秦慕

关键词：高校 商旅系统 财务管理 大数据

一、高校差旅费报销现状

（一）师生购票报销环节

订票/退票/改期：校外商旅平台、学校票务中心。

支付：自费或学校票务中心先垫支。

取票：自取、商旅平台邮寄、学校票务中心送票上门。

报销：财务预约平台申请差旅报销单，填写职称、天数、选择经费项目以及补贴等事项转一人或多人卡报销。若通过校内订票，交通费对公打卡至学校票务中心。

购票便捷，资金无忧，取得发票及时方便，网上财务报销操作熟悉。偶有师生从旅行社虚假开票、虚假行程情形存在。

（二）财务人员审核环节

职称信息：教师自行录入维护信息，准确度待商榷。

补贴标准：财务报销系统中事先定义好各类职称对应补贴标准。

补贴发放：报销结算时需财务审核人员人工判断市内交通费与交通补贴、会议注册费/会务费与补贴以及无住宿费情况下的补贴的发放和结算金额。

超标支出：人工判断超出职称待遇相应等级的住宿、飞机舱位、火车座席预定支出是否可以报销。人工沟通超标金额自付还是使用其他横向经费项目结算。

差旅报销核算情况多元复杂，若核算金额比冻结金额少的单纯补贴问题，审核人员可自行制单结算并以短信形式通知结果;若遇超标等复杂情况，师生收到短信或电话通知后现场人工调整核准。财务审核工作量大。

（三）其他特殊事项

存在发票遗失、经费预算超支、授权项目可用余额不足、多个项目经费拼合报销、科研项目住宿费可上浮30%、报销转卡支付失败致国库项目退库、特殊原因要求更换支出项目导致账务调整、财务年末结算特殊要求等人工处理事项发生，均需财务人员专业判断核对操作。

政策解释、多次往返财务、信息沟通不畅、抱怨不满投诉等矛盾高发环节。

二、高校商旅平台的实施效果

（一）业财融合一体化

平台集申请、审批、预定、报销为闭环，将审批与结算、内控与安全为一体;业务办理从分散到集中、资金结算从逐笔支付到同一供应商集中支付;账务处理从零星处理到集中汇总处理，将极大提升财务服务效率和高校服务水平。

（二）全过程监管体系

商旅平台实现了从线下变线上、分散变集中的请购转变，结算方式也由单一变成汇总统一结算。各流程环节有序配合、相互协同，有效保障了订单支付金额的安全性，平台中价格体系公开竞争，业务体系更加公开、公正、透明。

（三）效率效能的提升

“减流程、减材料、减时间“的财务报销过程，能不断优化高校师生的报销体验感。以浙江大学为例，2019年学校财务凭证量为82万余份，其中国内差旅凭证总量为13万余份，占比15.9%，其中附件数多达122.4万余张。商旅平台上的合作商户定期汇总订单开出发票统一结算，高校财务审核负荷将大幅减轻，行政服务效能得到提升。

三、高校商旅平台的实施瓶颈

（一）资金冻结环节

高校商旅平台的实施关键是精准的冻结项目经费支出金额。当冻结金额大于等于结算金额，批量结算财务报销即可顺利进行。

订单的冻结金额由订单的发票金额和出差补助金额组成。出差补贴与出差人的职称级别信息对应。但目前多数高校的财务信息与人事信息相互独立，出差人员的职称、职务、部门等人事信息仅凭订单申请人自行维护，两部门数据不对接，信息准确度待商榷。

此外，最终的补贴金额取决于订单行程的发生地点和出差天数，这一过程由传统财务人工判断审核转化成标准化、公式化的平台系统语句规则，自动计算并冻结。因此，与高校其他平台相比，商旅平台在经费冻结方面要求更加精准智能。

（二）统一结算环节

除在平台预定的交通住宿外，差旅行程中时有发生线下支出费用：如打的费、餐费、中途偶发行程更改等。部分线上订单的线下费用结算可以两种方式进行。

若在平台合并结算，对于这些订单，系统无法批量自动处理。零散发票的收集工作，订单的线上线下匹配核对工作，依然需要专业核对人员逐笔判断并核定，人工工作量不能忽略。

若允许师生自行报销结算，因线下费用发生情况的普遍性，其占总报销量比例较大，与高校差旅报销报销现状无较大区别，上线商旅平台批量结算、统一结算的优势将无法显现。

（三）相关制度修订

平台上线后，传统的线下院系、部门盖章审批制度也将被线上电子化流程流转所取代。科研类经费项目在平台上预定行程，经费负责人自主选取其名下经费项目发起订单，结算订单。

此外，除差旅的伙食补贴和交通补贴急需在制度上的明确外，对原始票据的获取、归集、统一打印的规定;电子发票会计存档的合规性、时效性等高校相关财务管理办法也需要明确。

（四）潜在道德风险

商旅平台预定的行程订单，存在虚假出行，套取补贴的漏洞隐患，报销人的道德风险被放大。

四、高校商旅平台的实施建議

（一）适应高校项目经费的多样化

与企业商旅平台不同的是，高校商旅平台的支付是以高校项目经费资金为起点和终点。为保持订单与结算的整体性，平台设计中应有允许师生结算时更换经费项目、多经费项目合并支付等功能;

临近到期经费项目在使用时建议增加“到期提示”，并自动控制此类项目在规定结算周期天数以内的下单情况，避免统一结算环节经费结算发生异常;

为满足各类经费项目审计要求，建议设计查询订单明细时，单笔订单与会计凭证之间的关联查询功能。

（二）明确差旅补贴结算模式

1、全包干补贴模式

平台可按照交通食宿+全额包干补贴额模式运行，除平台支出的交通食宿外定额报销，按照差旅文件，根据出差地点、天数、人员职称系统自动计算出结算金额并冻结，批量结算。

差旅中的会议注册费、会务费按照日常报销通过财务预约报销平台单独预约报销。不另外合并差旅平台。其他零散线下发票因补贴包干，不予报销。会计凭证中附件数将大幅减少，财务制单效率提高。

2、半包干补贴模式

平台设计调研、会议、考察等几类差旅模式，除交通住宿支出外，允许师生合并会议注册费等线下发票合并行程报销。有会议注册费的自动扣减餐费补贴，其余差旅类型补贴包干，待发票汇总后合并结算。

半包干模式需要有专人收集师生线下支出发票，再进行统一结算。半包干模式使差旅平台承载大部分学校差旅报销，平台的功能设计、业务归口部门的管理因此显得尤为重要。

（三）明确平台归口管理部门

高校商旅平台，相对高校其他平台，对系统安全性、稳定性、便捷性的要求更高，甚至需要全年24小时不间断提供服务。技术上对硬件要求高配置服务器外，软件方面需经过大量适应高校各类经费项目的订单测试后方可上线，以保证师生平台订单预订无误，差旅出行如期顺利进行。

平台的日常维护、操作指导、政策规则解读、供应商的合作、线下发票收集、订单结算等工作应设置专人专岗负责，由归口管理部门负责与财务部门定期进行统一结算工作。

五、结束语

信息技术的进步与发展，传统的财务管理系统正在逐步延伸并扩展，用户对数据的获取和需求要求逐步提高。相信不久的将来，全流程闭环的财务管理平台将大行其道，形成集效率、效果和效益为一体的智能财务系统，实现利益相关者价值组合的最大化。

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