李玲玲

摘 要：现如今，我国是经济迅猛发展的新时期，房产档案信息内控制度是房产档案保存单位各内部职能部门在利用档案信息工作中，互相联系、互相制约的有效运行措施和制度，也是在内部控制建设与实施中，提升档案管理水平和防范信息系统风险的主要手段。在全球5G迅猛发展的当代，我国方方面面的工作在政府的倡导下，大力推荐大数据互联共享，机器人智能化高速发展的关键时期，房产档案信息化工程的建设也应该与时俱进，但由于房产原始档案的不完整，内控制度建设的不健全，出现了很多问题。要想快速发展互联网+，必须在档案管理制度健全的同时加强内控制度的建设，靠完善、严格、规范、科学的内控制度进行现代化档案信息的管理。

关键词：档案信息;内控制度;剖析

房产档案是指人们在房产建设、管理、使用等活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图纸、表册、卡片以及声像、电子文件等历史记录。房产档案是个人以及商业房屋产权界定和产权人两者之间的一种原始契约凭证，是房产产权户籍管理和交易活动之间的重要载体，这些原始档案在现代经济社会中逐渐增多的房产行政诉讼以及民事纠纷中发挥着重要的作用。本文就加强房产档案的管理，谈点粗浅的看法。

1 房产档案管理的重要性

对于产权管理以及登记而言，房产档案至关重要，是其必要基础。现如今，房产产权归属具有两项鲜明特征，一是多变性，二是变更频繁，但是房产原始数据由档案信息提供，并且可以确保其准确性，以此为基础，出现新变化，避免相关违法行为的出现，比欺诈等。从政府角度来讲，房产档案可以作为其市场调控的重要参照与依据。基于市场经济，政府成为市场中不可或缺的一部分，为行业稳定发展提供重要保障，与众多数据密切相关，其中档案数据能够提供相对完善的数据。针对法律而言，以房产档案为依据，可明确相关责任。以房产经济纠纷为对象，当司法部门进行判断的时候，将档案作为唯一有效依据房管局严密保存档案，以此防止发生非法交易，在第一时间避免违法犯罪现象的出现。

2 房产档案信息内控制度建设的剖析

2.1 提高房地产档案信息管理人员素质

房地产档案信息管理人员的素质要求较高，需要多学科、多领域专业知识。首先，从事房地产档案信息管理事业的人必须具备较高的政治思想素质，把档案信息管理工作提高到政治高度来认识，确保档案信息的实体安全、信息安全和利用安全。其次，应具有较好的业务素质，要全方位了解登记业务流程以及各环节内容，熟悉业务间的差异，熟悉档案信息资料的作用和归档要求，熟悉房地产业务和档案管理的法律、法规、规章制度，能够熟练使用档案管理系统实施管理工作。再次，需要具备较广的知识范围。需要具备档案学基础知识、计算机应用技能、管理学知识等。为达到管理人员的政治素养、专业素质和知识面的要求，各级房地产主管部门应联合档案单位和信息化单位一起进行人员教育培训。结合房地产政策法规发展变化，信息技术的创新升级不断提升人员水平，在房地产部门建设支对档案管理、房地产管理、信息化知识都精通的房地产档案信息管理队伍。房地产档案信息管理人员更应该提高自身的业务素质，主动理解房地产档案形成的规律，主动了解房地产项目建设、测绘、拆迁、涉及房地产的司法相关知识。这样，才能对最后形成的房地产档案信息资料的材料类别、形式和形成原因有深层次的理解。

2.2 完善信息化管理技术体系

技术系统是房产档案信息化管理的支撑和助推器。具体来说，就是要积极构建房产档案信息归集、检索、咨询、数据分析和安全管理系统。一方面，积极构建房产档案信息归集系统。加快房产档案数字化建设，将馆藏房产档案资料进行数字化处理，利用计算机信息技术实现房产档案信息的检索、分类、组合，建立房产档案资料数据库。例如，利用GIS技术，实现“以图管房”“以图管档”的效果。另一方面，要积极构建房产档案信息检索系统，将房屋地址、面积、交易时间以及产权人等重要信息设置为检索条件，建立起多功能、多角度的便捷检索系统，为后期的查询利用等提供便利。

2.3 房产档案管理模式的创新

任何一个产业、任何一个工作再遇到问题的时候都是可以考虑创新的，创新并不是无稽之谈，而是根据已有的经验与技术，结合相关的实际问题去找新的解决办法。对于房产档案管理工作而言，倘若一直继续沿用传统的房产档案管理模式，那么势必会消耗掉比以往之前更多的人力与时间，经济成本也会大大的增高，但是如果采取新的方法，打破掉原有的解决问题的思路，那么又是一番别样天地。对于房产来说，主要分为房屋的面积、户型（结构形态）以及所处的真实地理位置和其所有权的归属，这四种要素对于真实的房产来说缺一不可，这四种要素倘若使用人力对其进行分析，想必是非常困难的，因为这根本就不是一个空间上的因素，但是如果用信息化技术进行分析，把各种要分析以及需要考虑的因素都放上去，它会在最短的时间内给出一个非常完美的分析，让人们能够快速的从中找到自身所需分析结果。任何问题，需要创新就是要一往无前，这样才会能够推动整个行业的进步与发展。

2.4 逐步修复基础信息，完善内控部门职责

真实可靠的档案信息有利于提升政府部门的诚信度和公信力，维护政府的良好声誉和形象。首先，管理层应合理确保档案数据信息的真实完整，对历年的原始资料开展调研工作，逐步完善修复档案信息，尽可能的将原始数据的准确性、完整性进一步提升，使之符合当前工作的需要;其次，出台详实的房产档案信息操作规范，让每位工作人员都熟悉档案管理业务的具体流程，如信息数据的录入、修改、审核、审批，在工作中确保制衡性原则的长期有效;最后，准确完整的档案信息稳定运行时，要及时明确档案管理部门和其他监督协助部门在工作中的职责权限，完善监督管理的部门职责，同时对有效性展开评价工作。

2.5 要加强房产档案管理的质量控制

加强房产档案管理的质量控制就要使程序要求合法、合理、齐全，内容要求真实、完整、准确，坚持全程质量控制原则，将房产档案从归档到利用各个环节，都要设置审核，建立标准化工作体系。在房产档案工作中应当提高对档案管理的质量，更好地加强社会服务。为了确保房产档案的社会服务价值和法律价值的有效性和准确性，对房产档案材料收集环节和记录环节都要对相关的手续和证件进行检查，确保完整、齐全、可靠，能够对房产数据进行真实的记录和反映。在对房产档案进行整理时，要加强对目录的整理，做到保存有法并装订成册，这项工作虽然繁琐，但是在后续要查阅档案时能够保证方便、快速地进行查找，前期的工作是为了后期的工作质量和工作效率的提高。

3 结语

房产的信息化建设已经到了迫在眉睫的地步了，房地产行业日益兴起，人们对于房产的实际需求也在与日俱增，实际购房者以及房产的实际、预测信息都是需要联系与解决的问题，再想依靠传统的方法已经不能够使得这一问题得到有效的解决，房产档案的管理需要信息化技術的支持，相关行业的工作人员需要意识到这一问题的重要性。加强房产档案信息化建设推动房产档案管理发展不仅是此行业的需要，更是社会发展所需，需要我们一起为之不懈的努力。

参考文献

[1]张林婕.加强房产档案信息化建设推动房产档案管理发展[J].办公室业务，2018（6）.

[2]李永金，李长军.树立科学创新理念加速推进房产档案信息化建设[J].山东房地产，2010（1）：36-38.