胡文越

摘 要：企业档案管理工作要取得实效，需要根据当前面临的问题与难点，认真分析、仔细研究，才能对症下药、与时俱进、不断创新，才能发挥企业档案管理工作的重要作用，帮助企业内部管理工作有效开展。企业档案管理的规范化应从改善软件硬件条件、提升档案管理人员技能水平、提高档案管理的信息化程度这三个方面建立和完善，最终为企业的快速健康发展打下坚实基础。

关键词：企业;档案管理;现状;规范化

企业档案管理工作以“传承文明，为国守史;强化认识，为党管档;发挥作用，为民服务”为使命，行使为用户提供管理监督检查方面的参考凭证服务的职能。以“求仁为大、求利为小、真正服务为人民”为宗旨，求真务实，开拓创新，服务大众，管理好企业档案是企业成员的工作职责。

企业档案管理的文书资料范围包括商户档案、行政执法类文书、日常业务管理工作材料、上级行政机关文件、党务工作公文等。企业对档案管理的重要性认识不足，使档案室在所有部门中处于边缘化地位，直接导致档案管理工作出现一些亟需解决的难题。

1 档案管理工作问题

1.1 档案管理缺少硬件、软件配备

因缺乏档案管理意识，投入资金有限，档案软件、硬件的配备不到位。档案室的硬件设备存在以下问题：档案柜和防潮防火档案盒数量不足;档案柜滑轨年久失修;防盗装置自然损耗失效等。软件方面主要体现在管理制度不完善，缺乏符合文档规范化标准的管理手段。各职能部门负责对本部门的文书材料进行整理归档，一般依照时间顺序，文书材料所属大类对应分类保管。但因缺少与文档规范化要求相符的档案管理工作制度，导致在文书材料的归档期限上缺少详细的分类，使大量文书材料的归类缺乏科学性。同时，因为文书材料的保存密级和期限缺少详细的档案管理制度说明，所以一些文书材料的归档没有按照相应的保存密级和期限。最后，缺少文档规范化管理制度使得文书材料的借阅随意性增加，易使企业内部管理的一些涉密信息泄露，对企业的发展产生不利影响。

1.2 档案管理人员的业务能力有限

企业内的文书材料的档案整理工作首先是由一些职能部门的工作人员来完成，他们属于兼职性质，没有进行专业化系统化的档案管理知识培训，只能够完成一些简单的文书材料的整理和保存，缺少档案管理的理论知识的理解和掌握，实践操作能力也仅限于最基本的分类和归档，无法实现便利高效的查阅要求。

1.3 档案管理的现代化程度低

企业的文书材料的整理方法依赖于传统纸质文本的归档经验，因文书材料信息量大且杂，查询这些文档资料只能当面咨询档案管理人员，这样的查询方式是落后的，且效率也是非常低下的。缺乏现代化管理手段，文书材料归档不规范使档案的查询功能受到限制，档案资源得不到充分利用。另外，较多的档案管理人员没有现代化的档案管理意识，无法理解档案管理的真正作用。在档案管理工作方面，仅限于对文书材料的整理保存，认为只做到这一点，就算圆满完成了档案管理工作，没有认识到档案管理的信息化能给企业的经营决策提供有力的支持。所以，引入现代化的信息技术作为支撑，实现信息化查询平台，帮助查询人及时搜索到具体文书材料的归档时间、地点、方式、保存年限、密级及详细内容等有关信息势在必行。

2 档案管理工作规范化措施

2.1 改善软件硬件条件

配备符合现代化档案管理要求的硬件设备和具有专业培训经历的档案管理人员。把配置经费列入企业每年的支出预算当中，给予经费保障。配齐档案柜、档案盒、防潮防火防盗设备等不同种类和载体的保护档案用设备及防护性用品。确保企业档案办公室、库房、阅读室等办公场所依法依规配置到位。保证做到档案室设施完整，功能齐备，整洁安全，充分满足文本材料的收集、整理、保管和利用等工作的需求。购买档案电子信息查询系统，对档案管理人员进行信息化管理培训，提高对信息化管理的认识，并能够游刃有余地运用档案电子信息查询系统，从而提高文书材料的查询效果。档案管理人员由办公室人员担任，做到专人归档、专人保管、专人给用。

2.2 提升档案管理人员技能水平

努力培养一专多能的档案管理人才。给档案管理人员提供档案专业之外的培训，如网络、计算机操作能力、文秘知识等。制订年度培训计划，鼓励档案管理人员参加省市档案局举办的活动，培训后可组织考试、写心得论文等考核学习效果。要求档案管理人员参加继续教育，更新档案理论知识和实践操作技能，提高档案管理人员的理论和专业水平。鼓励档案管理人员提高学历，参加学历教育，给予资金和政策的支持，学历层次的提升过程也是更新知识的过程。提倡档案管理人员通过以考代评获得更高的职称，也是激励档案管理人员进步的良好手段。

2.3 提高档案管理的信息化程度

传统纸质文书材料的缺点是体量大、内容杂、易损坏、收纳难，这些缺点给档案的管理带来了很多不便。如今人工智能、信息电子化、“互联网+”已成为当今中国发展战略之一，随着各类信息技术的飞速发展，大量档案管理类科技产品提供了把纸质的文书材料转化为数字据信息的手段，建立文书材料数据库，能使文书材料的保存更加完整安全稳定，利用电脑对文书材料进行整理、修改、查询，省时高效。共享檔案资源，建立统一的文书材料共享平台，制定详细、操作性强的开放标准，将档案室的文书材料分类扫描上传到网上共享平台中，充分发挥信息技术的优势，让更多的人可以共享资源。在保护国家机密和知识产权的基础上，酌情开放各类数字信息资源，为地方政府和一些公益机构提供查询服务，起到优化公共资源配置的作用，体现为国家、社会建设作贡献的决心。全世界提倡环保，文书材料管理信息化响应智能化办公、无纸化办公号召，与社会发展相吻合。

总之，企业的档案管理工作是一项琐碎又重要的工作，它与企业的日常管理工作不可分割。在经济飞速发展、工作节奏加快的今天，做好企业的文书材料管理工作，不仅需要企业管理层在经济上的支持，还需要企业全员提高档案管理认识，认识到文书材料数据管理的重要性，加大人力物力投入，同时也需要企业更新管理模式，着力培养更多适合新时代发展要求的档案管理专业技能型人才，引入档案信息化管理系统，提高文书材料管理能力和效率。

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