何命炼?邹燕

摘 要：本文通过对行政单位文书档案进行详细介绍，结合当前文书档案信息化管理中存在的问题，探讨科学的信息化建設策略，合理利用信息技术优势，推动档案管理水平的提升，为单位行政管理工作的高效开展提供基础保障。

关键词：信息化;单位;文书档案;完善措施

1 引言

随着时代的发展，行政管理的范围不断提升，文书档案作为行政管理活动的关键环节，对相关决策的制定和执行提供可靠依据，起到有效的凭证作用。而传统的档案管理模式已经不能适应行政管理的实际需求，特别是随着信息技术在行政管理中的广泛应用，大量的数字化资料需要档案管理部门进行有效的收集整理，为行政决策提供有效支持，推动信息化建设已经成为档案管理水平提升的重要基础。

2 文书档案管理主要内容

文书档案是对行政管理工作过程中产生的数据信息进行全面收集，对相关的文件资料进行高效的整理和存储，为相关行政决策提供可靠依据，为单位管理运行起到重要的凭证作用。其主要包括是在行政管理活动中形成的文件资料，如行政文件、会议记录、工作计划等，是对单位管理运行的直观呈现，加强对文书档案的管理力度能够充分发挥文书资料价值，为行政管理的高效开展提供有效支持[1]。

3 单位文书档案信息化管理存在的问题

3.1 对信息化建设缺乏有效的重视

随着社会生产力的发展，当前行政管理机关的工作压力不断增大，文书档案管理工作作为单位管理运行的关键环节，对行政管理的高效开展起到有效的推动作用。但是在实际的管理工作中，对档案工作的重要作用缺乏有效的重视，对信息化建设缺乏支持和投入，使得相关信息基础设施的配置存在不足，不能实现对管理工作的科学完善和优化，无法实现档案管理效率的提升。档案管理工作涉及各个职能部门，需要进行有效的协作，才能够形成较好的管理效果。而管理工作缺乏统筹规划，工作流程不够科学，无法保证相关管理规范的高效执行。

3.2 缺乏完善的信息化管理机制

当前档案管理理念较为传统，并不能结合实际单位管理和信息化建设的实际情况进行管理思路的科学调整，使得相关管理制度无法适应信息化管理模式的要求，不能形成较好的管理效果。管理部门对相关信息化管理流程缺乏有效的规范，无法形成完善的管理标准，使得相关管理环节缺乏有效的指导，资料的收集和录入阶段无法形成统一的形式，造成管理混乱，增大工作量。同时对传统纸质资料不能进行有效的数字存储形式的转变，影响资料的整体性，需要投入相应的资源对纸质资料进行管理，无法增大管理成本[2]。

3.3 档案利用效率较低

文书档案是单位行政管理活动的直观呈现，对档案资源进行合理的利用能够为行政决策的科学制定和执行提供可靠依据。但是在实际管理工作中，对资料信息缺乏深入的分析和整理，对资料缺乏有效的分类和排序，容易造成管理混乱，不能结合实际使用需求对文书档案进行准确的定位。而在档案使用环节，只能提供相应的查询和调用服务，无法实现较好的利用效率。同时对档案资源缺乏有效的沟通交流，无法对相关职能部门实现高效的共享，不能充分发挥档案价值，不能为行政管理提供有效支持。

3.4 管理人员的信息水平不足

随着信息技术在档案工作中的应用，对管理人员的信息素养的要求不断提升，需要工作人员能够熟练利用信息设备和技术，实现档案管理水平的提升。而管理部门对档案工作缺乏有效的重视，使得工作人员的配置不够合理，缺乏相应的专业知识和技能，无法实现信息化管理模式的高效推进。同时缺乏有效的教育培训，无法结合管理活动中的实际问题进行针对性的培训工作的开展，缺乏对信息知识技术的提升。缺乏完善的考评机制，无法实现对工作人员的客观评价，评价结果得不到有效的利用，缺乏激励政策的合理设置，无法引导管理人员形成主动学习提升意识，不利于信息化建设的高效推进[3]。

4 加强单位文书档案信息化管理的策略

4.1 加强对信息化建设的重视

档案管理部门要充分认识到文书档案管理工作的重要作用，结合单位行政管理实际需求，加强对信息化建设的投入和支持，进行统筹规划，对相关资源进行全面整合和科学配置，优化管理流程，实现管理效率的提升。同时要加强信息基础设施建设，完善信息设备配置，使相关管理活动能够借助信息设备进行高效执行。要加强网络通信体系的构建，建设高效的信息传输渠道，使资料数据能够通过网络途径进行高效传递，实现对文书档案的实时更新和高效共享。

4.2 完善信息化管理机制

管理部门要结合文书档案特点和信息化建设的实际情况，对现有的管理制度进行科学完善，对管理流程进行科学优化。要结合实际管理需求，制定针对性的管理规范，对相关管理流程进行科学的指导，形成统一文书档案形式，提升管理水平。同时要合理利用技术手段，对档案资料的收集、录入、整理和存储过程进行全面监管，形成完善的监督机制，及时发现管理过程中存在的问题，对管理机制进行针对性的调整和优化，保证资料的真实有效。

4.3 建设信息化管理平台

管理部门要充分整合文书档案管理需求，建立完善的信息化管理平台，实现对各个管理环节的全面覆盖，使工作人员能够通过管理平台实现相关管理流程的高效执行，提升管理效率。同时要结合单位发展形势和行政管理工作的实际情况，对平台功能进行及时的优化和拓展，使档案工作能够充分满足行政管理的需求。要加强对数字化资料的管理流程的完善，对相关资料数据进行规范化的收集和管理，并按照管理制度的要求进行合理的整理和分类存储。要对传统纸质资料进行数字形式的转变，保证资料完整性。

4.4 提升档案资源利用率

管理部门要积极利用先进技术手段，加强对资料信息的分析力度，准确提取其中的关键信息，建立完善的数字化数据库，实现档案资源利用效率的提升。同时要优化档案使用环节，合理利用网络途径，结合使用者的实际需求对资料进行高效的检索和定位，提升服务质量。同时要加强与行政管理系统的高效对接，实现对相关资料数据的实时收集，并能够实现资源的高效共享，为相关决策的制定提供可靠依据。

4.5 加强管理队伍建设

管理部门要加强对工作人员的培训教育，结合管理活动中存在的实际问题，进行培训内容的针对性完善，加强对信息知识技术的培训力度，使工作人员能够对相应的信息设备和技术进行熟练的使用，保证相关管理制度的高效落实。同时要加强思想教育，提升工作人员的工作积极性和责任心，为档案工作的高效开展提供基础保障。

5 结语

文书档案工作是单位行政管理的关键环节，管理部门要结合行政管理活动的实际需求，合理利用信息技术，建设完善的信息化管理平台，加强对文书资料的分析处理，提升档案资源利用效率，为行政工作的高效开展提供有效支持。

参考文献

[1]王海燕.探讨信息化背景下机关文书档案管理措施[J].青春岁月，2019（14）：484-484.

[2]王洋.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].现代商贸工业，2019（19）：60-60.

[3]荀海兰.信息化背景下文书档案管理工作的思考[J].卷宗，2019，9（8）：45-45.