王清华

摘 要：事业单位使用国家财政资金为人民服务，应在财务档案中真实、有效记录财政收支情况，为财政监督检查提供依据。结合新时期事业单位财务档案管理信息化特点，本文对档案管理问题展开了分析，并从流程规范、系统建设等方面提出了发展对策，希望能够通过强化财务档案管理推动单位廉政党风建设。

关键词：事业单位;财务档案管理;信息化

在事业单位财务管理工作中，档案管理为重要组成部分。财务档案是否完整、准确，关系到单位能否理清各时期的经济和财务活动，为政策制定、资源调配等各项工作开展提供有力基础。在科学技术快速发展背景下，事业单位财务档案管理开始呈现出信息化特点，为财务信息高效利用提供了支撑。加强财务档案管理信息化发展研究，提出有效管理措施，能够使档案管理水平得到进一步提升。

1 事业单位财务档案管理信息化特点

结合事业单位财务档案管理情况可知，信息技术在档案存储、统计等方面得到了广泛应用。利用计算机磁盘、光盘等磁性特性硬件设备进行档案存储，能够快速完成财务档案修改、拷贝、传递，使档案资料能够被迅速查找，为单位各项管理工作开展提供了便利[1]。利用各种磁性介质进行财务档案存储，可以随时将材料打印出来，保证资料内容准确，且不容易丢失，使工作效率和质量得到了提升。采用计算机对财务档案进行整理，能够快速完成数据统计、分析，对信息进行多次加工，使不同工作要求得到满足。目前，事业单位大多完成了财务处理系统、报表管理系统等各种系统的建设，为档案管理的信息化发展提供了支撑。在财务档案管理信息化过程中，通过对以纸质为载体的档案管理进行升级，完成档案信息数据库建设。使经过数字化处理的报销凭证、财务发票、账簿等各种资料在数据库中汇集，利用管理软件以信息化方式呈现，能够提供详实完整财务历史数据资料，使档案管理工作水平得到提升。

2 事业单位财务档案管理信息化发展现状

2.1 数字化不规范

事业单位的财务档案管理内容较多，在信息化过程中需要对财务报表、发票、政府项目采购、工资薪金、资产等各种信息进行收集，对大量单据、发票进行数字化处理。而多数信息需要人员录入到系统中，在未能得到规范管理的情况下容易导致错漏情况的发生，造成财务档案完整性、真实性和有效性受到影响。事业单位财务档案作为第一手的历史数据资料，可能用于经济活动研究、经济纠纷处理、责任事故揭露、遗留问题处理、职务犯罪打击等各个方面，未能做到准确收集不仅将导致档案价值大打折扣，也将给政府工作开展带来阻

碍[2]。然而事业单位财务档案管理制度并未得到完善，缺少健全的数字化管理制度规范，使得财务数据文件在不同经办人手中，以不同形式存储，在录入过程中容易发生无序错乱问题，造成档案出现缺损。

2.2 系统发展滞后

在事业单位财务档案管理信息化建设过程中，引进的系统大多只用于浅层档案数据存储、传输和显示等操作，在档案数据分析方面的应用深度不足。受这一因素的影响，财务档案管理信息化未能得到足够重视，系统档案管理软件更新速度较慢，未能及时对系统进行升级，造成档案信息化管理存在局限，难以为单位各项工作开展提供支持。在系统升级、改造方面，由于单位将财务档案信息化定位为投入大、效益小的工作，对软硬件投入不足，使得财务档案管理未能做到与现代化科学技术全面接轨，存在发展滞后的问题。系统软硬件平时未能得到有效维护，间隔较长时间后直接升级到高版本容易导致系统发生不兼容故障，在调取财务档案时容易发生数据丢失等问题，给档案管理工作正常开展带来阻碍。

2.3 存在安全隐患

在财务档案管理方面，事业单位采用的存储介质种类、形式多样。未能配备专门用于系统数据备份保护的磁介质，将给木马、病毒的入侵提供机会，容易导致财务信息数据遭到破坏，给档案管理留下安全隐患。人员在对财务档案管理系统进行操作时，无法做到规范作业，缺乏账户安全意识，登录账号后存在不登出的情况，部分人员直接勾选记住密码的选项进行系统登录。受这一因素的影响，单位内部任一电脑都可以登录系统，对财务档案数据进行操作，给数据篡改、删除等不法行为的发生留下了机会，不利于单位党风廉政建设。人员随意通过单位计算机上网，也容易造成系统被木马、病毒入侵。此外，通过外部计算机也可以对单位内部网络进行访问，给黑客入侵单位财务档案管理系统提供了机会，给档案数据安全带来了一定威胁。

2.4 缺少信息人才

实施财务档案信息化管理，要求管理人员掌握基本信息技术，能够熟练操作财务档案管理系统，充分利用档案资源为单位工作开展提供服务。但长久以来，事业单位财务档案管理人员相对固定，多数人员较少接触信息技术，只能完成计算机的简单操作。在财务档案管理信息化过程中，人员缺乏相关知识，对待相关工作认识不足，在岗位工作发生变化后未能及时调整心态和加强专业技能学习，造成人员综合素质水平无法达到档案信息化管理要求。而缺少专职管理人员，使得财务档案信息管理容易出现错位或缺位情况。在档案分类、归档、存储等各方面，未能完成相应人才配备，容易造成财务档案分类不明，长时间未能归档，出现电子档案丢失、未及时上传等情况，给相关工作开展带来了负面影响。

3 事业单位财务档案管理信息化发展策略

3.1 规范数字化流程

加强财务档案管理制度建设，参照国家出台的《会计档案管理办法》和单位实际情况完成管理细则的编制，对财务档案类型、归档等程序进行规定，能够使档案数字化流程得到规范。在财务信息归档管理方面，还应加强分工，保证信息录入、上传等操作责任能够落实到个人头上，避免出现延后情况。如财务人员在会计核算工作中，应承担录入核算资料的责任，确保财务档案及时归档，并保证档案数据完整、规范。针对财务账簿、凭证和决策等不同类型档案信息，还应做好年限区分，划分为10年、30年、永久等类型。针对文字、图片和表格档案，应规定分别以DOCX、PDF和XLSX格式存储。为避免记账凭证丢失，应安排专人每月完成凭证整理和录入，提交完整报告。针对会计账簿，应由记账人员进行整理和录入。在财务档案經办人按照各种职责完成档案规范录入后，还要由财务档案管理人员进行统一确认和归档管理。通过推动档案信息化管理的规范化发展，能够使人员按照既定格式和时间对各类资料进行录入，使汇总得到的档案资料的真实性和有效性得到保证。

3.2 加强信息化建设

结合事业单位财务档案管理需求加强信息化建设，还应对财务档案管理系统进行及时更新与改造，为档案数据收集、传递和分析提供强有力的技术支撑。适当增加资金投入，引进先进管理设备，能够使系统硬件设备稳定运行，降低系统崩溃事件的发生概率，避免档案数据丢失。在设备采购前，还应通过全面了解财务档案管理需求加强分析，合理进行设备选型，保证系统存储空间和配套设备能够满足實践需求。在系统软件更新方面，还应加强兼容性分析，根据数据库系统类型、编程语言等对软件进行更新换代，为财务档案管理工作的高效开展提供支撑。结合单位发展需要，档案管理信息化建设还应体现一定的前瞻性，采用标准技术，能够与单位财务管理系统等各种系统顺利对接，为财务信息收集、整理提供便利。在互联网+背景下，还应从提高财务档案信息服务水平角度推动档案信息化建设，如搭建微信平台提供档案咨询服务，确保人员可以随时通过移动平台对档案目录进行查询，使财务档案管理能够与新技术、新业务融合。

3.3 提高档案安全性

为保证单位财务档案数据安全，还应在信息化发展中推行电子签单制度，使档案文件签入、签出过程得到严格把控，确保档案不会被轻易篡改。受这一制度的影响，使用过档案文件的人员将对档案数据安全负责，因此能够提高安全意识，严格按照单位制度规范进行系统操作。在财务档案保存方面，需要采用AB备份法，由不同人员分别在不同空间存储档案，并标注各自归档时间和人员名称。遭遇意外情况，即便一份档案出现灭失问题，另一份档案也能得到保留。两份档案可以相互对照，也避免了人员随意进行档案数据篡改。为防止木马、病毒入侵，还应加强系统访问权限管理，并引进电子水印、数据加密等技术，使系统数据安全管理得到加强。此外，应建立严格制度禁止系统连入外部设备或网络，并采用防火墙等技术保证网络安全，避免财务档案损坏。在系统中安装杀毒软件，定期对系统进行维护，完成木马、病毒的查杀，做好系统安全防护和应急处置，能够为财务档案信息化发展提供安全保障。

3.4 培养复合型人才

结合财务档案信息化发展需求，还应完成具备档案管理能力、信息素养的复合型人才培养，为财务档案分类整理、备份、分析处理等各项工作开展提供人力支撑。在单位进行人才选聘时，可以从应届毕业生中选取精通财务核算、数据库管理等操作的综合型人才，通过再教育提高人员档案管理水平，能够为单位档案信息化建设、管理工作开展提供丰富人力资源。针对现有档案管理人员，还应开展系统培训工作，定期组织人员参加信息技术培训活动，指导人员运用财务档案管理系统等各类系统进行档案数据操作，使人员综合业务水平得到提升。结合单位实际情况，可以分层次分阶段进行人员培训，采取专家讲座、外出进修等多种方式对人员思想观念进行更新，使人才加强专业技能学习。从信息技术、档案管理、职业道德、财务业务技能等多个方面进行培训，将培训结果与人员绩效挂钩，能够督促人员积极参加培训，日常通过自主学习得到综合素质能力的提升。

4 结论

事业单位在财务档案管理信息化过程中仍然存在较多问题，使得单位财务档案容易出现缺损情况，给档案资源利用和单位工作开展带来了不良影响。为推动档案信息化建设，提高财务档案管理水平，还应通过加强制度建设规范数字化流程，使财务档案管理系统得到及时更新、升级，在高效进行档案管理的同时，保证档案数据安全。加强复合型人才培养，为档案信息化提供支持，能够为单位财务档案管理提供有力保障。

参考文献

[1]马兰.基于信息化背景的事业单位财务档案管理新思路[J].经济研究导刊，2020（10）：185-186.

[2]白杨.探究事业单位财务档案管理信息化特点与发展趋势[J].兰台内外，2019（34）：1-2.