周亚君

摘 要：随着计算机技术和网络信息技术的迅猛发展，各单位的档案信息量越来越大， 而且信息内容极为繁琐，以文书档案为例，既有传统的纸质档案，又因工资系统、保险系统、财务系统等各种办公软件的使用，而产生了大量的电子文书档案，两种形式的档案杂糅在一起，给档案管理带来极大的难度。在这种情况下，怎样利用现代化的管理手段和方法，规范文书档案的管理，提升文书档案的管理效率？本文从文书档案管理工作的重要性入手，对当前文书档案管理中存在的问题进行了分析，并进一步对新时期办公信息化背景下文书档案规范化管理的策略进行了阐述。

关键词：办公信息化;电子文书档案;纸质文书档案;规范化管理

文书档案是反映党务、行政管理活动的档案，它记录了一个单位的党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等各类活动，完整的展现了单位的发展过程及工作进展，是单位的第一手资料，是重要的信息资源。文书档案的记载，有助于总结过去工作的经验教训，为新时期工作提供指导，为领导决策提供依据，是单位提高绩效、科学管理的重要保证，因此各企事业单位要高度重视文书档案的管理工作，尤其在办公信息化不断推广，电子文书档案越来越多的情况下，如何规范电子文书档案的管理，如何促进电子文书档案和纸质文书档案的优势互补，提升文书档案管理水平，是我们本文研究的重点。

1 文书档案的重要作用

1）文书档案是机关工作的查考凭据。文书档案是单位工作活动的记录，可以为机关、团体、企事业单位等继续开展工作、进行决策提供依据。

2）文书档案是解决纠纷、维护当事人合法权益的有效依据。人们在社会活动中为了处理各种关系而形成了各种各样的契约文件，比如劳务合同、合作协议、招投标文件等，这类文书档案的妥善保存是解决历史与现实纠纷的可靠凭据，是维护法律和社会秩序的有效

手段。

3）为社会提供查询服务。文书档案真实的记录了单位的业务范畴、开办资金、住所、法定代表人、银行账号等有关材料，这些资料按照有关规定合理地开发利用，可以为社会各方面提供有价值的信息服务。

4）文書档案是宣传教育的素材。由于文书档案具有历史性、直观性和原始性，所以利用文书档案举办各种展览、开展各种宣传活动，都富有强烈的说服力和感染力。

2 当前文书档案管理中存在的问题

1）对文书档案管理工作不够重视，归档不及时。相当一部分领导干部“重技术、轻档案”的思想比较突出，认为档案工作不能创造经济效益，不能体现单位业绩，就是简单的保管文件的工作，因此不肯投入大量的人力物力开展工作。同时领导的不重视直接影响了工作人员的态度，在日常工作中，不重视文书档案工作，不配合文件资料的搜集整理，尤其是电子档案，基本都存储在个人手里，只为自己用着方便，不能定期的整理归档，严重影响了文书档案管理工作的开展。

2）管理力量薄弱，技术手段落后。目前，虽然各单位都有稳定的档案人员，但文书档案管理队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入信息化时代以来，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏，再加上计算机等网络设施更新不及时，技术手段落后，造成电子档案归档及利用业务不能顺利开展。

3）电子档案管理制度不健全，管理不规范。随着计算机技术和网络信息技术的迅猛发展， 使各单位的电子档案信息量越来越大， 而且信息内容极为繁琐，照片、视频、各类文档、原存储档案的数字化文件，这些电子档案怎样归档，虽然各级档案管理部门都在研究，但是显然制度建设没有跟上电子档案发展的脚步，电子档案归档的混乱状态一直没有得到根本的改变。多年来积累的电子档案，不能有效地分类归档，工作人员的变动，电子设备的损坏等原因，造成电子档案还未进入档案馆就消失不见了。

3 新时期做好文书档案管理工作的对策和措施

1）提高文书档案管理人员的专业素质。文书档案人员的专业素质是提高档案管理水平的一个重要因素。因此，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务，让他们参加各种培训学习，特别是电子档案管理，不断增加和丰富计算机知识，学习电子档案管理的新技术、新方法，更新观念，改变知识老化和知识面较窄的状况，这样才能与时俱进地搞好文书档案管理工作。单位领导也要重视档案工作，让更多的懂计算机知识，能够操作电子档案归档工作的专业人员参与到文书档案管理工作中来，促进此项工作的开展。

2）进一步完善文书档案管理制度。档案制度的健全与否关系着文书档案管理工作的开展，健全的档案管理制度是开展文书档案管理工作的准则和保证。各单位既要根据形势发展的需要， 对已经过时的制度规范进行修订，又要尽快制定补充原来欠缺的档案管理制度，尤其是电子档案管理制度，要从电子文件的归档、电子档案的移交接收、电子档案的长期保存、电子信息系统的运行维护、档案信息系统的安全保护等，全方位建立起一套完善的信息管理规章制度，让管理人员有章可循、有据可查，才能使管理逐步走上规范化轨道。同时进一步明确档案管理的数量、人员以及档案室进入要求等，将责任进行细化，并落实到具体岗位。

3）加大文书档案信息化建设力度。“互联网+”时代，产生累计的电子档案越来越多，管理压力越来越大，单位应当与时俱进，主动引入档案信息化管理技术，加大文书档案信息化建设，全面提升电子文书档案管理的效率与质量。首先要把机房建设作为信息化基础设施建设的重点工作，除了硬件设施要达标以外，还要引入和上一级档案管理部门相一致的电子软件处理系统，避免软件不相容的事件发生。同时不断加大力度，配备包括环境监控系统、温湿度控制系统、门禁视频系统等一系列符合信息化发展需要的设备，使机房的环境配置和安全保障能力进一步加强。第二加强文书档案数据库建设，逐步完善数字档案资源的收、管、存、用各环节的各项功能。主动针对各种分散的、多种介质的档案文本、照片、录像以及录音等文件进行有效的转化归档处理，真正实现档案资料的自动整理、检索、查阅以及利用。第三主动尝试融入办公一体化。基于办公一体化的基础，设计文书档案管理软件，使其能够真正融入整个单位的管理工作中，进一步提升文书档案管理工作的效率与质量。第四注重档案鉴定与编研、智能库房管理、数据质量管理、虚拟档案室等新功能的开发。

4）注重纸质档案的收集整理。在信息化社会持续发展的过程中，纸质档案与电子档案都有着一定的优势，纸质档案本身虽然较为传统，但是这种传统意义上的记录往往最为有效，能够直接保存和反映历史记录。 现阶段，文书档案的管理面临的挑战相当多，有必要在探索电子档案管理模式的同时，注重纸质档案的管理，一些极为重要的文书档案，要在保存电子文档的同时，输出纸质档案存档，避免因电子档案的破坏，而造成无法弥补的损失。

5）加强电子档案的开放利用。电子档案相较于纸质档案，开放利用的形式更加多样化，利用效率更高，在不涉密的情况下，单位要依托局域网、政务网、互联网平台，开拓档案信息服务的新渠道，适当完善文书档案信息，增加群众服务受众数量。

4 结束语

档案信息化建设是集网络化、 数字化、 规范化于一体的工程，涉及档案管理、网络技术、信息技术等专业综合技术，当前文书档案管理，应紧跟信息化建设发展步伐，不断探索创新，同时也应注重纸质档案和电子档案的优势互补，不断推进文书档案科学规范化管理进程。