摘 要：文书档案管理是医院运营以及管理工作中的重要组成部分。对于医院来说，高效的文书档案管理能够促进其可持续发展。而在文书档案管理工作中，PDCA循环理论被视为能够提升文书档案管理水平的重要理论之一。在本文中，将重点探究该理论在医院文书档案管理工作中的应用策略。而通过本研究，希望能够初四我国的医院进一步提升自身的文书档案管理水平，

关键词：文书档案管理;医院;PDCA循环理论

所谓PDCA循环理论，就是对品质工作进行计划、执行、监察和行动的一种管理理论。该理论的四个环节在具体的管理工作中循环展开，以不断提升管理水平。在医院的文书档案管理工作中应用该理论，最主要的作用之一就是帮助医院不断提升文书档案管理水平。但是通过研究可以发现，当前我国一些医院在文书档案管理工作中存在一些需要解决的问题。这些问题的存在，导致医院无法进行高效的文书档案管理。针对这些问题，本文将进行深入研究，并基于PDCA循环理论为这些问题制定全面的解决方案。在这一基础上，希望推动我国医院进一步提升自身的档案管理工作能力和工作质量。

1 医院文书档案管理中存在的实际问题

1）缺乏完善的文书档案管理机制。在我国的一些医院中，缺乏完善的文书档案管理机制是制约文书档案管理水平进一步提升的关键问题。在这一问题的具体表现方面，首先，部分医院的管理层和工作人员对文书档案管理工作的重视程度比较有限，因而并未建立针对文书档案管理工作的管理制度和绩效考核机制。因此，这些医院的档案管理措施也就无法形成系统的管理机制。其次，在针对档案管理机制进行完善的过程中，部分医院存在的主要问题之一就是档案管理机制并未根据档案管理信息化这一发展趋势进行完善，导致文书档案管理工作的信息化水平无法得到更进一步的提升[1]。

2）文书档案管理投入较少。在我国的部分医院中，由于在文书档案管理工作方面的资金、设备和人才投入相对较少，导致这些医院的文书档案管理的工作水平无法得到更进一步的提升。具体来说，首先，部分医院的资金相对紧张，因而管理层将数量较多的资金优先投入到医疗设备升级、基础设施建设和医护人员招聘等方面，相比之下文书档案管理工作的资金投入比较少，这就导致文书档案管理工作缺乏足够的资金保障。其次，在设备投入方面，当前我国部分医院并不总是文书档案管理工作的设备投入，因而长时间不更新和升级档案储存与管理设备。因此，这些医院的文书档案管理工作效率与工作质量也就长时间无法得到进一步提升。

3）缺乏健全的监督机制。在针对文书档案进行管理的过程中，缺乏完善的监督机制导致部分医院的文书档案管理工作变得非常混乱。在具体表现方面，首先，部分医院虽然建立了文书档案管理制度，但并未针对管理制度的落实情况建立监督机制。因此，档案管理人员的具体工作行为也就缺乏有效的监督和监管，这就导致档案管理人员存在的玩忽职守行为违法得到有效预防[2]。其次，在进行文书档案管理时，监督机制的主要执行者是医院的管理层。相当一部分医院并未将医护人员和患者纳入档案管理监督机制中，导致监督机制的执行力比较有限，因而无法发挥应有的作用。

4）档案管理工作人员的专业化水平有限。在部分医院，从事文书档案管理工作的员工专业化水平有限成为制约文书档案管理水平进一步提升的重要因素之一。具体来说，首先，在部分医院，档案管理人员往往由年龄较大，不适合从事一线医疗工作的医护人员充任。这些档案管理人员不仅没有专业的档案管理学习与工作背景，而且工作精力往往比较有限，无法在文书档案管理工作中发挥应有的作用。其次，在部分医院中，由于管理层对档案管理工作缺乏足够的重视，导致这些医院并未定期开展针对档案管理人员的培训。因此，档案管理人员的专业化水平也就无法得到更进一步的提升。

2 医院文书档案管理中PDCA循环理论的应用策略

1）计划环节。在计划环节，医院需要进行得最主要工作就是完善自身的文书档案管理机制。只有如此，才能确保档案管理工作计划的科学性。在具体措施方面，首先，医院需要建立相对完善的档案管理制度和配套的绩效考核机制，从而为档案管理机制的完善打下坚实的基础。其次，在针对现有的档案管理机制进行完善时，医院需要针对当前的档案管理信息化趋势进行研究，并在这一基础上对档案管理机制进行针对性完善。只有做到扯一点，才能确保档案管理的信息化水平得到进一步提升[3]。

2）执行环节。在执行环节，医院需要从资金、设备与技术三个方面不断加大文书档案管理工作的投入力度。具体来说，在资金投入方面，医院需要在本单位的资金支出预算中预留出足够的档案管理工作专项资金，由于升级相关技术与设备、档案管理人员培训和具体档案管理工作。只有如此，才能为档案管理提供稳定的资金保障[4]。在设备投入方面，医院需要针对现有的档案管理与储存设备进行及时更新，并在这一过程中对其进行信息化和现代化改造。在技术投入方面，医院需要引进更加先进且适合本单位实际情况的档案管理信息化技术，用于进行文书档案管理。

3）检查环节。在检查环节，医院需要对现有的文书档案管理监督机制进行进一步完善和创新。在具体方法方面，首先，医院需要建立专门针对档案管理工作的监督机制，并严格执行，以避免档案管理人员在工作中存在玩忽职守问题。其次，在建立健全相关监督机制的过程中，医院需要将医护人员、患者纳入监督机制中，形成内部监督与外部监督相结合的档案管理监督机制。在这一基础上，医院的文书档案管理水平就能够得到更进一步的提升。

4）行动环节。在行动环节，医院需要在现有的基础上进一步强化自身的档案管理人才队伍建设。具体来说，首先，医院需要通过招聘增加专业档案管理人员在档案管理部门中的比重，从而提升档案管理的专业化水平。需要注意的是，医院的档案管理工作不仅需要工作人员具备一定的专业技能，还需要其对医学知识有比较全面的了解。因此，医院的档案管理人员中，专业的档案管理人员和医护人员转职的档案管理人员需要达到人数平衡。其次，在进行人才队伍建设的过程中，医院需要针对档案管理人员進行更加全面的定期培训。在具体培训内容方面，需要针对专业档案管理人员进行医学知识普及培训，并针对其他档案管理人员进行档案管理专业知识与技能培训[5]。在培训过程中，两种类型的档案管理人员需要相互学习，取长补短。

3 结论

综上所述，文书档案管理是医院管理工作的重要组成部分，也是医院运营水平得到有效提升的基础保障。在应用PDCA循环模式进行文书档案管理的过程中，医院需要从计划、执行、检查、行动四个方面探究自身档案管理工作机制存在的问题，并在这一基础上研究出这些问题的解决方案。只有如此，才能为PDCA理论在文书档案管理中的有效应用打下坚实的基础。

参考文献

[1]刘英霞.PDCA循环在医院文书档案管理中的应用[J].办公室业务，2020，11（09）：101+103.

[2]钟心.医院文书档案管理中PDCA循环的应用[J].城建档案，2020，15（01）：79-80.

[3]韦香玲.医院文书档案管理中PDCA循环的应用[J].办公室业务，2019，11（14）：183.

[4]邓沛敏.PDCA循环管理理论在医院科技档案管理中的应用探究[J].办公室业务，2019，11（07）：124.

[5]马伟建，徐昊，李磊.医院文书档案管理中PDCA循环的应用分析[J].中国卫生标准管理，2019，10（05）：7-10.

作者简介

刘艳，女，汉族，湖北襄阳人，本科，馆员，研究方向：档案管理。