闫丽萍

摘 要：随着我国经济在快速发展，社会在不断进步，精细化管理是一种精益求精的精神态度的表现，目前我国行政单位在飞速改革和发展，因此，把精细化管理运用到行政单位档案管理中，有非同凡响的意义。

关键词：档案管理;精细化;收集;归档;信息化

精细化管理起源于20世纪中期的日本，主张服务分工、精细管理，既是管理文化的一种，又是科学管理理念。其以常规管理为依托，以降低管理成本、提高资源配置效率为目标，用精细化管理取代规范化管理，最终朝着个性化管理方向发展。精细化管理责任明确具体，能够保障管理战略高效推行，是提升管理举措执行能力的重要途径。为此，立足档案资源进行精细化管理是档案管理活動科学发展渠道之一。基于此，为提高档案管理质量，探析档案精细化管理的必要性、难点及应用措施显得尤为重要。

1 档案精细化管理概述

行政单位档案管理指的是管理各项工作中产生的视频、文字以及图片等相关资料，属于行政单位落实好各项工作的基础与过程记录。精细化管理不只是一种理念，也属于一种文化，起源于日本企业，服务对象为档案利用者，管理对象则为档案，实质为整理、收集以及统计生产经营过程中产生的各类文件资料，实现系统与集中，以便于落实标准化与有序化管理要求。

2 精细化管理在档案管理中的实践应用

2.1 加强监管力度，制定有效管理机制

企业在进行工程档案精细化管理过程中加强监管力度是使精细化管理有效进行和落实的关键。不断完善保障机制，明确档案业务的管理职责和分工，并由分管领导、责任科室主任、专职档案管理员组成相应的精细化档案管理工作领导小组，为精细化档案管理提供有力的保障，还要将精细化档案管理工作与绩效考核进行挂钩，通过相应的评价机制对人员的实际工作情况进行分析，从而保障档案管理工作的有效进行和形成严格的精细化档案管理氛围，能够有效地提升档案管理人员的监管力度和监管素质。比如，在日常精细化管理档案工作中可以将每一项工作进行标签粘贴，无效的信息要进行及时删除，确保整个工作环境呈现有序整洁的状态，并且监管人员要定期检查和不定期抽查并通过奖惩机制加强对精细化档案管理的监督。在工程档案管理过程中合理制定档案管理计划也是有效保证档案管理工作有效进行和有效监管的方法，通过对工程档案进行科学的编制组织设计、对建设项目中的原材料采购及监理工程设计施工等内容与相应的立项审核验收进度关系等进行结合和完善，加强对工程档案管理的统一部署和规划。

2.2 营建档案精细化管理文化氛围

第一，树立档案精细化管理意识，加大精细化管理理念宣传力度，将档案精细化管理视为单位文化构成要素，与工作人员思想及行为关联在一起，增强档案管理软实力。第二，从实物、影音资料、图片、文字等角度出发记录单位档案精细化管理历程，以此为由建设文化传播端口，塑造档案精细化管理形象，将精细化管理视为单位文化前沿阵地，优化配置有关资源，以“单位荣誉榜”“部门大事件”“单位发展史”为依托加大档案精细化管理宣传推广力度，增强员工归属感、责任感、使命感、自豪感，使档案精细化管理与文化管理相融合，削减档案精细化管理阻力。第三，积极发展精细化管理理念，通过研究创新根据单位档案管理切实需求加以变革，通过创新将先进档案精细化管理技术、理念融入日常工作中，加之培训增强工作人员核心素养，确保其懂规矩、能创新、敢实践、担责任，同时推行配套激励机制、考核机制、监管等机制，在此基础上组织工作人员学习更优档案精细化管理知识及技能，调动工作人员创新热情，在探索发现、创新争优原则下与时俱进，使工作人员能够根据档案精细化管理需求展开具体工作，继而提高档案精细化管理在档案管理中的应用质量。

2.3 加大收集，丰富档案类别

首先，行政单位档案管理涵盖内容较多，因此需对档案管理人员综合管理能力进行培养，对不同类型的档案进行分开管理，采取划分层次结构、建立层次管理体系的方式，推动基层档案管理工作实现精细化的目的。其次，要想进一步增强行政单位档案管理效率，有关部门领导需建立专门的档案室，以此来协调各部门对档案信息进行规划，详细划分档案类别，设置专门人员对档案进行收集、整理以及移交等相关工作，同时也只有增强收集力度，对现有馆藏类别进行完善，才可以实现行政单位档案的精细化管理，促进档案管理效率的提升，防止产生档案管理分类不明确以及管理制度不清晰等状况，由此可见，增强收集力度、将档案管理进行细致划分是非常有必要的。

2.4 档案管理方法创新，提高管理软、硬件水平

随着科学技术的飞速发展，对各领域发展都起到推动作用，在档案工作中，通过计算机和信息化技术的应用，使工作效率有效提高的同时，对档案工作的准确性、有效性、完整性得到保证，使档案工作中存在的人为失误和疏漏的问题有效减少，避免信息内容的丢失、缺损现象。因此档案管理工作需要加强对相关先进技术和设备的应用，使档案管理人员的工作量减少，档案管理工作难度降低，同时档案管理人员应充分发挥自身专业能力，对精细化管理实现的有效措施不断进行创新，使档案内容的准确性、安全性、完整性以及真实性得到保证，档案的开发利用率不断提高。

2.5 夯实档案精细化管理基础，从细节着手提高档案管理质量

第一，建设档案数字化精细化管理平台，夯实信息化管理基础，运用通信技术、大数据技术、物联网等技术提高档案精细化管理效率，使数字化档案资源得到实时共享、高效传输，同时降低档案精细化管理成本。第二，明确档案精细化管理目标。严格遵循“细”的标准，根据档案精细化管理薄弱环节及关键问题分阶段、分重点细化管理执行性目标，旨在循序渐进、细微入手、扎实基础。第三，细化流程。在精细化管理理念加持下立足档案管理实况细化流程，根据流程简化档案管理工作，定量、定性展开档案管理活动，同时运用信息化手段，借助互联网体系具体执行，使档案精细化管理流程及效果较为明确，避免在管理进程中做无用功，在细化管理流程基础上践行岗位职责。第四，细查执行。为保障档案精细化管理制度得以贯彻落实，需建立监督管理体系，使档案归档工作目标得以落到实处，敦促工作人员按时提交、审查档案，严格遵守档案精细化管理流程及具体要求，确保档案精细化管理职责分明，重质量、重基础、重细节、重效果，能够在档案精细化管理进程中及时发现问题、解决问题，力求精益求精，在处理档案精细化管理问题进程中赋予档案管理灵活性、科学性、发展性。

3 结语

综上，档案工作和行政单位的发展紧密相关，档案精细化管理可以为行政单位档案管理提供有效保障。对此，需重视对行政单位档案管理人员的技能培训，推动档案管理工作水平的提高。

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