APP下载

内部控制视角下行政事业单位财务管理信息化建设研究

2020-10-20胡晓筱王雪

财经界·上旬刊 2020年10期
关键词:管理系统行政事业单位

胡晓筱 王雪

关键词:内部控制  行政事业单位  财务管理信息化

一、 行政事业单位财务管理信息化现状

在事业单位改革的大背景下,事业单位的公益属性逐渐加强,财务管理信息化是推动行政事业单位发展的重要抓手,是提高公共服务供给的效率、效能和公平性的重要基础,在单位内部发挥着信息支撑保障作用。绝大部分行政事业单位的财务管理信息化是从单机会计电算化软件代替手工记账开始的,逐步發展为网络版财务软件、电子政务与财务管理相结合的一体化应用层次,单位的财务人员也经历了从“账房先生”到“财务决策者”的角色转变。虽然目前我国行政事业单位的财务管理信息化建设已经逐渐形成一定的体系,但是受限于当时的技术条件和组织模式,财务管理信息化建设过程中仍存在一些问题。

(一)各项系统财务数据集成度不高,未形成业务协同能力

当前行政事业单位的财务核算系统、预算管理系统、部门决算系统、资产管理系统、政府财务报告系统、人事劳资系统等各管理系统各自为政、自成体系,相互间沟通、协调和衔接不畅,财务数据调取利用效率低下。部分系统仅满足短期需求,软件开发水准参差不齐,不同系统的服务器间无法互相连通,数据资源的不集中导致数据共享优势难以实现,消除“信息孤岛”难度较大,业务协同能力不高。

(二)管理层对财务信息化建设重视程度不足

行政事业单位的管理层普遍将业务工作放在首位,财务管理仅作为后勤保障工作,认为做好了会计核算即是完成了财务管理工作,认为在计算机上完成了预算、记账、报表即是财务工作流程的信息化,对于财务信息化在整个行政事业单位管理体系中提高工作效率、提高工作精准度和提高决策效率等优势缺乏系统认知。

(三)财务管理与内部控制制度相割离,未达成统一

财务管理是内部控制的重要组成部分,内部控制是财务管理的有力保障,二者互相作用,相辅相成。目前,很多行政事业单位的财务管理体系并未与内部控制体系衔接,有的单位甚至与内控机制相冲突,导致单位内部控制机制形同虚设,为行政事业单位的可持续发展埋下风险隐患。

(四)缺乏财务管理与信息运维的综合素质人才

大数据背景下的财务管理工作不仅要求相关人员具备与时俱进的财务知识与实操能力,还要树立管理思维和培养数据挖掘、数据分析的能力,进而为单位管理者提供决策依据。在实际的工作中,财务数据外部需求往往大于内部需求、被动需求大于主动需求,在满足上级单位要求汇总财务数据的同时,财务管理人员的主动学习能力有待加强,对新形势下自身角色定位转变的意识不足,没有真正实现从“账房先生”到“财务决策者”的角色转变。

二、 内部控制业务层面上的财务管理信息化建设  

围绕内部控制六大核心业务,内部控制信息化建设在提高单位风险防控能力和内部管理水平方面所起到的作用愈来愈明显。行政事业单位财务管理信息化侧重于财务数据的集成管理,而内部控制信息化侧重于对关键控制环节的风险点把控,因此,在内部控制业务层面上讨论财务管理的信息化建设,一方面可以更加系统地梳理财务管理范畴内的各业务模块的整体架构,另一方面更容易把握管理过程中关键控制环节的风险点,从六大核心业务出发实现“智慧财务”、“安全财务”。

(一)预算业务管理

全面预算管理是一种整合性管理系统,具有全面控制的能力,贯穿于整个单位经济活动的始终。预算业务管理系统注重建立符合单位业务模式的预算模型作为预算管理的核心内容,并围绕预算模型,建立单位从预算目标制定与分解、预算编制、预算执行过程控制、预算差异分析、预算调整、预算考核等闭环管理流程体系。为满足全员参与的管理需求,根据不同用户角色设定管理权限,预算层层分解落实到人,明确职责。按照上下结合的管理方式,全额、全员、全程的管理理念,事前、事中、事后的管理过程,实现单位预算管理科学化、规范化。

第一,预算编制方面。支持全员参与编制、流程式编制机制和数据变化轨迹,支持自主制定多个预算维度,支持预算执行部门的期初预算调整等;第二,预算执行方面。支持实施动态控制、项目总值和明细费用的双重控制,并以不同的颜色设置预警系统,与收支业务管理建立接口,提高应用系统的集成度;第三,预算报表方面。支持灵活的报表设计,根据用户需求自主选择图表类型;第四,预算分析方面。可针对不同的预算内容设置不同的分析方案,用户可根据权限实时查询本科室预算执行情况,主管部门能实时查询主控预算项目的执行情况,包括预算值、追加值、执行值、剩余值、完成率等。

(二)收支业务管理

行政事业单位要建立健全完善的收入支出内部管理制度,明确各项收支范围和审批权限,严格执行“收支两条线”管理,确保资金安全和财务信息真实可靠。收入业务的管控流程有:收入计划、各类收入取得、收入确认核算、收入分析报告等;支出业务管控流程有:预算批复与计划、支出申请与借款、支出审核审批、支出报销与核算、支出分析与报告、资料保管归档等。收入业务管理系统设置相关岗位职责权限,确保收款、会计核算等不相容岗位相互分离;财务部门定期与业务部门进行收入对账,与预算管理系统中的收入计划和收入预算执行情况形成联动;业务部门在该系统中录入合同协议的关键内容,例如合同协议编号、合同金额、收款方式等,具体细节在合同业务管理系统中体现。

预算是各项费用支出控制的主要标准,费用支出控制是预算执行控制的主要手段。支出控制模块支持按照预算标准和各种定额、限额标准,建立按项目、按部门、按客户等多维度的支出控制体系,同时还能支持设立刚性或弹性控制、分享或总体控制、分期或累计控制等多样化灵活控制机制。同时,可以支持建立从事前业务审批、活动立项审批到财务环节的借款审批、报销审批等完整的业务到财务的闭环审批流程。内置的支付接口和凭证接口,可以按设定好的付款规则,把付款数据传到支付系统,也支持所有的费用和支出单据按设定好的记账规则自动生成核算凭证进入账务系统,提高支付效率和核算效率。

(三)合同业务管理

许多行政事业单位的合同管理方式比较落后,仍采用手工的方式管理合同,尤其是文本审查过程,导致审批流痕困难,容易发生责任不清问题,审批效率也较低;各部门合同管理的职责不一致,又缺乏统一协同的平台,没有一个部门可以掌握合同的全过程,容易引发风险。为此,合同业务管理系统是以“效率、风险、数据”为核心,通过智能化技术帮助行政事业单位实现合同全生命周期的管理,通过电子签名实现合同全程电子化。签订前,集成预算数据、非涉密项目数据、征信数据、采购数据等形成合同范本;签订中,根据内置的审核规则,对合同要素进一步修改并盖章;履行中,串联项目工期、收付款、发票等数据监控合同履行,异常情况及时提醒;履行后,可以进行统计分析和报表管理,生成合同即将到期报表、预算执行情况报表和合同报账进度报表。这样一来,监控合同相关“三重一大”事项,搭建了预警机制,降低了整个合同生命周期中的风险。

(四)国有资产业务管理

党的十九大报告指出,要推动国有资本做强做优做大,有效防止国有资产流失。但是,在行政事业单位国有资产管理过程中,仍存在资产管理不到位、处置不规范、使用效益不高和产权不明等问题。对于打破国有资产管理的“痛点”,亟需信息化建设这颗“子弹”。

结合资产管理特征和生命周期理论,资产管理系统以全生命周期、规范性管理为中心,通过全面信息化实现国有资产规范化管理。生命周期管理是一个全面的、动态的管理过程,以实物管理为基础,从购置、领用、转移、调拨、维修、盘点、报废到变卖等过程全方位准确监管。通过全生命周期管理模式自动、及时、准确地反应出资产管理过程中的业务及异动信息,实现资产重要指标监控预警功能,并促进资产的规范管理和使用效益提升。耗材管理模块管理单位办公用品入库、领用、库存等全过程,灵活选用先进先出法或平均加权法等出库方式,便捷查看出入存数量和金额统计图型分析报表。为方便精准定位资产,系统创建标签管理,自动为每一个资产创建唯一“身份证”,即条码标签,灵活打印,手机扫码即可完成盘点,盘点结果自动生成盘点报表。报表分析模块按照资产种类、部门、时间统计数量和金额,多维度生成分析资产明细和汇总报表,并可根据实际工作需要选择不同图型数据报表导出。综上所述,国有资产业务管理系统可以实现“资产数字化管理”,提高资产管理效率,规范管理制度,提高风险防控能力。

(五)建设项目业务管理

部分行政事业单位除了履行部门职责外,还要承担基建业务,但由于建设项目多数具有投资多、周期长和风险大的特点,因此传统的行政事业单位财务管理模式和方法已无法适应实践中工程项目的管理要求,应通过互联网和大数据等技术手段,并结合现代管理的科学理论和方法,探索出一条建设项目业务管理信息化道路。基建业务管理系统通过互联网工作模式、规范管理流程,实现各参建单位的在线业务流转和数据传输,从建设项目立项、初步设计与概预算、建设项目招标、建设项目实施、财务管理及价款结算、建设项目竣工结算,全过程、全方位留痕管理。与此同时,新的《事业单位会计制度》下基建账并入大账核算,打通与会计核算系统的“最后一公里”,连通合同管理系统、资产管理系统等,对基建活动中的材料、设备等各种物资的数据进行全面记录,实时把控工程进度,严格控制风险点,定期开展财产清查。多方面、多角度、多层次严控内部控制风险点,实现对进度、质量、投资的动态分析,提高建设项目资金的使用效率。

(六)政府采购业务管理

制度化与信息化是行政事业单位政府采购发展的两翼,制度化是基础,信息化是保障,也是制度化的驱动力。政府采购业务系统按照“先计划,后预算,再采购”的工作流程,建立起政府采购监督管理平台和政府采购操作执行平台,两个平台业务数据互联互通。前者支持采购计划、合同备案、采购监督、质疑投诉、项目管理、采购人管理系统,后者支持委托管理、招标文件制作系统、投标文件制作系统、辅助开评标系统等。该系统完全实现招投标过程的无纸化,做到了网上百分之百自助购标、网上支付,实现网上投标开标和评标的全过程网络化。不仅如此,相关业务人员依据业务部门政府采购需求,定期在“财政部政府采购计划管理系统”中填报政府采购计划,完整反映政府采购预算的落实情况。这样一来,不仅规范了招标业务流程,在采购预算指标的额度内安排采购计划,而且提供了一个一体化的电子化采购操作执行平台,系统实现了与现有预算系统、物资系统等系统的互联和采购数据共享,将采购业务的信息化和规范化提升到一个新的高度。

三、 财务管理信息化建设实施路径与组织管理  

财务管理信息化建设是一项规模宏大、人员广泛、集成度高的信息化体系,通过预算、收支、合同、资产、建设项目和政府采购管理等系统功能的高度集成,将各种内部控制手段有机内嵌入系统软件中,实现对单位经济活动的全过程管理和有效管控,形成科学高效的风险防范和控制机制。

首先开展财务管理信息化建设实施方案设计,按照基础先行、标准先行、急用先行的原则进行信息化建设,建设分两步实施。第一步,立标准、打基础、建体系。第一阶段的主要任务是构建起以六大模块为主体的财务信息化体系,夯实各系统内部的基础联系,按照统一的设计理念、业务框架进行内部控制信息系统的标准化建设,基本实现“财务业务一体化”的目标。第二步,提能力、强整合、促交互。该階段的目标是全面提高信息化支撑能力,促进信息化应用不断深化,实现数据共享与交互,同时加强系统的安全性能。

财务管理信息化系统建设的归口管理部门制定统一的信息化建设规划和顶层设计,具体负责信息系统的开发,负责系统上线后的整体运行维护和安全保障。财务管理信息系统涉及到系统经办人、审核审批人、业务管理岗、系统管理岗等,确保不相容岗位相互分离、相互制衡,明确岗位要求和职责。通过财务管理体系建设,充分发挥各个方面的积极性,按照统一的目标、协调一致地组织开展信息化建设,做到统筹协调、有序建设、监管到位,提高信息化建设的整体效益[6]。

四、 结束语 

总而言之,信息技术发展的红利已经惠及到各行各业,影响着我们每一个人的工作与生活。行政事业单位的财务管理信息化是一个长期的、复杂的过程,是一个动态的、不断更新和进步的过程,不是一朝一夕就能完成的。行政事业单位应结合单位财务管理实际情况,分析信息化过程中存在的问题及原因,制定相应的解决方案,全面提高电子政务应用水平,从内控出发把握管理过程中关键控制环节的风险点,真正实现“智慧财务”、“安全财务”。

参考文献

[1]冯斌.高校预算管理内部控制研究[J].会计之友,2019(14):2-6.

[2]刘晋玮.探讨COSO内部控制下的事业单位收支业务管理[J].财会研究,2018(5):53-55.

[3]陈艳.高校国有资产全生命周期管理模式探索与信息化实践[N].成都中医药大学学报(教育科学版),2019(21):89-92.

[4]杜敏.行政事业单位工程建设项目财务管理存在问题及对策[J].行政事业资产与财务,2017(10):75-77.

[5]胡建.中电公司电子招投标项目实施研究[D].河北:华北电力大学,2014.

[6]高延铭.国家海洋局北海分局海洋信息化建设构想[J].海洋信息,2018(2):63-70.

猜你喜欢

管理系统行政事业单位
行政学人
基于James的院内邮件管理系统的实现
加强和改进事业单位人事管理
行政调解的实践与探索
基于LED联动显示的违停管理系统
事业单位内部控制建立探讨
事业单位中固定资产会计处理的优化
海盾压载水管理系统
行政为先 GMC SAVANA
加快行政审批体制改革