周春然

摘 要：档案是记录信息的载体，是我们了解某项事件、某个事物的重要方法。信息时代，档案管理也需要跟上时代发展，朝着信息化发展。信息化技术应用，代替了人工，极大提高了工作效率。当前我国档案管理工作迈入了新时代，有了很大改变，档案管理工作人员要摒弃传统观念，转变思想，将先进的信息化技术进入其中，实现档案管理信息化，提高档案信息的利用率，有助于档案管理的稳定发展。基于此，在本篇论文中笔者主要介绍了档案管理信息化的优势，以及重要性，解释了创新档案管理理念，并论述了实现档案管理信息化的一些措施。

关键词：创新;档案管理;信息化

1 档案管理信息化的优势

1.1 效率高

传统档案管理工作比较复杂，工作效率非常慢，档案信息必须依靠人工整理档案资料，人工操作容易出现遗漏、错误等，进而降低档案信息的精确度。传统档案管理模式已经没法满足现代档案管理需求，互联网技术应用到各行各业当中，信息传播愈发及时，当前我国档案管理信息化条件比较完善，在档案管理中引入信息技术，创新档案管理理念，引入先进的技术，建立起一套完善的档案管理体系，档案资料需要者在计算机上面输入想要资料的关键词，就能够马上检索出想要的资料，工作效率得到极大提升。并且计算机也能够用来整理、储存档案信息。

1.2 共享资源

档案管理信息化能够在网络上实现共享资源，档案需求者可以在网上获取自己想要的信息。传统档案管理方法是无法实现共享资源，这样是没有办法充分发挥档案价值的，查阅档案资料也比较缓慢。信息技术将档案资料分类、整理、汇总、储存，一套完善的档案管理系统，在网络上建立其档案资料信息的共享网络平台，档案需要者能够通过网络随时随地查询档案资料，提高信息利用率。

1.3 安全可靠

传统档案几乎都是纸质的，保存起来非常困难，时间愈长，储存越难。并且，纸质档案在借阅的过程中，经过很多人的翻阅，会受到不同程度的破损，甚至发生档案资料的丢失。档案管理人员还需要定期修复破损的档案，增加了管理人员的工作量。在档案管理工作实现了信息化，档案资料存储在计算机中，降低了档案资料的损坏，保存在计算机中可以是永久性的，并不需要修复。并且，网络非常安全，可以跨地区传播档案信息资料，更加快速的传递信息，储存愈发安全可靠。

2 创新档案管理理念实现档案管理信息化的一些措施

2.1 利用先进信息技术，创新档案管理

信息时代，建设信息化档案管理工作非常必要，我们要跟得上时代发展，与时俱进，利用先进科学的信息技术，创新档案管理工作。档案管理工作只有通过不断创新，让工作更加便捷、安全，进而提高档案管理工作效率。信息技术也不是一成不变，其技艺水平不断提升，设计出愈加科学的管理软件，拓宽计算机存储，提高计算机性能，推动档案管理工作信息化建设。为了确保档案管理工作信息化建设，要提高其安全性，要提高信息技术水平，尽量降低电磁波的干扰。并且加强相关管理软件的开发力度，提高档案管理工作效率。

2.2 转变档案管理理念，多元化管理模式

当前档案管理工作，要想做好，工作人员一定要转变理念，在意识中都要根深蒂固的印上档案管理信息技术的重要性，可以以主动服务代替被动服务，尽量避免档案服务过于形式化，提高工作人员服务意识，拓宽服务范围，进而满足档案需求者的需求。档案管理的服务人群是广大人民群众，要能够融入社会，开展一些实践活动，提高宣传力度，让广大人民群众了解信息化档案的内容，档案人员也要分析档案资源使用者，了解人民群众的需求。整合档案资源录入数据库，提高资源利用率，紧跟时代步伐，提高档案管理工作质量。

2.3 优化档案管理制度，推动信息化建设

要想做好现代档案管理工作，一定要优化档案管理制度，良好的管理制度，有效推动了档案信息化管理工作的建设。档案管理工作信息化比起传统档案管理工作方法要强许多，所以，档案管理一定要根据自身现实情况，建立健全一套适合的档案管理制度，比如，档案管理规章制度，档案信息管理规范，档案管理保密制度与机房管理规范制度等等。良好的档案管理制度，实现了档案管理信息化规范化管理。

2.4 共享数据信息，创新档案管理模式

信息网络时代的档案管理工作，势必要实现信息共享，让档案信息需求者能夠快速在网络上找到档案资源。随着时代的更迭，档案管理工作也要不断创新管理模式，做出变革，优化档案工作服务水平，提高工作效率。部分管理人员对某些档案信息不够重视，在录入档案资料时存在漏报、重复记录现象。而信息化档案管理工作的开展有效改善了这种情况，档案管理人员重新整合档案信息，实现快速检索，建立一个科学合理、完善的电子档案管理系统。

2.5 做好电子档案管理工作，提高档案管理安全性

安全保密是档案管理工作的关键，管理人员一定要树立起良好的保密意识，这也是档案管理工作的重要内容。电子档案储存到数据库的数据库中，如果安全出现问题，就会遭到外界的攻击，损坏到电子档案信息。建设信息化档案管理工作中，一定要提高安全防范措施，储存好档案电子数据，学会熟练操作计算机，采取一定措施防止病毒。做好电子档案管理工作，提高档案管理安全性，安全性是保证电子档案信息的关键。要想做好该工作一定要从重视每个环节，做好安全工作，提高管理工作安全性。要加强档案管理工作人员的培训工作，提升其责任感，培养其拥有良好的职业素养，做好服务工作。对电子档案做好安全防护工作，档案数据要每天备份，建设防火墙，只有做过身份认真的才能查阅档案信息，加强管理工作人员往来安全意识，提高档案管理安全性。

2.6 加强人才培训工作，提高档案管理工作质量

管理是人在管理，主体是人，一个人自身的职业素养，直接影响到档案管理工作质量。实际工作中，一定要加强人才的培训工作，做好培训工作。档案部门现有的工作人员作为信息化档案管理工作的中坚力量，所以，建设档案管理信息化过程中，一定要重视现有管理人员的权益，做好培训工作，采取相应的措施力，激发其工作积极性。其培训内容主要是档案管理信息化方面的自身，锻炼其实际计算机操作技能水平。在加强培训工作的同时，还要积极引进信息化档案管理工作优秀的技术人才，制定科学合理的人才引进计划，留住优秀的人才。信息化档案管理工作的过程中，不管是软件开发，还是系统的维护等这些都需要优秀的信息专业人才，所以，当今档案管理部门，要想做好信息化管理工作，势必要引进信息技术方面的专业人才，来解决工作中各种技术方面的问题，提高信息化档案管理工作质量。

3 结束语

总而言之，科技在不断进步，信息技术水平在不断提升，档案管理亦开始步入信息化时代，传统纸质档案也朝着电子档案迈进，很多社会活动不再使用纸质，电子档案愈来愈多。要想做好信息化档案管理工作，一定创新档案管理理念，加强档案管理工作，提高工作质量，为广大档案使用者做好服务。

参考文献

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