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档案“源代码”—让纸质档案“活”起来

2020-10-20孔锋

卷宗 2020年20期
关键词:源代码档案纸质

孔锋

摘 要:档案“源代码”是指为流动人员人事档案生成一个二维码,档案所有者或代理单位凭二维码即可知晓档案基础信息,了解档案所在地(可具体到库房内某一橱柜及编号)及档案转入转出痕迹等资料信息。如果需要修改或增删内容,工作人员核实补录后,当事人只要重掃二维码即可获取更新后的内容。服务对象还可以通过二维码获取档案管理部门公开信息,与档案管理人员实现精准对接。档案源代码生成后,流动人员人事档案管理更加透明化,档案所有者或代理单位能实时掌握自己的档案情况,实现了“数据多跑路,群众少跑腿”。减轻了档案管理工作者的工作压力,提高了群众的满意度。

关键词:源代码;档案;纸质

近期,济宁市兖州区人才服务中心为方便办事群众,开展了档案“源代码”推广工作,受到省级业务部门认可,做为试点单位,继续深入推广。为便于试点工作顺利进行,从业务角度经过认真推敲,提出个人思考如下:

1 档案“源代码”的可行性分析

一是符合大数据时代对政务服务的要求。随着放管服工作的深入开展,广大群众对行政服务数字化管理的需求日益强烈,人事档案尤其是流动人员人事档案纸质化、表格化的常规管理,已与整个社会资源特别是人才资源的流动、交互与共享的形势严重脱节,无论是档案所有者或代理单位均迫切要求以数据为支撑的档案信息管理体系,代替落后的纸质管理及由人档分离造成的信息闭塞。二是“源代码”可为服务对象提供实时服务。档案“源代码”是指为各人才服务中心管理的所有流动人员人事档案生成唯一二维码,档案所有者或代理单位凭二维码即可知晓人事档案基础信息,主要是档案所在地(甚至可具体到库房内某一橱柜及编号)、档案基本属性信息(如姓名、学历、院校等)、档案转入转出痕迹、档案管理员联系方式等信息。如个人档案信息需要修改或增删内容,工作人员核实补录后,当事人只要重扫二维码即可获取更新后的内容,完全可以实现即改即知的实时更新,大大提升了档案管理的便捷度和透明度,节约了来往运送人事档案的社会成本。三是现有的技术平台可以支持项目运行。目前,我单位利用商业平台“草料二维码”生成“源代码”,该平台方便、好操作,工作人员无需培训,只要基础信息完备,导入Excel数据,极短时间即可自动生成一批结构相似内容不同的二维码。同时可支持文字及图片的扫录,自动记录查看历史,支持手机及电脑端双平台运行,完全满足我们档案信息化管理的需求。四是有创新性,适合全省乃至全国推广。该项目在全省尚属首创,我单位自运用以来,得到服务对象的一致认可,纷纷表示该项服务符合“数据多跑路,群众少跑腿”现代政务服务要求。既然流动人员遍及全国各地,一档一码的“源代码”档案信息服务具备充足的群众基础,极具复制及推广价值。

2 目前工作成效

目前,兖州区人才服务中心管理流动人员人事近叁万份,而且以每年俩千份的速度递增。当前所有流动人员人事档案基础信息的采集工作已接近尾声。在此基础上,我们先在几个有一定规模的代理单位实现了“源代码”管理,档案“源代码”生成后,集合成册,企业对员工人事档案管理情况一目了然。结合电子政务广泛开展,档案委托单位实时掌握人事档案管理情况,根据“源代码”提供的档案存放信息与管理单位对应科室工作人员实现精准对接,减轻了档案管理工作者的工作压力,得到了代理单位人力资源部门及存档人员的一致认可,档案实时更新工作也在流动人员中进行了试运行,试行人员均认为“源代码”具有实时、便捷等优势,期待大力推广。

3 面临的困难和问题

虽然,档案“源代码”的实行为流动人员人事档案开辟了一条新的管理之路,但在推行过程中仍存在一些困难和问题。

1)流动人员知晓率低。2020年,人员流动率较低,到档案所在地主动联系查询档案人数较往年大为减少,给源代码推行工作带来一定难度。大多数流动人员不知晓实行此项服务,我们虽然生产了一些“源代码”,但发放到个人手中的并不多。因为是新兴事物,宣传及推广工作跟进较慢,群众知晓率低,推广仍需一定时间。

2)商业平台的盈利性与档案管理的公益性不可兼具。各地人才服务中心流动人员人事档案均实行公益性管理,如果依托草料二维码平台生成档案“源代码”,草料二维码毕竟是商业性平台,目前可免费使用50M的容量,兖州区目前存放流动人员人事档案近叁万份,如果仅录入简单档案基本文字信息,尚可实现免费使用。一经推广,随着档案信息的不断健全完善,草料二维码提供的免费容量恐难支持大范围流动人员人事档案庞大的数据流量;另外,服务对象的高频使用或将促使商业平台受利益驱使,开通限时免费或降低免费容量,影响源代码的推广使用。

3)二维码生成平台安全性仍亟待提升。根据《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》要求,人事档案管理应当按照管理制度化、规范化、科学化的要求,严格遵循保密制度。兖州区人才服务中心目前录入的档案“源代码”,只提供可公开的流动人员档案基本信息,帮助服务对象找到个人人事档案的“家”。随着单位人力资源管理要求的不断提高,仅显示基本信息,很快将不能满足代理单位对代理人员人事档案信息完整性及全面性的要求。如果付于“源代码”更多的实用性,商业二维码生成平台的安全性及使用权限将面临极大挑战。

4 推进工作的意见建议

下一步,兖州区人才服务中心将继续坚持为人民服务的宗旨和对服务对象高度负责的原则利用一至两年的时间将流动人员人事档案“源代码”工作推行好,保证服务对象的人事档案尽快实现数字化、规范化,争做全省流动人员人事档案信息化建设工作的排头兵。

一是强化档案“源代码”工作的信息宣传。充分利用微信公众号、电台、报纸等媒体渠道,广泛宣传“源代码”服务内容及优势特点,尽快提高“源代码”的知晓率和使用度,让它可以惠及更多的流动人员和代理单位,既而得到更大范围或地区的认可应用。

二是迅速完善基础信息的采集。生成“源化码”的前提是基础信息的采集,只有基础信息采集全面了生成的二维码才有意义。我们计划利用半年的时间,通过社保平台、档案整理等方式,尽可能多的获得存档人员的身份证号等基础信息并认真核实,保证采集到信息尽可能的真实完善、覆盖面广。鼓励更多的档案所有者通过“源代码”找到档案所在地,动态关注自己的档案信息,让每一份流动人员人事档案“活”起来。

三是积极争取上级资金技术支持。流动人员人事档案信息化建设是一项严肃系统的工程,需要全省乃至全国范围各职能部门的通力合作。综合性的商业平台或不能满足这项工作的全面开展实施,只有政府投入资金技术,开发自己的二维码生成技术,结合人社部门已有的后台数据管理,根据不同的管理者设置不同的档案使用权限,才能实现流动人员人事档案管理的安全有效,达到让“代理单位、服务对象满意和档案管理部门”三方满意的目的。

参考文献

[1]郑文.谋大平台求大发展[J].档案学通讯,2007(01).

[2]王明华,沙勤,郑晓南.微信公众平台在期刊运营中的应用[J].编辑学报,2014(03).

[3]林伟宏.建全省工作平台 促档案部门联通[J].中国档案,2018(01).

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