朱慧娟

摘 要：信息技术的高速发展，促进了各行业生产建设模式的转变。企业档案管理通过信息化手段实现了数字化的系统管理，有效提高了企业档案管理水平。本文将围绕数字档案管理的安全性相关问题进行分析，以供参考。

关键词：数字化档案管理;意义;问题;安全措施

1 前言

近年来企业的发展取得了突破性进展，管理水平快速提升。但在档案数字化这项工作上，贸然激进是不可取的，还要保证档案系统的安全问题。

2 企业档案数字化的意义

在信息技术的不断渗透下，各行业的发展趋势受到极大影响，档案数字化成为各个行业的必经之路。因为缺乏经验，我国在企业档案数字化进程中遇到了一些问题，但也在解决问题过程更坚定了档案数字化的意义。首先，企业在日常经营过程中，会产生大量的信息数据，需要对这些信息进行管理保存。传统的档案管理有很多弊端，信息的录入和调用效率较低，而且人工管理的方式对人力资源也提出了极高的要求，人为操作又很难避免误差的出现，导致档案管理中涌现出许多问题。而档案数字化则可以有效改善这一情况，借助计算机等设备，准确高效地对档案进行管理，基于计算机强大的储存和计算能力，对海量信息进行各类操作得以实现。而且也极大地解放劳动力，降低了档案管理的难度。其次，档案数字化是对工作人员的全新挑战，在工作性质发生转变以后，对岗位人员的专业素质也提出了新的要求。原有团队必须掌握计算机操作技能，并学会团队协调合作。这样更能激发员工积极性，并进行自我价值提升。

3 企业数字化档案在应用管理中存在的安全问题

3.1 网络安全问题

网络安全问题是指各种数字档案网络运营商或运行中的物理设备的安全问题。这些安全问题包括许多方面，例如网络布线，连接性，构建局域网和选择网络设备。这可能会导致网络安全问题。这类网络安全问题是公司数字档案管理中相对普遍的问题。通常，设置防火墙和权限并使用可靠的硬件设备来控制管理和部署数字档案馆中的潜在风险。网络安全是整个数字档案系统安全运行的关键和重要基础，并且在数字档案的应用管理中起着非常重要的作用。

3.2 数据安全问题

数据安全性是指各种数字文件中包含的信息和数据的安全性。它包括许多方面，例如数字文件操作系统，数据库管理系统，数据备份，格式转换和电子文件存储。为了防止这些链路上的数据，在收集，整理，应用和管理各种数字文件的过程中，存在防止存储介质老化和数据丢失的问题，并且需要加强数据安全性的管理。数字档案馆面临的一个非常重要的问题是数据丢失。这是企业数字档案馆管理中应加强的另一个方面。在数字文件应用管理中，操作系统和数据库安全管理主要取决于各种软件的稳定性和安全性，但是在建立网络文件管理信息系统的过程中，以上两个安全性还有一些方面需要考虑。

4 企业档案数字化的质量、安全保障策略

4.1 完善数字化建设规划

毫无疑问，档案数字化并不是一项简单轻松的工作。从这一任务的提出到全面落实，每一阶段都面临着各类问题。档案数字化对于企业的未来发展有很大益处，但在具体操作环节，仍然要结合企业的实际情况做出合理安排，针对不足之处进行及时调整。而首先要做的，就是完善企业内部的数字化建设规划，从而确保数字化进程的高效有序。在数字化前期阶段，要明确涉及的各种细节，例如需要数字化的档案量、相关操作技术和设备，以及可能存在风险和应对措施等。合理全面的规划方案能够起到统筹协调的作用，降低出现不良现象的概率，为后续工作创造良好的基础，并提供科学可靠的指导和依据。此外，还要分阶段制定实施方案，对每一流程做出详细的落实措施，有条件的话，还可以事先进行模拟分析。因为数字化本身有一定的复杂性和高度的虚拟性，并且容易受到外界因素的干扰，针对这一情况，要求专业人员对实施过程进行监控分析，一旦发现不利现象要及时采取措施予以解决。可见，数字化建设规划不是笼统的，而是具体到每一细节每一流程，完善规划方案能够避免很多不必要的麻烦，也提高了实际工作的科学性和效率，电力企业要引起足够的重视。

4.2 完善管理业务规范

从长远的角度来分析，企业档案数字化的过程中，为了按照预期设想来实现目标，或者是超过预期设想，必须坚持在自身的业务规范上，得到更好的管理，从而减少问题和矛盾的发生。企业档案数字化的技术业务，不仅要加强外部的技术选购，还需要在自身的原创力度上良好的提升。数字化是一个非常广泛的概念，企业的研发时间较短，与专业的研发企业具有很大的差距，但是在自身的長久应用过程中，还是可以去不断地积累调整。

4.3 加强安全保密手段

通过对上述几项措施良好的运用，企业档案数字化的执行，可以取得不错的成绩，而且在效益的提升过程中，并没有展现出严重的不足。未来，应继续对安全保密手段进行更好的加强。企业档案数字化的保密，一定要在网络保密手段上积极的应用。当前的网络平台应用，以及各类网络远程操作，都成为必要性的技术内容，同时在便捷程度上较高，应坚持在防火墙设计，以及木马追踪和防护处理上，进行不断的改善，这样工作的好处在于，能够促使企业档案数字化，得到更好的保障，对于资料丢失问题，做出有效的规避。

4.4 对企业数字档案的应用系统结构进行管理

企业数字档案管理通常由三层Bas系统结构管理。换句话说，管理具有三层保护。第一个是防火墙设置，第二个是应用程序系统ID身份验证，最后一个是数据库安全管理。在管理应用系统的安全性时，有必要在应用过程中加强权限管理。用户在系统中的特权和角色通常通过他们的工作来区分。通常，有管理员用户，业务用户和常规浏览用户。不同的用户类型需要不同的权限设置管理。例如，管理员用户负责整个系统的整体操作。可以设置一些与日常维护和用户自定义相关的权限。如果是业务用户，通常可以设置相关的业务特权以进行记录，修改和统计。它用于设置相关的查看权限，不能更改或删除该信息。在应用程序过程中管理不同用户的权限可以极大地提高安全性。

4.5 更新传统的档案管理的理念，加强对档案管理人员的培训

长期以来，文件管理一直是传统纸质管理模式，但数字化已逐渐成为一种发展趋势。因此，文件管理过程需要不断更新管理概念。针对某些人认为文件管理任务是可选的概念，文件管理器了解文件信息资源的重要性以及将文件管理任务转换为传统的复杂管理的重要性。需要及时更新，以便可以更改模式。这提高了企业数字文件的安全管理级别。还需要加强数字档案管理器的开发，并且数字档案的安全性管理与管理器的级别紧密相关。培训过程采用长期培训和短期培训来定期培训业务技能，集成各种计算机技术的业务知识和操作能力，并为安全地应用和管理企业数字档案馆奠定基础。

5 结束语

现如今的企业档案数字化，已经取得了非常不错的发展成绩，但是安全问题还是成为数字化安全管理的瓶颈。我们要通过有效的措施提高系统安全管理水平，保证数字档案的安全。

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