郑爱云

摘 要：現阶段，信息化技术发展速度日益加快，同时开始广泛应用于档案管理工作中，促使档案管理工作更加规范。运用信息化管理方式管理文书档案，即使此项工作的管理水平得到了显著提高，同时为文书档案管理提供了诸多方便，这为医院档案管理水平的提升提供了诸多帮助。所以，应把医院文书档案信息化管理工作当作重点工作之一，对档案利用价值进行深入挖掘，为医院的持续、稳定发展发挥重要促进作用。对此，本文基于医院文书档案信息化管理的优点，对医院文书档案信息化管理策略展开了探讨，以供参考。

关键词：医院;文书档案;信息化管理

文书档案管理是医院日常管理中不可或缺的一部分，其直接影响着医院内部规划以及前景发展。在信息化时代背景下，医院文书档案管理逐渐实现了线上管理的目标。但因为医院文书档案内容多、范围广，所以在向信息化管理发展的过程中很容易出现各种各样的问题，这就需要档案管理人员和院内档案管理需要相结合，将管理计划切实做好，促进自身管理能力增强。

1 医院文书档案信息化管理的优点

1.1 对文书档案的查漏补缺极为有利

过去，在开展医院文书档案管理的过程中，主要是立卷整理资料，这种管理方法容易造成资料收集不齐全或缺失，因此大部分时候要拆卷重新进行整理，从而使得文件顺序被打乱。如此便增多了相关人员的工作任务，需要对文书档案封面进行修改、抄写目录、重新编排资料，十分复杂和繁琐。而在医院文书档案管理工作中积极引入计算机技术，便能在资料系统中将正确的修改指令输入其中，通过系统自动进行修改，如此便能促进此项工作的质量与效率显著提升。

1.2 对珍贵文件资料的保存极为有利

过去，医院在对文书档案进行整理时，为了在立卷中使装订更加美观，要对资料做修边和切边处理，这一步骤若是没有做好，便会对文件资料的外观造成影响[1]。采取信息化的手段管理医院文书档案，只需在通过扫描文书档案，用电子文件的方式存储，之后直接运用于管理工作之中即可，如此不仅可以使珍贵的原始资料得到科学保存，同时也能确保医院信息的准确性和完整性。

1.3 对档案资料的快速准确利用极为有利

过去，医院在运用信息化手段开展管理工作的过程中，主要采用的是手工管理方式，从而浪费了诸多人力、物力，同时医院文书档案未包含诸多信息，不能充分利用文书档案信息资料。但在此项工作中积极借助计算机网络，便能增强其信息化，借助电子目录，整理和归档相关资料，为今后有效、迅速地查询相关档案资料提供方便。除此之外，借助计算机网络技术可以给予医院各部门以及各科室有效帮助，使其能够在最短的时间内查询相关文书档案，让文书档案能够为大家所用，实现了资料利用效率的最佳化。运用信息化手段开展管理工作，可以使资料更加形象直观，为今后的查找和检索提供方便，同时让文书档案资料的安全性得到有效保障。

2 医院文书档案信息化管理策略

2.1 创新医院文书档案信息化管理理念

必须运用先进的管理理念开展医院文书档案管理工作，唯有如此，才能使医院文书档案信息化管理目标顺利实现[2]。运用网络技术开展此项管理工作，可以使文书档案管理更具科学性，让纸质档案逐渐转变为电子档案，将现代信息技术的便捷性充分发挥出来，确保现有信息资源最优化。医院各领导和文书档案管理人员应加深对信息化管理重要性的认识，树立先进的管理理念，借助信息技术和大数据技术等对各种文书档案进行整理与简化，进而促进医院文书档案朝着信息化和数字化发展。

2.2 制定相应的管理制度

管理人员应对相应的信息化文书档案管理计划予以制定，促进档案管理效率提升。第一，因为医院每天都有很多就诊病历，所以具有很大的档案信息量，应要求档案管理人员第一时间进行备份，同时在固定的时间收集和清理档案，把没有用的档案清除，防止资源空间被占用。医院管理层可以构建监督小组，在固定的时间对院内档案情况进行检查，加深对一天工作中档案类型变化情况和数量的了解，从而把之后的工作管理重点整理和推断出来。第二，院内发表文献以及研究资料均是十分珍贵的文书档案资料。所以，监督小组应向档案管理人员提出要求，必须将备份整理工作做好，同时设置相关查看权限，实施分层管理制度，只有研究相关人员以及高层领导才能查看。其他人员必须出具相关证明，才能查看和访问。除此之外，要设置相应的修改权限，如此才能促进档案管理安全性提升，不会随意更改其内容，使档案更具价值。

2.3 加快医院文书档案信息化建设

现阶段，医院发展速度日益加快，显著增加了各种文书档案的数量与种类，若是仍运用传统的管理方式，就很难促进医院文书档案记录以及整理工作效率提升，不能使现代医院对文书档案的管理需求得到满足。信息化时代，医院需要注意设备和技术的更新换代，积极运用计算机技术，运用应计算开展此项工作，使信息化管理目标逐步实现[3]。第一，医院应投入足够的资金，配备必要的基础设施以及硬件设备，促进信息化管理建设顺利开展。第二，医院应把纸质文档制作成电子档案，对其中重复的内容进行整理，就缺少的内容做好标注，如此便能更好地开展之后的文书档案管理工作，促进医院文书档案信息化管理水平提升。第三，医院必须注重建设信息网络平台，在信息系统中录入文书档案，立足于医院信息资源的构建，使网上传输数据的目的顺利实现，如此便能提高信息化管理水平，更好地服务于患者。

2.4 提高文书档案管理人员的综合素质

先进的设备和仪器是确保医院文书管理模式先进性的关键，同时高端、专业的人才也是不可或缺的一部分，其有利于顺利开展医院文书管理工作。所以医院需要加大培训相关人员的力度，同时选择一些人员外出进修，以此给予其帮助，掌握更为丰富的理论知识，促进其业务素质能力增强。同时医院还可以向相关专家发出邀请，让其到医院开展讲座，为医务人员传播和普及相关知识，充分调动医疗工作人员自主学习的积极主动性，增强意识。在固定的时间组织文书档案管理人员进行考核，以此激励其积极主动提高自身综合素质。

2.5 确保文书档案信息化管理工作的可靠性和安全性

作为一种医学信息资源，在医院中文书电子档案是极为重要的组成部分，其有效性、安全性以及准确性直接影响着实际的医疗作业，所以，确保医院文书档案信息化管理工作运转的正常性、可靠性以及安全性意义极为重大[4]。医院和文书档案信息化管理工作人员应借助各种各样的档案管理手段，如第一时间备份档案、设置防御系统、安排专门的人员负责保管、建立安全保证体系等，确保此项工作更加可靠、安全。

3 结语

总而言之，采取信息化手段管理医院文书档案，其是时代发展的大势所趋，其为对医院各项工作的顺利开展极为有利。此项工作并非只是档案管理部门的任务，而需要医院各个部门的相互配合和一同努力才可以做好。对此，医院各部门应高度重视此项工作，促进文书档案信息化管理水平提高，更好地服务于患者与家属，为医院各项工作的顺利开展发挥促进作用。

参考文献

[1]杨志联.试论信息化时代医院文书档案管理工作的方法及策略[J].兰台内外，2019（34）：3-4.

[2]王明霞.医院文书档案的信息化管理与利用分析[J].临床医药文献电子杂志，2019，6（96）：179.

[3]刘洋.信息时代医院文书档案的信息化管理探微[J].办公室业务，2018（22）：98.

[4]苗琳玲.信息化背景下医院文书档案管理中的应用分析[J].办公室业务，2018（05）：126.