的系统工程，在推进过程中必然会遇到各种困难和挑战，对此，一定要深入探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案信息化的进程。当今社会，新技术、新方法层出不穷，档案信息技术特别尤其档案信息存储、利用、挖掘等基础技术需要不断发展，这需要通过强化扶持与引导，让档案工作紧跟时代发展步伐，促进档案事业现代化发展。