梁蓓兰

摘 要：在信息技术日新月异的今天，数字化已经成为社会各行各业发展趋势，学校档案室建设也应当朝着数字化方向发展。本文以数字化背景下学校档案室建设为分析对象，首先概述了数字化背景下学校档案室建设，接着分析了学校档案室数字化建设面临的问题，最后论述了学校档案室信息数字化建设的对策，以便提升学校档案数字化管理水平，为广大师生提供高质量的档案服务。

关键词：数字化;学校;档案室

随着信息技术快速发展，当今社会已经步入了信息化时代，信息化对各行各业都提出了新要求。在信息化大背景下，学校档案室必须紧跟时代发展潮流，加强数字化建设，才能为广大师生提供更优质的档案服务。

1 数字化背景下学校档案室建设的概述

学校档案室数字化建设是指在信息技术高度整合的时代背景下，学校档案室利用数字平台整合资源，最终达到档案资源共享目标。在建设数字化档案室过程之中，档案室需要紧紧利用互联网信息技术优势，整合不同电子档案资源，搭建档案网络体系，为学校提供优质的档案服务[1]。一般而言，学校档案室信息化建设具有以下几个方面意义。

第一，有助于缓解库房压力。传统档案常常是以纸质形式保管，由于经费、场地等各方因素限制，学校档案室供应非常紧张，甚至出现供不应求的现象。

第二，有助于优化档案布局。加强档案室数字化建设可以优化档案管理和布局，提高档案资源使用效率，能够将分散的档案整理在一起，打破以往零散式管理模式，提高档案服务质量。

第三，加强原始资源保护。档案资源具有唯一性、不可替代性等一系列特点，如果出现遗失或者损坏状况将造成巨大损失。档案室完成数字化改造之后可以将档案信息储存到档案云之中，有效保管各项档案信息，避免发生纸质档案毁损而导致档案信息遗失的情形。

第四，有助于提升档案管理质量。加强学校档案室数字化建设有助于提升对档案资源的使用效率，做好对档案信息资源的优化整合，提升档案管理质量。

2 学校档案室信息数字化建设面临的问题探讨

在学校档案室信息化建设过程之中，学校档案室信息化建设存在以下几方面问题。

第一，数字信息技术应用率并不高。现阶段，90%以上学校档案室达到了计算机硬件设施配置要求。但是从总体来看，学校档案室信息化建设程度并不深，计算机使用效率也不高，计算机仅仅作为一种辅助工具存在，学校并没有真正挖掘计算机在档案管理中的重要作用。目前，学校档案部门的数字信息技术建设滞后，计算机仅仅被用来编制档案索引或者将纸质文档转变成电子文档。与此同时，档案室缺乏专业数据库，没有数据管理软件，缺乏数据传输和交换技术，与学校其他部门和外校档案部门联系访问存在障碍[2]。正是由于存在以上不足，学校档案室数字化建设往往流于形式，档案文件常常在领导审阅之后就封存，并没有发挥出档案应有价值。

第二，学校档案室信息网络建设水平较低。目前，学校档案室正朝着现代化管理方向转变，但是离现代化管理依旧存在差距。出现这种状况主要是由于学校管理部门对于档案室数字化建设重视程度不够，导致数字化建设水平非常低，仅仅限于将纸质文本变成电子化文本。与此同时，学校内部有许多行政管理部门和教研室，档案信息非常庞大，各个部门档案资料一般被保存在部门内部，由各个部门自我保管，互不干涉，这种分散式管理体制不利于档案资源整合集中，最终会阻碍高校档案室数字化建设。

第三，无法长期保障经费，缺乏专业人才。在推进学校档案室数字化建设过程中，充足经费保障必不可少。在档案室数字化建设之中，档案室需要加强各种基础网络设施建设，购买大型服务器，同时还需要研发档案管理软件，这些都需要经费支持。但是，学校经费主要来自国家财政拨款，而我国政府对于学校经费拨付比例有限，很多经费被投入到了科研之中，限制了学校档案室数字化建设管理进程。与此同时，高校档案室数字化建设也缺乏专业人才。目前，很多档案管理人员属于半路出家，他们并没有接受过专业档案管理知识训练，更不知晓如何通过信息化技术来做好档案管理工作。正是由于工作人员缺乏专业素质，学校档案数字化建设一直都存在着局限性，难以真正推动学校档案室数字化发展。

3 学校档案室信息数字化建设的对策

为了推动学校档案室数字化建设，学校可以采取以下几方面措施。

第一，积极创建数字化平台。在建设数字化档案室之时，学校需要搭建完善的数字化平台，这是学校档案室管理的重要前提，同时也为档案室管理营造良好网络氛围。为了真正实现档案室数字化建设，学校需要有步骤、有计划推进数字化平台研发，加强网络软件设计，同时做好各项数据备份工作，有条不紊地推进档案室数字化建设。与此同时，为了加强档案室数字化建设，档案室还可以加强双服务器建设，为档案室配置高速扫描仪，提升档案扫描和备份效率，确保档案安全。

第二，建立完善的信息沟通机制。由于学校包含有许多行政部门和教研室，各个部门之间信息沟通并不顺畅。为了实现档案室数据化建设，档案室可以与各个部门建设数字化信息网络联系系统，解决档案室与其他部门之间的沟通问题。为此，档案室可以在学校系统内部创建档案信息链接，实现档案室档案信息与其他部门档案信息同步共享，加强各个部门之间的交流与协作，提升信息收集和整理效率。除此之外，档案室也需要加强电子档案和纸质档案之间的互换，以文本和图像两种不同模式对档案信息进行储存，确保档案保管规范化，提升档案管理科学性[3]。

第三，实现管理规范化和系统化。在档案室数字化建设过程之中，学校需要加强档案室规范化和系统化建设，确保各项数字化建设有章可循。为此，档案室可以加強档案信息数字化建设，将档案管理规章制度放在首位，不断规范信息数字化建设，提高档案室数字化管理质量。

第四，培养高科技人才。档案室要实现数字化建设离不开人才支持，为此，档案室需要加快人才培育步伐，确保档案室数字化建设有充足人力资源[4]。学校可以对现有工作人员进行数字化培训，同时还可以与高校学生进行协商，聘请高校应届生到学校内部从事档案数字化管理工作，为学校档案室数字化建设增添力量。

第五，加强档案室数据库建设。在档案室数字化建设过程之中，一个高效的数据库至关重要。为此，学校可设计综合信息管理数据库，通过综合信息管理数据库实现档案信息归纳、总结和检索，建立起多功能信息数据库，根据专业方向等一系列特征创建科研成果数据库，方便学校对各类档案信息进行归档管理，提升数字化管理质量。

4 结语

综上所述，为了加强档案室信息数字化建设，学校需要积极创建数字化平台，建立完善的信息沟通机制，实现管理规范化和系统化，加强高科技人才培养，加强档案室数据库建设，通过以上一系列措施帮助学校提升档案管理质量，为学校师生提供高质量档案服务。

参考文献

[1]赵一荣，梁媚.数字化背景下艺术院校名人档案收集研究[J].兰台世界，2019（05）：63-66.

[2]倪运先.中等职业学校数字化档案室建设研究[J].兰台内外，2018（01）：58-59.

[3]王秀峰.浅谈高职院校数字化档案室建设[J].科技视界，2018（21）：143-144.

[4]张光明.信息化背景下的高校档案建设研究[J].山东档案，2018（04）：57-59.