樊雪飞

摘 要：档案管理信息化建设已经成为主流趋势，云技术正确指导着档案信息化建设向着标准化、智能化、共享化和安全高效的方向发展。随着分布式、并行式、网格计算技术的快速发展，云技术基于其弥漫性、同时性、逻辑性将档案服务流程分为若干小的模块，在云技术的整合下发挥各部分的档案供给、存储与管理的作用，从而达到提高档案服务效率与质量的目标。本文分析档案信息化建设中如何应用云技术，以及更好的发挥云技术在档案服务中的优势作用。

关键词：档案管理;云技术;应用价值

云技术是信息技术服务的主要发展趋势，它主要基于互联网的计算方式满足用户日益个性化的软件需求、平台需求与基础设施服务需求。它在广域网将局域网的各种硬件设备、软件、网络资源联系在一起，实现数据的有效存储、处理和共享。云技术是现有信息技术、管理平台技术、应用技术的整合，从而将信息资源按照需要灵活便利的进行组合，满足用户的个性化需要。

1 云计算技术概述及特点

1.1 什么是云技术

云技术整合了网络、信息、平台、应用技术等的优化，做到了对资源的灵活、合理、高效的利用。云技术基于互联网的相关服务实现了信息的增加、使用与交换。云技术是提供虚拟信息资源的重要技术手段，云技术可以提供放快捷的网络访问，做到信息资源的优化配置与共享，实现了网络、存储、应用、软件与服务的同步，只需要投入很少的管理就可以获得有价值的信息。用户可以通过网络免费获得云技术服务，云技术是互联网支持下信息服务功能的有效延伸。

1.2 云技术的特点

云技术的速度更快，处理信息能力更强，安全性更高。例如，云技术设备普遍的具有相当的规模，Amazon、IBM、微软、Yahoo等的“云”有几十万台服务器。云技术可以支持用户在任意位置、任意时间的信息获取需要。云技术使得数据具有多副本容错，计算机节点同构、可互换等特点。

1.3 云技术服务的模式

一是公共云模式，主要由技术服务商提供云的运营，保证运营环境的安全，由客户提供相关的程序，客户不必要关注云平台的基础运营和资源的实现方式。二是私有模式，客户自己建设云服务中心，该模式具有较强的灵活性，可以促进各种资源整合。第三，混合运营模式，是上述两种模式的结合，可以提供云共享服务的一些内容。云技术服务模式决定了在档案服务的方式。

2 云技术与档案信息化建设

2.1 档案信息化建设的概念分析

档案信息化建设是在指国档案管理部门的统一领导下，将现代信息技术作为档案管理的主要技术手段，推动档案管理向着电子化、数据化、智能化方向的管理机制。档案信息化建设加快了档案的数字化、标准化、网络化的服务进程，其管理的核心是实现传统的纸质档案资源的电子化，目前是满足人们的档案使用需要，实现对传统档案信息数据资源价值的深度挖掘，从而发挥档案资源对现代社会经济发展的重要促进作用，云技术已经成为新时代档案管理的主要技术手段。以云技术为代表的档案管理信息化建设推动档案管理的高效、安全与共享服务时代到来。

2.2 档案信息化建设的主要优势

档案信息化已经成为当代档案管理的主要方式，信息化的管理方式突破了传统的纸质档案管理的弊端，现代信息技术用于档案信息化管理可以构建档案的智能化共享网络，实现了计算机档案管理的再升级。运用信息化的方式进行档案管理可以实现档案管理标准化，推动档案资源的共享，加速了不同地区、不同门类、不同级别档案馆的联系，解决了因地方档案管理差异化标准带来的信息共享难问题。在云技术的辅助下实现了各级档案管理的统一、规范和持续优化运营。该项技术的使用可以促进档案管理软件的升级，及时的将档案输送到档案管理中心，档案管理工作更加快捷有效。运用云技术进行档案管理可以提高政务公开信息化的水平，日益成熟的互联网网络，完善的基础服务设施，不同软件升级，均有助于提高档案保管的质量，同时促进档案管理软件的不断升级，开通了档案管理的共享服务功能，实现了档案集中管理的效果。云服务中心使得档案服务更加透明，政府信息有助于方便用户的及时调查了解。实现了档案管理设备投资节约化，各级档案管理均可以运用云技术的基础设施平台，以较低的经济成本获得较高的档案服务运算能力，并且限制了档案服务限制瓶颈，满足了用户针对性的档案检索需要，降低了档案服务的资金消耗。档案服务部门可以降低档案的运行成本，提高档案管理的整体工作水平，从而达到提高档案管理工作总体质量与效率的目标。

2.3 应用云技术的档案管理特征

以往数字档案的建设主要采用的是分布式的数据存储方式，并且以数据流的形式实现档案数据信息的有效互动。首先，基于云技术的档案管理具有良好的逻辑性，可以更好的优化档案的组织形式，可以形成一个更科学的档案存储管理框架。云技术环境下的档案服务主要由基础设施、智能化服务软件、服务平台、客户端等构成。同时还要档案评估系统与咨询服务互动系统等。引进云技术的档案管理可以减少对传统档案管理模式的依赖，提高档案资源的共享性，促进不同设备间档案数据信息的有效交换。其次，基于互联网或移动互联网可以达到快速、批量、精准的处理是海量档案信息的模式。云技术的智能化服务水平更高，实现了档案存儲、管理、共享的同时性，实现了个性化的档案供给，提高了日常档案服务的针对性，有助于全方位的满足用户的档案使用需要。第三，云技术可以减少档案服务安全方面的顾虑，基于档案使用权限建立更为科学的档案资源供给机制。云技术用于档案管理使得客户端、用户端负载更低，档案管理部门不需要为一次性的任务或罕见任务而配置大型的档案管理设备。应用云技术进行档案管理的效率更高，速度更快，档案互动能力更强，用户可以直接将档案存储于网络平台，形成了便捷档案管理体系，针对用户的需要做到了个性化的档案资源供给。

2.4 档案管理应用云技术可行性

云技术提供了档案资源利用与开发的新模式，云技术用于档案管理具有极强的可行性和可靠性。将云技术应用于档案开发可以较好地解决传统档案管理方式成本较高，档案管理风险较大的问题。首先，应用云技术进行档案管理节省了部分服务器、存储器等昂贵设备的购买与维护升级费用。档案管理只需要根据档案云服务的需要缴纳一定的管理费用即可，从而解决了各级档案馆普遍存在把大规模资金利用在规模不等的服务器建设方面。其次，云技术支持主要由服务商提供，档案管理部门省去事务性工作的烦扰，要求信息技术人才具有理强的行业背景，这样才能实现档案资源的优化利用，在减少档案管理人员工作量的同时，要求档案管理人员具备良好的创新思维，从而实现现有档案资源的高度开发利用。第三，基于云技术的档案资源开发提高了档案管理的可靠性，降低了档案运行风险，档案管理能够有效防范数据信息丢失的问题，降低了档案遭受黑客攻击的风险，是当前提高档案服务价值与安全性的重要选择。

3 将云技术应用于档案信息化的路径

3.1 健全档案管理平台

云技术应用到档案管理工作的主要目标在于发挥云技术的档案快速供给、查询、安全防控方面的优势。为了达到档案共享服务，满足各方面档案需要目标，还要打造优质的档案管理工作平台。首先，开发专业的档案管理平台，强调由权威部门主持建设统一化的标准档案管理平台，明确档案运行的标准，基于云技术需要制定档案管理工作的程序，规范各级档案管理工作流程。上级档案管理部门应当加强档案管理的统筹管理，注重实现各类档案馆的特色档案资源的充分整合，挖掘各部门档案服务与供给的优势，在全面摸底、调研、排查和编目的基础上实现各类档案的标准化存储。利用统一的档案管理平台构建完善、全面、系统的档案存储、传递、共享服务机制。强调下级档案管理部门对特色档案资源及时上传，为档案的综合开发利用奠定良好的基础。档案管理平台还要明确各级档案馆、专业技术人员的工作权限，划定档案管理的职责范围，加强档案数据流转的实时监督，在云服务的理念下构建科学的档案控制机制。

3.2 加强档案需求调研

新时代我国各项事业处在转型发展的关键期，还要优化档案管理的调研工作，全面了解各方面的档案资源使用需要，针对档案应用的需要完善档案管理机制。首先，建立档案数据信息的分析模块，基于档案服务对象的检索需要进行数据分析，同时对各级档案馆服务平台的数据检索情况进行汇总分析，全面了解档案需求的变化趋势，分析判断档案服务工作的开展方向。其次，加強档案服务的个性化互动，强调提高档案服务的互动性，积极与用户进行档案需求的互动调研，在信息化智能服务平台中了解用户的需求，积极听取各方面档案使用的意见，由此做出档案服务的针对性改进。第三，可以通过在线留言、互动问答、电子邮件讨论，内部需求分析，定期回复用户问题，在线咨询的方式了解用户在获得档案服务时存在的问题，针对用户动态进行档案服务的改进，进一步基于云技术对档案服务工作的方式方法进行改革创新。

3.3 完善档案开发平台

发挥云技术价值琮要打造专业的档案资源开发平台，可以利用虚拟技术建立个人用户的办公桌，对档案用户桌面进行统一的分配和管理，以无主机方式与服务器连接，基于数据信息中心开发符合用户需要的高智能化档案服务环境。这样做有助于在虚拟的档案供给平台满足用户的具体档案使用需求，建立更加安全高效的档案开发环境，还可以提高用户档案管理工作的效能。例如，政府机关、事业单位、国有企业和专项工作均可以开发此类型的档案服务平台，强调围绕着社会热点提供某类型的档案。这样可以云技术的支持下实现同类型档案的同步检索和共享，减少了档案管理人员的工作压力，开发了联动型档案供给模式，提供优质档案服务接口。

4 结论

档案信息化是我国档案管理的一项重要工作内容，充分利用云技术进行档案管理可以提高档案服务的效率，提升档案供给的精准性，降低档案运转中的风险成本。各级档案管理部门应当高度的重视开发使用云技术，强调在上级的统一部署下研究云环境下的档案管理工作制度与方式方法，提高档案资源融合的效率，依托强有力的档案管理平台，科学化的用户档案使用需求调研机制，以及智能化档案供给平台保障各方面的档案使用需要，全面提高档案服务的质量。

参考文献

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